fotolijn

Agenda komt beschikbaar

Als (plaatsvervangend) landelijk raadslid ontvang je de agendastukken van de landelijke raad. Aan jou de taak om deze door te nemen en binnen je regio te bespreken. Hoe zorg je dat je zo goed mogelijk voorbereid aankomt bij de landelijke raad en dat de leden van jouw regio de kans hebben gehad om hun mening en inbreng te geven? Hieronder lees je er alles over. 

Ontvangst landelijke raad agenda & uitnodiging

Ten minste 6 weken voorafgaand aan de vergadering van de landelijke raad ontvangen de (plaats)vervangend leden en leden van de landelijke raad per mail een uitnodiging met agenda en de daarbij behorende stukken. De leden van de landelijke raad ontvangen ook een papieren versie. De uitnodiging en agendastukken worden ter kennisgeving digitaal naar alle regiovoorzitters en -secretarissen gestuurd en op de website geplaatst zodat zij beschikbaar zijn voor alle leden van de vereniging.

Wat doe je hiermee?

Binnen je regio

Als raadslid bestaat je achterban uit alle leden die in je regio wonen. Hoe bereik je nu zoveel mogelijk de leden van de vereniging die je vertegenwoordigt? Niet alleen door middel van de regioraad. Het is ook niet de regioraad die de afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde kiest. Dat zijn alle binnen de regiogrenzen aanwezige kaderleden actief bij groepen, de regio en het land.

Dus sta je als landelijk raadslid voor een uitdaging bij de voorbereiding van de raadsvergaderingen. Gebruik ik alleen de regioraad of moet ik een stap verder gaan? Bijvoorbeeld door het organiseren van een landelijk raad café voor alle in de regio woonachtige kaderleden? Of een kampvuurbijeenkomst? Gebruik tijdens een vergadering ook eens Kahoot of Mentimeter om de meningen te peilen. Hoe je het ook doet, bedenk altijd dat het organiseren van het café belangrijker is dan hoeveel mensen er komen. Het gaat binnen de verenigingsdemocratie om het verzamelen van zoveel mogelijk meningen/perspectieven, om herkenbaarheid van de democratie en om het teruggeven van wat er gebeurd is met de ingebrachte meningen.

Maak daarbij eventueel via de gegevensbeheerder van de regio gebruik van de mailselectie in Scouts-online die het mogelijk maakt om alle leden die stemrecht hebben in één keer te bereiken.

Als raadslid/plaatsvervangend raadslid

Als raadslid ontvang je de agenda en bijhorende stukken per post op het adres waarmee je in SOL geregistreerd staat. Het is doorgaans een omvangrijk document, maar laat je hierdoor niet afschrikken. Het werk van een algemene ledenvergadering en van de landelijke raad bestaat voor een groot deel uit formele handelingen die volgen uit de wet, de statuten en het huishoudelijk regelement. Doorgaans gaat het hier over het goedkeuren van jaarrekeningen en begrotingen. Bij Scouting Nederland heb je dan niet alleen te maken met de stukken van de vereniging, maar ook die van het Scouting Nederland Fonds en van Scoutinglandgoed B.V. 

Bij benoemingen op basis van voordrachten kan je kennis nemen van de cv’s van de kandidaten die zijn bijgevoegd. Bedenk dat het gaat om voordrachten vanuit de teams waar zij deel van gaan uitmaken. De kandidaten zijn door die teams al geselecteerd op basis van gesprekken en hebben vaak ook al een tijdje meegelopen. De landelijke raad moet formeel de benoeming doen. De vraag die daarbij past is meer of het proces om tot de kandidaatstelling te komen goed is doorlopen, dan de vraag of jij persoonlijk het een geschikte kandidaat vindt.

De ontwikkeling van de verenigingsdemocratie richt zich ook steeds meer op participatie van zoveel mogelijk leden bij de voorbereiding van beleid. Dit proces is gestart met het project Scouting 2025. Het is ook in dit soort situaties aan de landelijke raad om het proces te bewaken en toe te zien dat juist dit aspect van de verenigingsdemocratie niet vergeten wordt.

TIP: Blader eerst de agenda wat door en bekijk de stukken die erbij zitten. Noteer voor jezelf eventueel vragen die je hebt. Lees dan de stukken door en kijk of je vragen beantwoord worden door de tekst.

