Ledenadministratie Scouts Online

SOL 1.0 is al meer dan 20 jaar het vertrouwde ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland. Helaas is de onderliggende technologie verouderd, wat leidt tot veiligheidsrisico’s, beperkte ontwikkelmogelijkheden en toenemende problemen met ondersteuning. Daarom is gekozen voor een overstap naar een moderne, bestaande oplossing: SOL 3.0.

Hoewel de overgang inspanning vraagt van gegevensbeheerders, secretarissen en penningmeesters, is deze stap essentieel. Dankzij jullie inzet kunnen leden:

• Deelnemen aan evenementen en trainingen
• Ondersteuning ontvangen
• Verzekerd zijn
• Het Scoutingzomerboek ‘Op Avontuur’ of het online magazine ‘Avontuurlijk’ ontvangen
• Kwalificaties aanvragen en registreren

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat iedereen optimaal gebruik kan blijven maken van deze belangrijke diensten.

De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vragen sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen (geen gebruikersvragen) kun je sturen naar info@scouting.nl.

Week van 14 – 21 februari 2025 Secretarissen, gegevensbeheerders, penningmeesters ontvangen link voor SOL 3.0:Vervolgens kunnen zij beginnen met het zich vertrouwd maken met en het inrichten van SOL 3.0.

Week van 7 – 11 april 2025 Alle secretarissen, gegevensbeheerders en penningmeesters boven groepsniveau ontvangen een link voor SOL 3.0:Vervolgens kunnen zij beginnen met het zich vertrouwd maken met en het inrichten van SOL 3.0.

Week van 2 – 6 juni 2025 Alle kaderleden van Scouting Nederland ontvangen een link om in te loggen in SOL 3.0. SOL 1.0 blijft hiernaast beschikbaar tot september 2025.

4 juli 2025 Overige bestuursleden en jeugdleden van 11 jaar en ouder krijgen toegang tot SOL 3.0.

Eind augustus/ begin september 2025 Jeugdleden jonger dan 11 jaar en ouders van jeugdleden jonger dan 18 jaarkrijgen toegang tot SOL 3.0.

Week van 1 – 5 september 2025 SOL 1.0 wordt alleen lezen.

Week van 22 -28 december 2025 SOL 1.0 gaat offline, op aanvraag kunnen gegevens uit SOL 1.0 nog worden aangeleverd.

* Planning onder voorbehoud van wijzigingen.

MFA (ook wel bekend als 2 Factor Authenticatie, 2FA) zorgt voor extra beveiliging. Je hebt hiervoor een zogenaamde authenticator nodig. Er zijn handleidingen voor het instellen van MFA beschikbaar op de website: Instellen Multi-Factor Authentication (MFA)

Ja, dat kan! Heb je een idee voor verbetering of mis je iets in SOL 3.0? Dan nodigt Scouting Nederland je van harte uit om je suggestie in te sturen via dit formulier. Let op: alle ideeën worden gelezen en besproken, maar vanwege beperkte capaciteit ontvang je geen persoonlijke reactie.

Om de overgang naar SOL 3.0 soepel te laten verlopen, bouwt Scouting Nederland aan een Super User-netwerk. In elke regio wordt een vrijwilliger gezocht die penningmeesters, secretarissen en gegevensbeheerders ondersteunt bij het inrichten en gebruiken van het nieuwe systeem.

Deze Super Users:
- Geven praktische uitleg over SOL 3.0
- Beantwoorden vragen van groepen in hun regio
- Delen tips en ervaringen
- Versterken de lokale ondersteuning

De werving loopt. Pilotgroepen en regiovoorzitters zijn hierover per e-mail geïnformeerd.

Nee, in principe niet. Via een zogenaamde centrale datamigratie wordt de data vanuit SOL in het nieuwe systeem overgezet.

De VOG-gegevens worden van SOL 1.0 (het huidige systeem) naar SOL 3.0 overgezet, hier hoef je als groep geen extra inspanning voor te doen.

Er zijn op dit moment drie stappenplannen en instructievideo’s beschikbaar:

Stap 1: Voor penningmeesters – aanmaken van producten
Stap 2: Voor gegevensbeheerders en secretarissen – aanmaken van rollen
Stap 3: Voor penningmeesters – overeenkomsten voor bestaande leden
Workshops en video’s ondersteunen deze stappen.

Stap 4: Het ontdubbelen van voogden, is in ontwikkeling.

Bij de overgang van SOL 1.0 naar SOL 3.0 worden de ingestelde contributiesoorten automatisch overgezet. Als penningmeester is het belangrijk om deze te controleren en eventueel aan te passen of opnieuw in te richten. Dit is een goed moment om, indien gewenst, je contributiestructuur te herzien.

