Het groepsbestuur
Het groepsbestuur vormt het hart van een Scoutinggroep. Het zorgt ervoor dat alles binnen de groep goed georganiseerd is, zodat vrijwilligers en leden veilig en met plezier kunnen deelnemen aan Scoutingactiviteiten. Een goed functionerend bestuur maakt het verschil: het creëert structuur, ondersteunt leidingteams en bewaakt de kwaliteit van het Scoutingspel.
Taken van het Groepsbestuur
Het groepsbestuur heeft een aantal kerntaken:
- Beleid en visie: Het bestuur stelt samen met de groepsraad een duidelijke koers vast en bewaakt de uitvoering.
- Financiën: Het innen van de contributie, het beheren van de begroting, het opstellen van een financieel jaarverslag en zorgen voor een gezonde financiële basis.
- Veiligheid en kwaliteit: Toezien op naleving van de gedragsregels, VOG’s, veiligheidsbeleid en bewaken van de kwaliteit van het Scoutingspel.
- Ondersteuning van vrijwilligers: Werven, begeleiden en waarderen van leiding en andere vrijwilligers.
- Communicatie: Contact onderhouden met ouders, leden, regio, admiraliteit, Scouting Nederland en externe partijen.
- Faciliteitenbeheer: Zorgen voor het clubhuis/wachtschip, vloot, materiaal en terrein.
Daarnaast draagt het groepsbestuur draagt in het bijzonder zorg voor:
- het voorbereiden en bijeenroepen van de groepsraad;
- het voorbereiden en uitbrengen van een meerjarenplan, een jaarplan en jaarverslag over de gang van zaken in de groepsvereniging;
- het verschaffen van alle informatie die de groepsraad nodig heeft om het beleid vast te stellen en te controleren;
- het bewaken van het kwalificatieniveau van de speleenheden en kaderleden;
- de representatie van de groep;
- het stimuleren tot deelname aan groeps-, regionale en landelijke activiteiten;
- het uitvoeren van de groepsadministratie;
- het bekend maken aan de leden en de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdleden van de naam en het adres van de vertrouwenspersoon;
- het verkrijgen en beheren van de materiële bezittingen van de groepsvereniging.
Functies binnen het groepsbestuur
Een groepsbestuur bestaat ten minste uit:
- groepsvoorzitter: Geeft leiding aan het bestuur, bewaakt de visie en is het aanspreekpunt.
- groepssecretaris: Verzorgt administratie, notulen en officiële correspondentie.
- groepspenningmeester: Beheert de financiën en stelt begrotingen en jaarrekeningen op.
- groepsbegeleider: Ondersteunt leidingteams en stimuleert persoonlijke ontwikkeling.
- Algemeen bestuursleden: Helpen bij projecten zoals communicatie, materiaalbeheer of evenementen.
Kompas voor Scoutingbesturen
In samenspraak met verschillende besturen binnen Scouting is een visie op besturen binnen Scouting ontwikkeld. Dit is verwoord in een bestuurskompas. De visie op besturen richt zich primair op de rol en houding van een groepsbestuur binnen een Scoutinggroep. Dit laat onverlet dat de visie ook van toepassing is op andere besturen zoals regio, admiraliteits- en stichtingsbesturen als ook andere organisatie- en projectteams binnen de vereniging.
Met het kompas en twee navigatie-instrumenten (Sterbestuur & Dashboard) voor Scoutingbesturen wordt beoogd een visie op besturen neer te zetten die besturen houvast geeft om doelgericht en toekomstproof hun rol als ster(k)bestuur te kunnen invullen.
De zes pijlers van het bestuurskompas
Het kompas bestaat uit zes pijlers. De pijlers vormen samen het woord kompas en beschrijven grondhoudingen als een kompas voor bestuurlijk handelen. We zien besturen als een kerntaak, die staat voor de kwaliteit en continuïteit van de scoutinggroep. Deze unieke opgave van groepsbesturen vraagt om een houding van het groepsbestuur die even avontuurlijk en positief is als het Scoutingspel zelf.
- KRACHT van samenwerken: Met respect voor de eigen unieke rol van groepsbestuur en groepsraad, werken aan een inspirerend proces van beleidsontwikkeling en -uitvoering, heldere besluitvorming en mandaat voor bestuurlijk handelen.
- OPEN: Transparant en actief inzicht geven in beslissingen en handelen vanuit het verenigingsbelang.
