Calamiteitencommunicatie
Als er een calamiteit plaatsvindt binnen je groep of regio, zal een bestuurder van je groep of regio de casus coördineren, contact opnemen met het LOT (Landelijk opvangteam) en de contactpersoon zijn voor politie en het landelijk servicecentrum.
Media
Als er media op af komt, zeker wanneer het gaat om landelijke pers, schakel dan direct de hulp in van het Landelijk team Communicatie om samen de strategie te bespreken en de taken te verdelen.
Spreek met elkaar af wie woordvoering doet
In sommige gevallen kan een groepsbestuurder het woord doen. Daarin is het verstandig om samen met het Landelijk team Communicatie de woordvoering voor te bereiden. In de meeste gevallen zal het Landelijk team Communicatie de woordvoering oppakken. Dit geldt zeker in het geval van een landelijke kwestie, of als het onderwerp erg groot wordt of breder wordt getrokken dan deze ene casus.
Wat te doen als je door pers benaderd wordt?
Wanneer pers je benadert met vragen, ben je uiteraard vrij om aan te geven wat deze zaak met je doet. Leg bijvoorbeeld uit dat je verdrietig bent, of boos. Dat we het incident betreuren en meevoelen met de slachtoffers. En wat je als groep of regio gaat doen (bijvoorbeeld ouders informeren of de slachtoffers steunen). Beantwoord geen inhoudelijke vragen rondom de zaak. Voor meer informatie verwijs je naar de politie of het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.
Statement
Als er veel aandacht komt van de pers, kan Scouting Nederland ervoor kiezen om een statement op de website te plaatsen waarnaar verwezen kan worden. Mocht je merken dat er veel vragen van buitenaf naar jullie groep of regio komen, kan je er voor kiezen om zelf ook een statement op je website te plaatsen.
De strekking is meestal:
Scouting (invullen naam groep/regio) is geschrokken van deze zaak. Onze zorg en energie gaan uit naar het ondersteunen van de betrokkenen. Voor inhoudelijke vragen over deze zaak verwijzen wij u door naar de politie of het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.
De veiligheid van kinderen is voor Scouting enorm belangrijk. Samen met alle Scoutinggroepen en –regio’s werken we al jaren aan een veilige speelomgeving voor kinderen. Op de website van Scouting Nederland vind je meer informatie over wat Scouting doet om een veilige omgeving voor haar jeugdleden te creëren.
Vragen van ouders / Scoutinggroepen
Mochten ouders (of Scoutinggroepen) naar je toe komen met vragen rondom de zaak, of omdat ze bezorgd zijn over de veiligheid van hun kind(eren), probeer ze dan eerst gerust te stellen. Je kunt aangeven dat je geen inhoudelijke vragen rondom de zaak kunt beantwoorden, maar uiteraard wel ingaan op de maatregelen die je als regio of Scoutinggroep kunt nemen om ervoor te zorgen dat kinderen veilig zijn, zoals bijvoorbeeld de verplichte VOG voor vrijwilligers, het protocol ongewenst gedrag en/of de gedragscode van Scouting Nederland.
Informatiebijeenkomst
Vaak is het goed om ouders uit te nodigen voor een informatiebijeenkomst. De timing is belangrijk: doe je het te vroeg dan kun je onrust zaaien terwijl de politie nog met onderzoek bezig is. Ben je te laat, dan gaat de ‘tam tam’ zijn eigen leven leiden en zal dit ook tot onrust leiden. Bepaal de timing samen met LOT, politie en Landelijk team Communicatie. Stem de uitnodiging af met Landelijk team Communicatie (daar ligt veel ervaring) en bereid het goed voor. Bepaal of je ook de politie en/of burgemeester bij de bijeenkomst wilt uitnodigen. Politie voor de inhoud, burgemeester voor ondersteuning vanuit de gemeente waarmee je vaak samen optrekt.
Social Media
Social media is altijd openbaar. Zelfs met een besloten groep of een compleet afgesloten Facebookprofiel loop je het risico dat informatie die je daarop zet naar buiten wordt gelekt. Houd daar dus rekening mee. Mochten er op social media vragen op je afkomen, dan kan je onderstaande standaard antwoord gebruiken om een antwoord te geven. Uiteraard kan je die aanpassen naar de specifieke situatie van jouw regio of groep.
Standaard antwoord:
Vertel wat deze zaak met jullie doet (geraakt, boos, verdrietig). Geef aan dat je meeleeft met de betrokkenen. Voor vragen van de pers over de zaak verwijs je naar het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.
Nog een paar tips
Let op met wat je waar en met wie communiceert.
- Het is in deze situatie niet handig om als groep of regio zelf actief te gaan communiceren richting media. Als dat nodig is, doet de politie dit vaak. Een betere methode zou zijn om ervoor te kiezen om reactief te reageren, dus bijvoorbeeld pas als er een vraag wordt gesteld op social media of als pers je benadert. Je kunt wel besluiten het initiatief te nemen om richting ouders te communiceren.
- Mocht je in je groeps- of regiobestuur een contactpersoon communicatie hebben, dan is het wellicht slim om hem of haar bij de zaak te betrekken. Hij/zij kan je dan ondersteunen bij de communicatie.
Het Landelijk team Communicatie kun je bereiken via het LOT die je rechtstreeks met een van de medewerkers in contact kan brengen of anders op telefoonnummer 033 – 4960911.
