Vrijwilligersbeleid
Vrijwilligers zijn onmisbaar voor Scouting. Vrijwilligers zetten zich als leidinggevende direct in voor de jeugdleden, of als ondersteuner op allerlei niveaus en in allerlei functies. Iedere vrijwilliger werkt daarin vanuit een eigen motivatie en met eigen deskundigheden. Scouting kent verschillende mogelijkheden om er voor te zorgen dat de juiste vrijwilliger op de juiste plek zit. Duurzaam vrijwilligersbeleid kent vier onderdelen: vinden, binden, boeien en groeien.
Cyclus duurzaam vrijwilligersbeleid
Als model, om zichtbaar te maken wat de verschillende onderdelen van goed vrijwilligersbeleid zijn en hoe deze onderdelen zich tot elkaar verhouden, hebben we ons laten inspireren door het model van de WOSM (MOVIS: Management of Volunteers in Scouting). Dit is doorontwikkeld naar een vorm die bij Scouting Nederland past en bestaat uit de onderdelen: vinden, beloftes, aan boord nemen, binden, boeien, groeien, voortgangsgesprekken en vervolg (doorgaan, doorstroom en afscheid). De HRM’er of groepsbegeleider is veelal de aanjager en procesbewaker als het gaat om deze onderdelen, maar zit soms ook in de uitvoerende rol.
Als model, om zichtbaar te maken wat de verschillende onderdelen van goed vrijwilligersbeleid zijn en hoe deze onderdelen zich tot elkaar verhouden, is het volgende plaatje ontstaan.
Vinden
Om te kunnen vinden moet je weten waaróm je zoekt, wat je zoekt, waar je zoekt. En wat je iemand kunt bieden. Als je dat van tevoren goed met elkaar helder hebt kan je dat ook bespreken met iemand die als nieuwe vrijwilliger een klus wil komen klaren. Bij vinden hoort ook dat je voortdurend werkt aan een positief imago van je groep, regio of je landelijke team.
Aan boord nemen
Voordat je echt met elkaar gaat beginnen heb je de verwachtingen met elkaar besproken en bezegeld in een afspraak. Wat verwachten we van elkaar en wat beloven we elkaar?
Is de match gemaakt, dan gaat de vrijwilliger aan de slag in zijn nieuwe functie. Vervolgens gaat het er om om met elkaar te bekijken of het ‘werkt’. Hoe de eerste maanden in een nieuwe functie worden aangepakt, verschilt een beetje per functie of situatie. Wat echter binnen de aanpak van die eerste maanden in alle gevallen moet gebeuren, is dat de nieuwe vrijwilliger moet worden geïntroduceerd en ingewerkt.
Binden, boeien en groeien
Bij binden gaat het om de relatie. Vrijwilligers blijven langer als de sfeer goed is, als er prettig samengewerkt wordt, als ze zich gewaardeerd voelen. In de meeste gevallen is het de praktijkbegeleider die ervoor zorgt dat mensen met elkaar blijven praten over en blijven werken aan een prettig en veilig (werk)klimaat.
Een klus of rol kan je boeien. Omdat het past in iemands ontwikkelvraag, omdat het past in de beschikbare tijd of omdat iemand er zijn passie in kwijt kan. Boeien gaat om de functie zelf. Bij boeien kijk je telkens naar wat een vrijwilliger boeit aan de functie.
Bij Scouting draait het niet alleen om de (persoonlijke) ontwikkeling van jeugdleden, maar ook om de (persoonlijke) ontwikkeling van de vrijwilligers! Dat blijven we binnen Scouting vooral doen door aan de slag te gaan: te leren door te doen.
Bestuurders, teamleiders, coördinatoren, projectleiders, eventueel samen met de HRM-vertegenwoordiger (praktijkbegeleider), nemen minimaal één keer per jaar, maar beter vaker en liefst voortdurend, tijd voor een gesprek om stil te staan bij hoe het gaat. Ook voor andere vrijwilligers, zoals leiding in groepen, kan dit een prettige manier zijn om stil te staan bij de voortgang.
Door regelmatig stil te staan bij de voortgang krijg je boven tafel of een vrijwilliger nog op zijn plek zit. In het vervolgproces zijn er drie mogelijkheden: doorgaan, doorstroom en afscheid.