- MOTIVEREND: Vanuit een positieve, onderzoekende houding, bouwen aan gedragen oplossingen en besluiten.
- PROACTIEF: Proactief inspelen op in- en externe ontwikkelingen en bijsturen van beleid, aanpak of uitvoering, uitgaande van nieuwe kansen.
- AANSPREKEND vrijwilligersbeleid: Inspireren van vrijwilligers om talenten in te zetten, zich te laten ontwikkelen en door te groeien.
- SAMENLEVING: bewust zijn van de positie en betekenis van Scouting in de samenleving bij het samenstellen van beleid en de uitvoering hiervan.
Het KOMPAS is op alle situaties van besturen van toepassing: tussen bestuursleden onderling, tussen bestuur en groep en tussen de lokale, regionale en landelijke vereniging. Naast het KOMPAS hebben zijn er ook twee navigatie instrumenten voor besturen:
1) Het DASHBOARD voor besturen
2) De 5 rollen van ster(ke) besturen
1) Het dashboard voor besturen
Het dashboard is een weergave van alle aspecten die met het besturen en functioneren van een Scoutinggroep samenhangen. Het dashboard is de basis voor de trajecten voor bestuursontwikkeling. Hiermee kan op maat ondersteuning worden gegeven aan besturen om een STER(k) bestuur te worden.
De onderdelen van het dashboard met betrekking tot het functioneren van een Scoutinggroep zijn in drie onderdelen te verdelen:
- Zes knoppen waar een bestuur aan kan draaien om de kwaliteit en continuïteit van de vereniging te beïnvloeden. Dit zijn de vijf succesfactoren van excellerende en florerende groepen, zoals deze bij Groepsontwikkeling worden gehanteerd: Spel, Vrijwilligers, Financiën, Accommodatie & Materiaal en Bestuur & Organisatie. Daar is als zesde knop ‘Communicatie’ aan toegevoegd. Hierbij gaat het enerzijds om de continuïteit van de Scoutinggroep door het hebben van onder andere voldoende middelen, jeugdleden en vrijwilligers. En anderzijds om de kwaliteit van onder andere het spel, de accommodatie en materialen.
- De strategie, structuur en cultuur is de basis van het organisatiemodel van de Scoutingvereniging. Met de strategie gaat het om het bestaansrecht en het doel van de Scoutingvereniging. De structuur gaat om de vraag: Hoe hebben we de dingen georganiseerd in taakverdeling, processen en spelregels. Bij cultuur gaat het om de wijze van omgaan met elkaar, de sfeer in de groep en de manier van samenwerken en tot besluiten komen.
- De Omgevingsfactoren en Stakeholders zijn direct van invloed op de kwaliteit en continuïteit van de Scoutingvereniging. Deze externe factoren beïnvloeden de keuzes die gemaakt worden door een Scoutingbestuur.
Het dashboard is een navigatie-instrument voor Scoutingbesturen om de kwaliteit en continuïteit van hun Scoutingvereniging te ontwikkelen en borgen.
2) De 5 rollen van STER(ke) besturen
Om balans te hebben in de aandachtsgebieden van het bestuur zijn er vijf rollen gedefinieerd die binnen het bestuur door één of meerdere bestuursleden ingevuld moeten worden. Daarbij ligt de nadruk niet op de formele functieverdeling, maar op evenwichtigheid in het bestuur als team. Een team dat, vanuit gemeenschappelijke visie en houding, doet wat nodig is om de kwaliteit en continuïteit van de Scoutinggroep te ontwikkelen en borgen. De rollen zijn: de vooruitkijker, de netwerker, de beheerder, de kwaliteitsbewaker en de verbinder. Of anders gezegd: er moet binnen een goed functionerend bestuur aandacht zijn voor:
- vooruitkijken (lange termijn, stip op de horizon, ontwikkelingsdoelen, inspelen op kansen en bedreigingen);
- netwerken (naar buiten kijken, externe ontwikkelingen signaleren, contacten leggen en onderhouden);
- beheren (van middelen (accommodatie, materiaal en financiën), maar ook van afgesproken spelregels);
- kwaliteit bewaken (van spel, waarden & normen, accommodatie, materialen en vrijwilligers);
- verbinden (met name binnen de vereniging tussen (de mensen van) de diverse organisatieonderdelen).
Ondersteuning voor besturen
Heb je naar aanleiding van bovenstaande tekst nog vragen of wil je ondersteuning voor je bestuur stuur dan een mailtje naar bestuurlijkeondersteuning@scouting.nl
