Overstap naar SOL 3.0
Headerafbeelding
  1. Home
  2. Groei en behoud
  3. Vrijwilligers vinden

Vrijwilligers vinden

Als jeugd- en jongerenorganisatie biedt Scouting Nederland op veel terreinen en interessegebieden uitdagende functies die het mogelijk maken dat duizenden jeugdleden wekelijks uitdagende activiteiten doen waar ze stiekem ook nog wat van leren. Vrijwilliger zijn of worden bij Scouting is dan ook samenwerken met medeleiding of bestuursleden en vooral er zelf ook voldoende uithalen. Maar hoe vind je gemotiveerde en enthousiaste vrijwilligers? Door goed te werven natuurlijk!

Wervingsmiddelen

Om een succesvolle Scoutinggroep te hebben, zijn er vrijwilligers nodig die iedere week leidinggeven of die incidenteel helpen met klussen. Maar die vrijwilligers moeten natuurlijk wel geworven worden. Daarom zijn er wervingsmiddelen speciaal voor de werving van vrijwilligers ontwikkeld.

Behoud en werving van vrijwilligers
1,2 MB
Aan de slag als leiding
1,5 MB
Folder - Een avontuurlijke vrijwilligersklus - werving vrijwilligers
4,0 MB
Folder - Een avontuurlijke vrijwilligersklus - werving vrijwilligers (Word)
4,1 MB

Aan de slag met werven

Een vacature is meestal de aanleiding om aan de slag te gaan met instroom. De grote uitdaging is dan om een goede match te maken tussen het talent en de mogelijkheden van de vrijwilliger en dat wat de functie vraagt aan inzet en competenties. Het werven van vrijwilligers is soms een lastige klus. Je kunt niet zomaar in het wilde weg gaan werven. Er moet wel een idee achter zitten. Als groep- of regiobestuur is het verstandig om een onderscheid te maken tussen de zogenaamde korte termijn en de lange termijn als het gaat om het vinden van geschikte personen.

Korte termijn

Met korte termijn wordt bedoeld dat je jaarlijks ruim voor het einde van het seizoen of kalenderjaar met elkaar bespreekt hoe de verdeling van de leiding er voor het nieuwe seizoen uit gaat zien. Ook kijk je of er in je directe omgeving momenten zijn waarop je actief kunt werven. Denk bijvoorbeeld aan een dag waarop allerlei vrijwilligersorganisaties van jouw gemeente zich presenteren of organiseer met je groep eens een grote activiteit in je gemeente. Uiteraard is een open dag ook een mooie mogelijkheid om aandacht te vragen voor jouw Scoutinggroep.De korte termijn houdt ook in dat je wellicht gebruik maakt van een vrijwilligerscentrale en bekijkt of de functies die je vervuld wilt zien, niet door meerdere personen zijn in te vullen.

Lange termijn

Werving is een beleidszaak die eerst goed binnen de groepsraad of het bestuur besproken moet worden. Het is verstandig om met elkaar een apart dagdeel te besteden aan het onderwerp ‘het werven van vrijwilligers’ en daar zoveel mogelijk raakvlakken te bespreken. Hierbij gaat het niet alleen om het vinden van nieuwe vrijwilligers, maar ook over hoe je bestaande vrijwilligers kunt inzetten en behouden. Hieronder lees je welke zaken belangrijk zijn om tijdens zo'n dagdeel te bespreken.

Rooster van aftreden

In basis wordt iedereen binnen een bestuur benoemd voor een periode van drie jaar. Het moet natuurlijk niet zo zijn dat de zoektocht naar nieuwe bestuursleden pas begint als men daadwerkelijk stopt of moet stoppen. In een goed rooster komt duidelijk naar voren wie voor welke termijn is benoemd, wanneer die termijn afloopt en of men volgens de regels opnieuw benoemd kan worden. Ook is het verstandig om tijdig te signaleren wanneer de benoemingsdatum nadert. Uiteraard moet je proberen te voorkomen dat bestuursleden tegelijk aftreden.