In SOL 3.0 zijn de contributiesoorten terug te vinden onder:
Agreement types (overeenkomst typen)
Products (producten)
Agreement products (overeenkomst producten)

Je controleert of deze nog actueel zijn, zet verouderde types op inactief, vult aan waar nodig, en maakt nieuwe aan indien nodig (bijvoorbeeld voor korting bij meerdere kinderen).
Let op: De gegevensbeheerder of secretaris kan pas verder met het inrichten van lidmaatschappen nadat de penningmeester deze stap heeft afgerond. Volg dus de aanbevolen volgorde.
Meer informatie vind je in de handleiding ‘Opzetten betalingen Scouts Online DEEL 1’. Hiervoor heb je de rol penningmeester nodig in SOL 3.0.

Als gegevensbeheerder of secretaris (momenteel dezelfde rol in SOL 3.0) ben je verantwoordelijk voor het activeren van rollen en het toewijzen ervan aan leden. Dit is essentieel om SOL 3.0 goed te kunnen gebruiken. Let op: je kunt deze stap pas uitvoeren nadat de penningmeester de producten en overeenkomsttypes heeft ingericht (stap 1).

1. Rollen activeren
- Ga naar de juiste organisatie-eenheid via het tabblad 'gerelateerd' in het account van je Scoutingorganisatie.
- Klik op de naam van de eenheid en scrol naar het overzicht van rollen.
- Activeer de gewenste rol (zoals 'lid') en koppel het juiste agreement type (aangemaakt door de penningmeester).
- Sla je wijzigingen op.

2. Rollen toewijzen
- Controleer of leden de juiste rollen hebben. Dit kan:
- Per rol via het tabblad 'related'.
- Via het account van het lid onder 'role assignments'.
- Wijs bij het inschrijven van kader- of jeugdleden direct de juiste rol toe.
- Het toewijzen van rollen moet ook gebeuren voor bestaande leden.

De rol ‘gegevensbeheerder’ wordt later toegevoegd en automatisch toegekend aan de juiste personen uit SOL 1.0.

Handleidingen zoals "Kaderlid inschrijven" en "Jeugdlid inschrijven" bieden extra ondersteuning.

In SOL 3.0 is het verplicht om een volledig adres op te geven voor elk lid. In tegenstelling tot SOL 1.0, waar dit optioneel was, kun je nu geen gegevens aanpassen of overeenkomsten toekennen als het adres van het lid ontbreekt of onvolledig is. Controleer en corrigeer het adres van het betreffende lid. Zodra het adres volledig is ingevuld, kun je de gewenste actie (zoals het toekennen van een overeenkomst) uitvoeren zonder foutmelding.

In SOL 3.0 is een e-mailadres verplicht, omdat dit wordt gebruikt als gebruikersnaam.

Voor leden zonder e-mailadres in SOL 1.0 is tijdens de overgang een tijdelijk, niet-werkend e-mailadres aangemaakt. Dit kan problemen veroorzaken bij het inloggen of communiceren. Om dit op te lossen, moet het lid in SOL 1.0 een correct en werkend e-mailadres invullen. Na minimaal 24 uur (vanwege nachtelijke synchronisatie) wordt dit automatisch overgenomen in SOL 3.0. Zorg dat dit vóór de gebruikers aanmaakdatum gebeurt, zodat het juiste e-mailadres als gebruikersnaam wordt ingesteld.

Ook als je SOL 3.0 niet gebruikt voor contributie-inning, is het belangrijk om de inrichting te voltooien. Leden hebben namelijk een actieve roltoewijzing nodig om zich te kunnen inschrijven voor bijvoorbeeld evenementen, trainingen of bijeenkomsten. Zonder actieve rol kunnen zij niet inloggen in SOL 3.0 en missen ze mogelijk belangrijke informatie.

Om een actieve rol toe te kennen, moet er een overeenkomsttype worden ingesteld en een overeenkomst worden aangemaakt. Gebruik je SOL niet voor contributie? Dan kun je een overeenkomsttype aanmaken met een bedrag van € 0,- en een contante betaalwijze, zodat het systeem correct werkt zonder dat er daadwerkelijk contributie wordt geïnd.

Bij de overgang naar SOL 3.0 wordt elke contactpersoon automatisch als voogd geregistreerd. Als iemand meerdere kinderen bij Scouting heeft, kan diegene meerdere SOL 3.0-accounts krijgen, elk gekoppeld aan één kind. Dit kun je oplossen door bij elk kind dezelfde voogd te registreren in SOL 3.0. Zo wordt de koppeling correct gelegd en voorkom je dubbele accounts.

In SOL 1.0 konden contactpersonen worden geregistreerd met vrije tekstvelden voor naam, telefoonnummer en e-mailadres. Omdat deze gegevens niet gestructureerd waren en e-mailadressen soms gedeeld werden (bijvoorbeeld tussen ouders of tussen ouder en kind), is het niet altijd duidelijk of het om één uniek persoon gaat.

Voor alle bestaande leden die zijn overgezet van SOL 1.0 naar SOL 3.0 moet een overeenkomst worden aangemaakt. Dit geldt ook als je geen contributie int via SOL 3.0 – in dat geval wijs je een overeenkomst toe met een bedrag van € 0,00. Hier vind je de handleiding voor deze stap.

