Headerafbeelding

Het afdelingsbestuur

Scouting maak je niet alleen, maar met een heel team! Bij de scouts heb je tijdens de troepraad al een echte vergadering met een voorzitter, een agenda en een verslag, maar bij de scouts zullen de meeste van deze taken gecoördineerd worden door de leiding. Als explorer organiseer je jouw eigen vergaderingen. Dit maakt deel uit van het zelfbestuur. Het afdelingsbestuur verricht daarbij dezelfde vergadertaken als een groepsbestuur in een groepsraad. 

Explorers-Bestuur.png

In het meest ideale geval snap je als afdelingsbestuur precies wat er van je verwacht wordt en kan de voorzitter van de explorers op een goede manier een vergadering voorbereiden en voorzitten. Vaak heeft een afdelingsbestuur de ondersteuning van de begeleiding nodig. Schroom niet om daar om te vragen!

Kiezen van het afdelingsbestuur

Er is geen vaste regel voor wanneer en hoe je het afdelingsbestuur kiest en hoe lang de bestuursleden benoemd moeten worden. Het is wel verstandig hier als afdeling vaste afspraken over te maken.

  • Het besluit wanneer je van bestuur wisselt, kan per afdeling verschillen. Het meest logische is dat iemand voor één Scoutingseizoen de functie vervult. Maar je hoeft niet in een keer het hele bestuur te vervangen. Je kunt ook in het voorjaar de ene helft en het najaar de andere helft wisselen.
  • Het voordeel hiervan is dat je altijd iemand in het bestuur hebt met ervaring. Het nadeel is dat je ook steeds wisselt en weer met elkaar moet afstemmen.
  • Je moet van tevoren afspreken hoe je gaat stemmen over de benoeming van bestuursleden.
  • Bij Scouting is afgesproken dat je over personen altijd met briefjes stemt (dus geheim).
  • Mogen de kandidaten op zichzelf stemmen? Het is niet ongebruikelijk dat mensen op zichzelf kunnen stemmen, maar maak er goede afspraken over, zeker als het een nek-aan-nek race wordt.
  • Bepaal samen in de afdelingsraad welke taken de bestuursleden precies hebben. 

Als jouw afdeling uit zowel meiden als jongens bestaat, bespreek dan voor de verkiezing of je het ook belangrijk vindt dat in het bestuur zowel meiden als jongens zitting nemen. Hoe werk je in de afdeling op een goede manier met een bestuur?

  • Door duidelijk te maken wat er van bestuursleden verwacht worden.
  • Welke taken het bestuur heeft.
  • Door bestuursverkiezingen.

Rollen binnen het bestuur

  • Voorzitter.png

    De voorzitter:

    • is spreekbuis namens bestuur/leden.
    • zorgt voor het opvangen van gasten op een bijeenkomst.
    • leidt een vergadering van bijvoorbeeld afdelingsraad en afdelingsbestuur.
    • zorgt ervoor dat de meningen van alle explorers in de afdeling gehoord worden.
    • treed op als aanspreekpunt in het geval dat de begeleiding er even niet is.
    • is verantwoordelijk voor het totale functioneren van het bestuur.
    • bereidt de planning van de driemaandenplanning voor.
    • neemt contact op met de organisatie van een programma als het nog niet helemaal af is (in de loop van de week).
    • besluit samen met het afdelingsbestuur welke zaken het afdelingsbestuur zelfstandig aanpakt.
    • ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
    • is coördinator kampen of zorgt dat iemand anders dit is.
    • controleert de uitvoering corvee.
    • draagt zorg dat nieuwe explorers goed opgevangen worden.
  • Secretaris.png

    De secretaris:

    • is de persoon bij wie je je afmeldt als je niet kunt.
    • verzamelt binnengekomen post/mails en bespreekt deze met de afdeling.
    • beantwoordt binnengekomen post/mails altijd zo snel mogelijk, na overleg met afdeling over het antwoord.
      • Als je om de een of andere reden niet direct kunt antwoorden, is het goed om de afzender te laten weten dat het bericht ontvangen is, en dat een uitgebreid antwoord later te verwachten is.
    • verstuurt uitgaande brieven/mails in overleg met de begeleiding.
    • notuleert een vergadering en legt de besluiten vast.
    • maakt de notulen van de afdelingsraad openbaar (mail en prikbord).
    • maakt notulen groepsraad openbaar, indien geschikt (prikbord).
    • zorgt ervoor dat de driemaandenplanning zichtbaar voor iedereen in het explorerlokaal hangt (op een groot stuk papier).
    • stelt corvee-/cakelijst/telefooncirkel/adressenlijst op en houdt wijzigingen bij.
    • zet de telefooncirkel in gang, met de terugkoppeling hiervan en draagt zorg voor volledige informatieoverdracht (zorgt dat je telefooncirkel zo compleet mogelijk is).
    • onderhoudt schriftelijke contact met andere afdelingen.
    • stelt de agenda van de afdelingsraad op en verspreidt deze onder de afdeling.
    • zorgt ervoor dat het afdelingslogboek/weblog wordt bijgehouden.
    • zorgt voor de website van de explorers.
    • zorgt dat de zaken goed voor elkaar zijn, wanneer je iets niet meet zeker weet, vraag je het na bij de voorzitter of de andere leden van de groep.
  • Penningmeester.png

    De penningmeester:

    • zet een goede boekhouding op en houdt deze bij.
    • draagt zorg dat explorers en/of rekeningen zo snel mogelijk worden betaald.
    • maakt de begroting voor kampen in overleg met de begeleiding.
    • int het kampgeld.
    • int het koffie- en theegeld.
    • beheert een x-bedrag voor aanschaf materiaal en uitgaven voor opkomsten.
    • maakt een jaarlijks financieel overzicht, laat het goedkeuren door de afdelingsraad.
    • draagt zorg voor eventuele financiële acties die door de afdeling ondernomen worden.
    • laat de begroting altijd controleren door de penningmeester van de groep.
    • roept een kascommissie in het leven (een aantal andere explorers in de afdeling die de
      begroting langslopen op eventuele fouten).
  • Materiaalbeheer.png

    Niet elke afdeling heeft eigen materiaal, maar wanneer je dat wel hebt, is een materiaalmeester geen
    overbodige luxe. Een materiaalmeester:

    • inventariseert het materiaal.
    • zorgt dat de EHBO-doos gecontroleerd is.
    • houdt nieuw en afgeschreven materiaal bij in een materiaalboek/-schrift/-document.
    • schaft materiaal aan.
    • draagt zorg voor het onderhoud van het materiaal.
    • legt het materiaal klaar voor kampen.
    • legt het materiaal klaar voor opkomsten en zorgt dat het wordt opgeruimd.
    • beheert sleutels.
    • is het aanspreekpunt voor uitlenen en weer in ontvangst nemen van materiaal.

Scoutingspel