TIP: Bij ieder agendapunt staat in een kader aangegeven wat van de landelijke raad gevraagd wordt. Gaat het om besluitvorming of is het ter informatie. Bij besluitvorming kan je kijken hoe een stuk tot stand is gekomen en welke stappen zijn doorlopen.

TIP: Vaak wordt in stukken aangegeven dat er relaties zijn met eerdere behandelingen of besluiten. Je kan deze altijd nalezen in de verslagen van de betreffende vergaderingen en de onderliggende stukken. Die allemaal te vinden zijn op de website www.scouting.nl.

TIP: Is iets onduidelijk pak dan de telefoon en bel een collega uit je landelijk raad netwerk of het LSC. Het landelijk bestuur is ook goed benaderbaar. Iedereen is bereid om elkaar te helpen stukken te begrijpen. Dus stel je vragen en bedenk ook dat het mensenwerk blijft. Dus er kan altijd een taalfoutje in staan of een vreemde zin. Dit is geen reden voor een regiovraag, stuur een email naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of pak de telefoon. De Whatsapp groep Landelijk raad gebruiken kan natuurlijk ook. Voor specifieke vragen met betrekking tot de landelijke raad mail je naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

TIP: Als je geen financiële tijger bent, lees dan met name het advies van de financiële commissie en van de Scoutinglandgoedcommissie. Dat geeft in ieder geval al houvast, het zijn collega’s van je die door de landelijke raad zijn benoemd en de tijd hebben genomen zich inhoudelijk overal in te verdiepen.

TIP: Schrijf je in voor de komende landelijke raad in SOL zodra de agenda op je deurmat ploft.

TIP: Schrijf je in voor de introductietraining als je die nog niet gevolgd hebt.

Behandeling in de regio

In het huishoudelijk reglement staat dat de agendapunten van de landelijke raad vooraf worden besproken in de regioraad. Wat dit precies inhoudt en hoe ver je daarin moet gaan staat er niet bij. Zoals de verenigingsdemocratie zich ontwikkeld lijkt het verstandig om dit wat breder te zien. Stel dat er in de stukken iets staat over het starten met het aanpassen van het spel voor explorers. Ga je dit dan in de regioraad bespreken of lijkt het handiger om te kijken of je in de regio explorers en hun begeleiders op een of andere wijze hierbij kan betrekken? Er is niets op tegen om dit in de regioraad te doen, mits je bedenkt dat de mensen die je daarmee bereikt maar een klein onderdeel zijn van de totale achterban. Die achterban erbij betrekken of raadplegen kan en mag jezelf organiseren met je plaatsvervanger. Jullie zijn daar helemaal vrij in als gekozen leden van de landelijke raad.

TIP: Scouting Nederland stelt voor elke raadsvergadering een PowerPoint presentatie beschikbaar met een samenvatting van de belangrijkste agendapunten. Dit ter ondersteuning van de bespreking van de agendastukken in de regio. Meestal wordt dit tegelijk met de publicatie van de agendastukken op de website van Scouting Nederland geplaatst.

TIP: Naast behandeling in de regioraad kan je er ook voor kiezen om een thematisch raadscafé te organiseren of gewoon eens bij wat groepen langs te gaan en leden te bevragen hoe ze over bepaalde zaken denken. Hoe minder formeel wat het maken met elkaar, hoe dichterbij het werk van de landelijke raad komt bij de leden.

TIP: Zijn er leuke initiatieven in je regio of doen jullie iets samen met buurregio’s maak dan gebruik van het agendapunt “regio’s informeren regio’s” om dit met elkaar te delen.

TIP: Er is geen badge of certificaat voor de regio die de meeste schriftelijke vragen stelt. Zie het schriftelijk vragen stellen als een laatste middel om vragen waar je geen duidelijk antwoord op hebt gekregen alsnog voor te leggen. Het middel verliest zijn werking als we dit voor allerlei punt en komma zaken gaan gebruiken. Het kost ook gewoon heel veel tijd en geld om de vragen te beantwoorden. Het is je recht om het te doen, maar gebruik het spaarzaam, daarmee wint het ook aan kracht als je het gebruikt.

