Gebruik van foto's en video's
Regelmatig komt het voor dat binnen Scouting foto’s worden gemaakt van Scoutingactiviteiten en van scouts. Deze worden bijvoorbeeld gebruikt op de website van een Scoutinggroep, in een groepsblad of als foto bij een persbericht. Je kunt hierbij te maken krijgen met de Privacywetgeving (AVG/GDPR) en het portretrecht. Daarnaast adviseert Scouting Nederland om rekening te houden met een aantal aandachtspunten.
Privacywetgeving: toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal
Als het gaat om foto’s van activiteiten bij Scouting heb je te maken met de privacywetgeving, het portret- en auteursrecht. In veel gevallen is het toegestaan foto’s van leden te publiceren in je clubblad, op de groepswebsite of sociale media van de groep als je daar vooraf toestemming voor hebt gehad. Dit kan éénmalig bij inschrijving, mits duidelijk is waar de beelden gepubliceerd worden en voor welk doel beeldmateriaal gebruikt wordt. Men kan de toestemming altijd intrekken.Je mag foto's (ondanks eventuele toestemming vooraf) echter niet openbaar maken als een redelijk belang van de geportretteerde of diens nabestaanden zich hiertegen verzet. Dat redelijke belang is moeilijk te bepalen (in het infoblad Portretrecht lees je daarover meer).Wees altijd voorzichtig met het plaatsen van beelden van je jeugdleden. Gebruik bijvoorbeeld geen foto's in badkleding of beelden die als gênant kunnen worden ervaren. En plaats je kampfoto's liefst op een pagina waar alleen genodigden bij kunnen. Realiseer je dat die genodigden een kopie kunnen maken van de foto’s en deze ook weer zelf verder kunnen verspreiden. Ter bescherming van je jeugdleden raadt Scouting Nederland je aan om zo secuur mogelijk om te gaan met het publiceren van foto’s. Voor meer informatie kijk je in het infoblad Portretrecht en op Scouting.nl/privacy
Aandachtspunten bij het maken en gebruiken van foto- en videomateriaal
- Wees altijd voorzichtig met het plaatsen van beelden van je jeugdleden. Gebruik bijvoorbeeld geen foto's in badkleding of beelden die als gênant kunnen worden ervaren.
- Plaats je kampfoto's liefst op een pagina waar alleen genodigden bij kunnen. Realiseer je dat die genodigden een kopie kunnen maken van de foto’s en deze ook weer zelf verder kunnen verspreiden.
- Ter bescherming van je jeugdleden raadt Scouting Nederland je aan om zo secuur mogelijk om te gaan met het publiceren van foto’s.
Hoe pakken we dit aan?
In de privacywet wordt niet specifiek beschreven wat wel en wat niet mag als het gaat om beeldmateriaal of fotogebruik. Mag je dan zomaar foto's gebruiken? Nee. Want als organisatie heb je de plicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en die te beveiligen, in welke vorm dan ook. Voor het gebruik van fotomateriaal geldt dan ook de volgende richtlijn:
• Vraag bij inschrijving van het lid éénmalig expliciet toestemming voor het maken en gebruik van foto- en/of videomateriaal;
• Geef aan waarvoor je het beeldmateriaal gaat gebruiken en op welke kanalen het materiaal verspreid wordt;
• Geef aan dat men de toestemming altijd in kan trekken.
Hiermee geef je als Scoutingorganisatie aan dat je serieus bezig bent met het dit onderwerp en voorkom je onduidelijkheid en ongenoegen op een later moment. Omdat de wet en uitleg van de regelgeving niet op alle vlakken helder is, weet je op deze manier zeker dat je het goed geregeld hebt. De keerzijde is dat je wel uitvoering moet kunnen geven aan het besluit van een ouder als er géén toestemming gegeven wordt. Een lid mag hier geen nadelen van ondervinden. Hier moet je dus afspraken voor maken in je organisatieonderdeel.
De toestemming kan vooralsnog in Scouts Online worden geregistreerd door hiervoor onder 'Aanvullende lidgegevens' een veld aan te maken.
Voor regio's en landelijke ledenactiviteiten geldt dat zij op het inschrijfformulier van evenementen of activiteiten apart om toestemming moeten vragen, waarbij ook de bovengenoemde punten worden gehanteerd; de toestemming die een lid aan de groep gegeven heeft, geldt hier namelijk niet.
Klik hier voor meer informatie over de privacywetgeving.
Portretrecht
Naast de regelgeving omtrent privacy geldt voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal ook het portret- en auteursrecht. Het infoblad portretrecht geeft hierover meer informatie.
