Headerafbeelding

De dag van de landelijke raad

Na een aantal weken van voorbereiden is het zover: de dag van de landelijke raad. Hoe ziet deze dag eruit en wat wordt er allemaal van je verwacht?

Het programma voor de raadsvergaderingen in juni en december bestaat in het algemeen uit twee delen: een meningsvormend deel en een besluitvormend deel. De tijdsindeling ziet er meestal als volgt uit:

  • Neem je voor de eerste keer deel aan de landelijke raad? Sluit dan aan bij de introductietraining gegeven door de IBC.
    Tijdens het formele gedeelte van de landelijke raad, de vergadering, komt er veel op je af. Als beginnend raadslid kun je wel wat hulp gebruiken.

    Zelfs als je bekend bent met vergaderculturen en/of raadswerk is het handig om tips van ‘insiders’ te krijgen. Daarom biedt de Introductie- en begeleidingscommissie van de landelijke raad ieder nieuw raadslid en plaatsvervangend raadslid een introductietraining en deze toolkit aan. Doe jezelf een plezier en volg deze training, zodat je optimaal gebruik kan gaan maken van de ervaringen van hen die je voorgingen.

    Tijdens de introductietraining word je aan de hand van praktische voorbeelden meegenomen in de do’s (en enkele don’ts) van het vergaderen, maar word je ook met eenvoudige opdrachten aan het werk gezet om zelf te ontdekken hoe je jouw kwaliteiten als raadslid optimaal kunt inzetten tijdens de vergadering en daaromheen.

    Ook als je al een tijdje raadslid bent en de training nog niet gevolgd hebt, ben je van harte welkom. Uit ervaring is gebleken dat ook leden van het landelijk bestuur graag aanschuiven. Ben je alleen als toehoorder mee? Schuif dan ook gezellig aan voor een kijkje achter de schermen.

  • Bij binnenkomst meld je je aan bij de balie. Hier krijg je een naambadge en alle eventuele aanvullende stukken en stembriefjes. Als je de introductietraining al hebt gevolgd, begin je gelijk na aanmelding met koffie en netwerken.

    Deelnemers aan de introductiecursus gaan na hun eerste introductie meteen aan de slag met netwerken. Hiervoor krijgen ze tijdens de introductiecursus enkele tactische tips mee. Ben je benieuwd? Sluit eens een keer vrijblijvend aan als toehoorder of als aspirant raadslid. Enkele toehoorders uit het verleden waren zo enthousiast dat ze zich bij thuiskomst direct aanmeldden om zich voor hun regio als raadslid in de landelijke raad verkiesbaar te stellen.

    TIP
    : Neem je als raadslid iemand mee naar de landelijke raad? Wijs ze dan op de introductiecursus.

  • Tijdens dit gedeelte staan er onderwerpen op de agenda die te maken hebben met het beleid van de vereniging. Alle leden en plaatsvervangend leden van de landelijke raad, maar ook alle voorzitters van landelijke teams, jongeren en andere belangstellenden uit de regio’s en leden van het landelijk bestuur zijn van harte uitgenodigd een bijdrage aan de discussie te leveren.

    Het meningsvormend gedeelte vindt voor de lunch plaats. Hier worden geen kosten voor berekend, maar wel geldt voor iedereen een persoonlijke inschrijving vooraf.

  • De cursisten van de introductietraining lunchen samen in de trainingsruimte, waar de lunch exclusief voor jullie is klaargezet en jullie er zittend van kunnen genieten. Bij je inschrijving voor de landelijke raad heb je eventuele dieetwensen kunnen aangeven. Ook dit wordt naar de trainingsruimte gebracht.

    Nadat iedereen lekker gegeten heeft, of nog bezig is omdat het zo lekker is, wordt er in de cursus nader ingegaan op het middagdeel. Op informele wijze worden de do’s en don’ts van de formele vergadering besproken. Wanneer stel je een vraag en hoe weet je of die vraag geschikt is en microfoonprotocol zijn enkele onderwerpen die aan de orde komen.

    Na afloop van de cursus middagdeel voegen alle IBC-cursisten zich bij alle andere deelnemers van de dag. Sta je alleen aan een statafel? Dan zul je zien dat er altijd wel deelnemers aanschuiven, die zich dan voorstellen. Een mooie kans om het gesprek te openen. Natuurlijk kun jij ook vragen om te mogen aanschuiven. Dan zullen de overige deelnemers je vast bij hun gesprek betrekken.

    Alle andere deelnemers van deze dag maken voor de lunch gebruik van het (gratis) lopend buffet om hierna buiten op het terras of in het café van de lunch te genieten en het netwerken te vervolgen. Sta je alleen dan zul je zien dat er altijd wel deelnemers aanschuiven, die zich voorstellen, een mooie kans om het gesprek te openen.

  • Hier gaat het om de formele landelijke raadsvergadering, waarin besluiten door en namens de vereniging genomen worden. De plaatsvervangend leden van de landelijke raad die niet aan de vergadering deelnemen en de aanwezige jongeren uit de regio zijn van harte welkom de vergadering als toehoorder bij te wonen.