Opgave als deelnemer aan de landelijke raad

Om deel te kunnen nemen aan de landelijke raad wordt verwacht dat je even in SOL aangeeft dat je gaat komen. Dit geldt voor raadsleden, hun plaatsvervangers en overige deelnemers. Bedenk ook dat je formeel als gekozen raadslid in SOL moet zijn geregistreerd om gebruik te kunnen maken van je stemrecht.

De registratie is ook bedoeld om te kunnen kijken voor hoeveel personen er een lunch moet zijn en welke dieetwensen er zijn. Deelname aan de dag is gratis. Dit is inclusief een complete lunch en een gezellige netwerkborrel aan het einde van de dag.

Opgave als deelnemer introductietraining landelijke raad

Heb je de introductietraining nog niet gevolgd? Geef je dan op als je toch bezig bent met inschrijven. Ook als je al vaker aanwezig bent geweest, maar de introductietraining nog niet gevolgd hebt, ben je van harte welkom! Dit geldt ook voor toehoorders.

Persoonlijk doornemen van de agenda

Als raadslid is op de eerste plaats het belang van de Vereniging Scouting Nederland je aandachtsveld. Jouw achterban is de regio van waaruit je naar de landelijk raad gaat. Het idee dat je deze regio vertegenwoordigt en dat de regioraad bepaalt wat je moet zeggen is inmiddels wat achterhaald. Het beleid van onze vereniging en de uitvoering daarvan komt tot stand door met elkaar hieraan te werken. Zonder brede inbreng zal het ook geen draagvlak krijgen weten we inmiddels. Daarom is de behandeling van de agenda in de regio van groot belang. Het helpt jou om je mening te bepalen maar nog belangrijker, het helpt de vereniging om zoveel mogelijk leden te bereiken met de plannen die gemaakt worden.

Voordat de agendastukken met je achterban besproken worden lees je de agenda en bespreek je met je plaatsvervanger welke onderwerpen in het bestuursoverleg van de regio besproken moeten worden. Bespreek in het bestuursoverleg wie welk onderwerp voorbereid. Meestal zijn jij en je plaatsvervanger dat. Maar soms is de expertise van een ander bestuurslid of zelfs iemand van buiten het regiobestuur of zelfs van buiten scouting gewenst. Stel in de bestuursvergadering de agenda en de uitnodiging voor de bijeenkomst met betrekking tot de landelijke raad op. Het regiosecretariaat kan dan de agenda versturen. Jij en je plaatsvervanger maken een presentatie of andere leuke werkvorm waarin de onderwerpen zodanig aan bod komen dat je de meningen van je achterban zo compleet mogelijk krijgt. Vraag andere regio’s eens hoe zij dit aanpakken. Zo kom je er achter wat werkt en wat in jullie regio niet werkt.

TIP: Bij een negatieve mening over een onderwerp kun je aan je achterban vragen wat er eventueel anders moet aan een voorstel om wel in te kunnen stemmen. Zo verzamel je voldoende argumenten om een waardevolle bijdrage te kunnen leveren aan de discussies in de landelijke raad.

Wat zijn de mogelijkheden?

In de regioraad of raadscafé bespreek je onderwerpen van de agenda. Daar kun je de PowerPoint van Scouting Nederland voor gebruiken of een compleet eigen invulling aan geven.

Een andere manier om onderwerpen, ervaringen of goede voorbeelden uit een regio onder de aandacht te brengen van raadsleden uit andere regio’s, is het delen van informatie tijdens de landelijke raad. Wanneer bijvoorbeeld jouw regio goede ervaringen heeft opgedaan met een nieuw project, product of activiteit, wordt het zeer op prijs gesteld om dit te delen met de andere raadsleden. Hiervoor kan vooraf een verzoek bij het landelijk bestuur worden ingediend als agendapunt regio’s informeren regio’s, zodat hier tijd voor vrijgemaakt kan worden tijdens de raadsvergadering en meegenomen kan worden in de voorbereiding van de agendastukken.

Heb je als raadslid een idee hiervoor of een vraag hierover? Neem dan contact op met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat is hiervan het resultaat?

Je gaat samen met je plaatsvervanger met een gevulde rugzak op pad om tijdens de landelijke raad, mee te praten en besluiten te nemen over beleidszaken van Scouting Nederland. En krijgt de kans om als regio je goede praktijkvoorbeelden te delen en daar andere regio’s mee te helpen.  Je werkt dus heel concreet mee aan de toekomst van onze vereniging.

 

Downloads