Aan de slag met werven
Een vacature is meestal de aanleiding om aan de slag te gaan met instroom. De grote uitdaging is dan om een goede match te maken tussen het talent en de mogelijkheden van de vrijwilliger en dat wat de functie vraagt aan inzet en competenties. Het werven van vrijwilligers is soms een lastige klus. Je kunt niet zomaar in het wilde weg gaan werven. Er moet wel een idee achter zitten. Als groep- of regiobestuur is het verstandig om een onderscheid te maken tussen de zogenaamde korte termijn en de lange termijn als het gaat om het vinden van geschikte personen.
Korte termijn
Met korte termijn wordt bedoeld dat je jaarlijks ruim voor het einde van het seizoen of kalenderjaar met elkaar bespreekt hoe de verdeling van de leiding er voor het nieuwe seizoen uit gaat zien. Ook kijk je of er in je directe omgeving momenten zijn waarop je actief kunt werven. Denk bijvoorbeeld aan een dag waarop allerlei vrijwilligersorganisaties van jouw gemeente zich presenteren of organiseer met je groep eens een grote activiteit in je gemeente. Uiteraard is een open dag ook een mooie mogelijkheid om aandacht te vragen voor jouw Scoutinggroep.
De korte termijn houdt ook in dat je wellicht gebruik maakt van een vrijwilligerscentrale en bekijkt of de functies die je vervuld wilt zien, niet door meerdere personen zijn in te vullen.
Lange termijn
Werving is een beleidszaak die eerst goed binnen de groepsraad of het bestuur besproken moet worden. Het is verstandig om met elkaar een apart dagdeel te besteden aan het onderwerp ‘het werven van vrijwilligers’ en daar zoveel mogelijk raakvlakken te bespreken. Hierbij gaat het niet alleen om het vinden van nieuwe vrijwilligers, maar ook over hoe je bestaande vrijwilligers kunt inzetten en behouden. Hieronder lees je welke zaken belangrijk zijn om tijdens zo'n dagdeel te bespreken.
Rooster van aftreden
In basis wordt iedereen binnen een bestuur benoemd voor een periode van drie jaar. Het moet natuurlijk niet zo zijn dat de zoektocht naar nieuwe bestuursleden pas begint als men daadwerkelijk stopt of moet stoppen. In een goed rooster komt duidelijk naar voren wie voor welke termijn is benoemd, wanneer die termijn afloopt en of men volgens de regels opnieuw benoemd kan worden. Ook is het verstandig om tijdig te signaleren wanneer de benoemingsdatum nadert. Uiteraard moet je proberen te voorkomen dat bestuursleden tegelijk aftreden.
Imago van de groep
‘Een sterk merk kan stormen doorstaan.’ Dat geldt voor Scoutinggroepen op een bijzondere wijze: als Scoutinggroep hoef je nu eenmaal geen winst te maken. Je imago is gebaseerd op een compleet beeld zoals de buitenwereld dat (graag) ziet. En voor dat beeld ben je zelf verantwoordelijk. Het is daarom goed om je ervan bewust te worden dat je eigen handelen en dat van je medeleiding en bestuursleden voor een groot gedeelte het imago van de groep maakt. Zaken als Scoutfit en de website dragen bij aan het imago dat je als groep hebt.
Netwerk
Er is bijna geen vereniging meer te bedenken die geen bonte verzameling van bedrijven of personen om zich heen verzamelt. Die bedrijven of personen kunnen als klankbord dienen en kunnen je ook helpen om zaken nog beter te regelen en er voor alle betrokkenen voordeel uit halen. Ook jouw Scoutinggroep heeft een netwerk. Wellicht is het nog niet zichtbaar, maar vraag maar eens aan ouders en andere familieleden van je leden of zij (beroepsmatig) activiteiten ondernemen waarmee jij als Scoutinggroep geholpen kunt worden. Zo'n netwerk kun je een informeel, maar ook een formeel karakter geven door het actief te betrekken bij jouw werving. Ieder lid van jouw netwerk heeft ook weer een eigen netwerk: al met al een groot bereik dus. Durf ook je netwerk te vragen om ‘de nek uit te steken’ voor het interesseren van nieuwe vrijwilligers.
Uitstroom aspirant kaderleden
Scouting Nederland wil jeugdleden zo lang mogelijk jeugdlid laten zijn. De praktijk is soms alleen weerbarstiger dan dat je zou willen. Zeker bij de oudste twee speltakken (explorers en roverscouts) is de laatste jaren een verminderde interesse om lid te blijven te zien. De redenen zijn vaak bekend: werk, school of imago zijn maar enkele factoren die een aanleiding kunnen vormen om te stoppen. Bespreek dus op tijd met explorers of roverscouts of zij wellicht interesse hebben om op termijn leiding te worden bij de eigen Scoutinggroep. Geef hen wel de gelegenheid ook hun eigen spel te kunnen blijven spelen.
Lees meer
De Inspiratielijst voor werven van vrijwilligers biedt een handvat om vrijwilligers voor je groep te vinden. Download hem hieronder.