Belangrijk: zonder overeenkomst kan een lid geen actieve rol krijgen en dus geen gebruik maken van SOL 3.0.

Bekende beperkingen in de wizard:
- Handmatig aangemaakte overeenkomsten zijn niet zichtbaar in de wizard, maar blijven wel bestaan.
- Wisselen van mandaat bij meerdere machtigingen op één bankrekening kan een foutmelding geven.
Ondanks deze beperkingen maakt de wizard het proces van overeenkomsten aanmaken in de meeste gevallen sneller, eenvoudiger en minder foutgevoelig.

SOL 3.0 is nieuw systeem. Je zult merken dat dingen anders werken en dat je jezelf een andere wijze van handelingen uitvoeren eigen moet maken. Voor de meeste handelingen zijn handleidingen geschreven. Neem deze vooral door. Kom je er niet uit, stuur dan een mailtje naar helpdesk@scouting.nl.

Van hetgeen er al ontwikkeld is, vind je de instructies en handleidingen op de website. Omdat we op dit moment nog volop druk zijn met het inrichten van het nieuwe systeem, zullen er instructies en video's van de nieuwe onderdelen worden toegevoegd zodra ze klaar zijn. Online workshops en trainingen worden op functieniveau aangeboden en kondigen we per mail aan. Heb je hier vragen over, stuur dan een mail naar helpdesk@scouting.nl.

Tot de overgang naar SOL 3.0 loopt de contributie inning via SOL 1.0 gewoon door. Zodra bekend is wanneer de definitieve overgang naar SOL 3.0 plaatsvindt en de contributie inning via SOL 3.0 gaat verlopen, worden de penningmeesters hierover geïnformeerd.

Je inloggegevens voor SOL 3.0 kun je alleen gebruiken voor SOL 3.0, dit zijn niet dezelfde inloggegevens die je voor SOL 1.0 gebruikt. Neem bij problemen met inloggen contact op met de helpdesk via helpdesk@scouting.nl.

Een product in SOL3.0 is iets wat wij verkopen/leveren aan een lid, denk bijvoorbeeld aan een soort lidmaatschap, groepstrui of deelname aan een evenement. Een product wordt op organisatieniveau aangemaakt en kan gekoppeld worden aan:
- Evenementen, kampen of trainingen
- Lidmaatschappen (ook als er geen contributie verschuldigd is)
- Overige zaken zoals installatiepakketten of andere groepsspecifieke kosten

Deze producten vormen de basis voor financiële transacties binnen SOL 3.0 en zorgen voor een flexibele en toekomstbestendige inrichting.

De screenshots in de SOL 3.0-handleidingen zijn afkomstig uit een testomgeving. Dit kan niet anders door de AVG (privacywetgeving): het is niet toegestaan om beelden te tonen die echte gegevens van leden of groepen bevatten. De testomgeving kan visueel en qua benamingen afwijken van de live versie, bijvoorbeeld doordat sommige onderdelen nog in het Engels zijn.

Hoewel dit verwarrend kan zijn, zijn de verschillen meestal klein en beperkt tot details. De functionaliteit blijft hetzelfde, dus je kunt de handleidingen gewoon volgen. Neem even de tijd om goed te kijken, dan vind je de juiste informatie. We werken aan een oplossing.

Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen. In dit overzicht vind je wat er extra is en waar je een alternatief voor nodig hebt.

Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2.

In de data migratie van SOL 1.0 naar SOL3.0 (Salesforce) worden evenementen niet meegenomen. De reden hiervoor is dat het concept van evenementen in SOL3.0 significant anders is dan in SOL 1.0 waardoor overzetten onmogelijk is. Voor alle evenementen na 1 juni 2025 is het onze aanbeveling om een formulier uit te sturen (bv Microsoft of Google gebaseerd) waarop mensen hun interesse kunnen aangeven en dan na overgang naar SOL 3.0 een link naar het juiste inschrijfformulier te sturen.

In SOL 1.0 is er een API beschikbaar, we streven ernaar om bij de go-live van SOL 3.0 een gelijkwaardig alternatief hiervoor te hebben. Ook kun je nu gebruik maken van een OpenId Connect integratie, ook voor deze integratie streven we ernaar om bij de go-live van SOL 3.0 deze integratie te ondersteunen. Zodra er meer informatie is zullen we dit delen.

Nee, SOL 3.0 biedt geen ondersteuning voor het aanmaken of opslaan van gezondheidsformulieren. Dit is bewust zo gekozen om te voldoen aan o.a. privacywetgeving (AVG).
Scoutinggroepen, regio’s of evenementen kunnen daarom kiezen voor alternatieven zoals papieren formulieren of digitale oplossingen buiten SOL. Een aanbevolen alternatief is het gebruik van een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO), zoals Quli. Hierin kunnen leden zelf hun medische gegevens opslaan en tijdelijk delen met bijvoorbeeld leiding tijdens een kamp. Dit geeft leden controle over hun gegevens en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor Scoutingdoeleinden is een koppeling met zorgverleners niet nodig.