Imago van de groep

‘Een sterk merk kan stormen doorstaan.’ Dat geldt voor Scoutinggroepen op een bijzondere wijze: als Scoutinggroep hoef je nu eenmaal geen winst te maken. Je imago is gebaseerd op een compleet beeld zoals de buitenwereld dat (graag) ziet. En voor dat beeld ben je zelf verantwoordelijk. Het is daarom goed om je ervan bewust te worden dat je eigen handelen en dat van je medeleiding en bestuursleden voor een groot gedeelte het imago van de groep maakt. Zaken als Scoutfit en de website dragen bij aan het imago dat je als groep hebt.

Netwerk

Er is bijna geen vereniging meer te bedenken die geen bonte verzameling van bedrijven of personen om zich heen verzamelt. Die bedrijven of personen kunnen als klankbord dienen en kunnen je ook helpen om zaken nog beter te regelen en er voor alle betrokkenen voordeel uit halen. Ook jouw Scoutinggroep heeft een netwerk. Wellicht is het nog niet zichtbaar, maar vraag maar eens aan ouders en andere familieleden van je leden of zij (beroepsmatig) activiteiten ondernemen waarmee jij als Scoutinggroep geholpen kunt worden. Zo'n netwerk kun je een informeel, maar ook een formeel karakter geven door het actief te betrekken bij jouw werving. Ieder lid van jouw netwerk heeft ook weer een eigen netwerk: al met al een groot bereik dus. Durf ook je netwerk te vragen om ‘de nek uit te steken’ voor het interesseren van nieuwe vrijwilligers.

Uitstroom aspirant kaderleden

Scouting Nederland wil jeugdleden zo lang mogelijk jeugdlid laten zijn. De praktijk is soms alleen weerbarstiger dan dat je zou willen. Zeker bij de oudste twee speltakken (explorers en roverscouts) is de laatste jaren een verminderde interesse om lid te blijven te zien. De redenen zijn vaak bekend: werk, school of imago zijn maar enkele factoren die een aanleiding kunnen vormen om te stoppen. Bespreek dus op tijd met explorers of roverscouts of zij wellicht interesse hebben om op termijn leiding te worden bij de eigen Scoutinggroep. Geef hen wel de gelegenheid ook hun eigen spel te kunnen blijven spelen.

Lees meer

De Inspiratielijst voor werven van vrijwilligers biedt een handvat om vrijwilligers voor je groep te vinden. Download hem hieronder.

Inspiratielijst werven vrijwilligers
235,3 KB

Wervingsprofielen

Een wervingsprofiel is niet hetzelfde als een functieprofiel. Heb je een vacature, dan is het natuurlijk fijn als je iemand kunt vinden die meteen volledig aan het taakvolwassen plaatje voldoet, maar het is meestal niet reëel en ook niet nodig. Er zit tenslotte al een team met kwaliteiten en bovendien is ontwikkeling een wezenlijk element van de visie van Scouting. Wat je zoekt, is een collega die in het team past, die de knowhow van het team aanvult of een kwaliteit meebrengt die het team nu mist, en die zich thuis voelt bij de cultuur van de groep, de regio of het land. Daarom stel je een wervingsprofiel op.

Om tot een goed wervingsprofiel te komen, stel je jezelf of het team de volgende vragen:

  • Wat zijn de belangrijkste taken binnen de functie?
  • Wat zijn de belangrijkste competenties?
  • Welke teamrol of kwaliteiten missen er in het huidige team?
  • Wat zijn andere belangrijke randvoorwaarden (opleiding, tijd, beschikbaarheid, instapeisen)?
  • Wat bied je? Denk hierbij aan de samenstelling van het team, ontwikkelingsmogelijkheden, sfeer, idealen, een uitdagend takenpakket of de projectopdracht.
  • Daarmee breng je de tekst van het functieprofiel terug tot de kern waar het op dat moment om gaat en zo ontstaat er een wervingsprofiel.