    Tijdens het besluitvormend deel van de landelijke raad heeft elk deelnemend raadslid spreekrecht en één stem. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk. Een plaatsvervangend lid van de landelijke raad heeft alleen stemrecht als het lid van de landelijke raad, dat hij vervangt, niet aanwezig is. Bestuursleden hebben alleen spreekrecht en geen stemrecht. De voorzitter van de landelijke raad kan eventueel op verzoek ook anderen in de gelegenheid stellen het woord te voeren.

    Voorstellen tot wijziging, amendementen, (op ingediende voorstellen) kunnen alleen worden ingediend door de indieners van het betreffende voorstel. De achtergrond van deze werkwijze is het voorkomen dat er halfslachtige of verminkte voorstellen worden goedgekeurd. Alleen de indiener kan beoordelen of er nog recht wordt gedaan aan de bedoeling van een voorstel en kan bijvoorbeeld aan de hand van de discussie een wijzigingsvoorstel indienen.
    Een raadslid heeft het recht om tijdens de vergadering een motie in te dienen. Met een motie wordt bedoeld een voorstel over een actueel punt tijdens de vergadering, waarin een wens is vervat of waarin een mening wordt uitgesproken.

    Stemmen over zaken vindt in het algemeen plaats door handopsteken, tenzij een raadslid om een schriftelijke stemming verzoekt. Stemming over personen gebeurt altijd schriftelijk. Geldige besluiten kunnen daarbij alleen worden genomen als meer dan de helft van het aantal leden van de landelijke raad aanwezig is. Voor het wijzigen van statuten of ontbinden van de vereniging gelden afwijkende regels, welke zijn opgenomen in de statuten van de landelijke vereniging.

    De leden van de landelijke raad worden geacht te handelen in de geest van de groepering die zij vertegenwoordigen (regio of waterwerk), maar hebben vrij mandaat om hun stem uit te brengen, zonder dat daarvoor eerst weer met de achterban overlegd of instemming verkregen hoeft te worden. Het komt namelijk regelmatig voor dat op de dag van de landelijke raad of tijdens de raadsvergadering nieuwe informatie of inzichten beschikbaar komen. Daardoor kan het noodzakelijk zijn dat de voorgenomen stem gewijzigd wordt. Als raadslid is het dus belangrijk om bij een raadsvoorstel goed van de voor- en tegenargumenten in de achterban op de hoogte te zijn.

    Dan is het bijna zover. Alle agendapunten zijn behandeld, besluiten genomen en wordt de vergadering afgesloten met de rondvraag. De rondvraag is daarbij vooral bedoeld voor het stellen van verduidelijkende vragen, niet voor het bespreken van onderwerpen die niet op de agenda staan en waar de andere raadsleden en het landelijk bestuur zich nog niet op hebben kunnen voorbereiden.

    Wanneer er nieuwe bestuursleden zijn benoemd is het gebruikelijk geworden hen direct na afloop van de landelijke raad te installeren als teamlid van het landelijk bestuur.

    Wanneer er raadsleden of bestuursleden aftreden wordt hier meestal direct na het beëindigen van de rondvraag afscheid van genomen. Nieuw gekozen bestuursleden worden ter plekke geïnstalleerd. Na afloop tijdens de borrel is er meestal nog de gelegenheid om persoonlijk afscheid te nemen of te feliciteren.

  • Na het besluitvormende deel wordt met de cursisten nog een minuut of tien geëvalueerd. Daarna is het tijd voor de afsluitende netwerkborrel.

    Geen onderdeel van de formele vergadering, maar zeker niet onbelangrijk. De borrel na afloop is hét moment om nog eens met andere raadsleden, leden van het landelijk bestuur of aanwezige medewerkers van het landelijk servicecentrum in gesprek te gaan, afspraken te maken, ervaringen uit te wisselen, nog eens terug te kijken op de raadsvergadering of juist alvast vooruit te blikken naar de volgende vergadering.

    De borrel na afloop wordt daarbij ook door het landelijk bestuur aan de raadsleden aangeboden namens de vereniging, als dank voor het gedane werk en het bijdragen aan de beleidsvoering van de vereniging.

    Na afloop van het vrijblijvend borreluurtje, kun je als raadslid en plaatsvervangend raadslid tijdens het samen naar huis rijden de dag evalueren. Ook komt het voor dat je met raadsleden uit een geografisch ver uit elkaar gelegen regio nog wat gaat eten om zo nader in te gaan op interessante onderwerpen die tijdens het netwerken zijn naar voren zijn gekomen. Een gezellige manier om ervaringen te delen met regio’s waarmee dit normaal gesproken niet zo vanzelfsprekend is.

Wanneer er nieuwe bestuursleden worden voorgedragen, is er tijdens de lunch gelegenheid voor nadere kennismaking en worden de nieuwe bestuursleden na afloop van het besluitvormend deel geïnstalleerd als teamlid van het landelijk bestuur.

Joost van Daele, deelnemer Programma Scouting Talent (PST): "Het ochtenddeel is heel participatief, je kunt echt meedenken in de vereniging. Tijdens het middagdeel zie je hoe de vereniging bestuurd wordt en er is de hele dag gelegenheid om te netwerken."
Leon Smeenk, deelnemer Programma Scouting Talent (PST): "De landelijke raad is heel informatief en er is een goede uitwisseling van kennis. Het is niet alleen luisteren, maar ook veel zelf doen."

Praktische tips

Op deze pagina vind je een aantal praktische tips voor de dag van de landel...

Ondersteuning