Duidelijkheid over de kern draagt om meerdere redenen bij aan de kwaliteit van de werving en selectie:

  • Bij publicatie van een vacature wil je tenslotte dat kandidaten weten waar het om gaat en uitgedaagd worden door wat er gevraagd en geboden wordt.
  • Heb je meerdere kandidaten voor een vacature, dan helpt een doordacht wervingsprofiel je een keuze te maken voor de criteria die ertoe doen.
  • Een goed wervingsprofiel helpt ook om bij een ‘afwijzing’ te beargumenteren waarom iemand wordt afgewezen voor de betreffende functie.

Kant-en-klare wervingsprofielen
De klant-en-klare wervingsprofielen kunnen je vooral helpen om onder woorden te brengen wat de wederzijdse verwachtingen zijn. En het afstemmen van wederzijdse verwachtingen is nu net waar het bij werving om gaat. Bedenk daarbij wel dat in het functieprofiel sprake is van een taakvolwassen beschrijving. Van iemand die net begint in een functie kun je nog geen taakvolwassenheid verwachten, zeker niet als ervoor gekozen is om iemand de kans te bieden zich te ontwikkelen en in de functie te groeien.

Er zijn wervingsprofielen opgesteld voor de volgende functies:

  • Leidinggevende
  • Voorzitter
  • Penningmeester
  • Secretaris
  • Groepsbegeleider
  • Contactpersoon communicatie

Je kunt deze wervingsprofielen helemaal aanpassen, zodat ze perfect aansluiten bij je groep. Voeg de gegevens van je groep in en ze zijn klaar om te gebruiken.

Wervingsprofiel praktijkbegeleider
308,6 KB
Wervingsprofiel groepsbegeleider
324,1 KB
Wervingsprofiel leider
324,6 KB
Wervingsprofiel penningmeester
323,6 KB
Wervingsprofiel secretaris
324,6 KB
Wervingsprofiel voorzitter
323,1 KB
Wervingsprofiel / functieprofiel contactpersoon communicatie
340,5 KB

Meer Vrijwilligers in Kortere Tijd (MVKT)

In dit traject dat zowel live op locatie als volledig digitaal gevolgd kan worden, word je begeleid met het vinden van meer vrijwilligers voor jouw groep of regio. In samenwerking met Team Sportservice hebben wij het bestaande en zeer succesvolle traject dat is ontwikkeld voor sportverenigingen aangepast naar een Scoutingversie.

Dit doe je niet alleen, maar samen met de andere staf- en bestuursleden in je vereniging. De trajectbegeleider van Scouting Nederland leidt je door het traject heen, kijkt voortdurend met je mee en ondersteunt je in het gehele traject. Je volgt het traject vaak met 4 of 5 deelnemende verenigingen tegelijk, zodat je van en met elkaar kunt leren, ontwikkelen en groeien.

Het traject
Het traject bestaat uit 4 sessies die zowel online als live kunnen plaatsvinden. Live heeft de voorkeur, zeker voor de eerste en laatste sessie. Als de omstandigheden het niet toelaten kan er altijd uitgeweken worden naar online. Het totale traject duurt ongeveer 4 maanden, deze termijn is enigszins afhankelijk van de snelheid waarmee je de stappen kan doorlopen met je vereniging.

Tijdens het traject ga je concreet en stevig aan de slag. Daarom is het belangrijk om van tevoren een werkgroep van 3-5 personen te formeren, die de voorbereidingen en uitvoeringen van de sessies uitvoeren en/of coördineren. Je bent daar ongeveer 2 uur per week mee bezig.Tijdens de inschrijving in Scouts Online geef je één primaire contactpersoon op, die door ons als vast aanspreekpunt gebruikt wordt. Ook geef je één e-mailadres op als primair contact. Overweeg of je hier een algemeen of persoonlijk e-mailadres voor gebruikt, dit e-mailadres wordt namelijk gekoppeld aan de e-learningomgeving samen met een inlogcode. Wanneer er meer mensen toegang willen tot de e-learningomgeving, is het handig om te kiezen voor een algemeen e-mailadres.Het is belangrijk om voordat je aan het traject begint draagvlak te creëren bij de vrijwilligers die nu al actief zijn, ook zij hebben op bepaalde momenten in het traject een bijdrage te leveren.

Het traject is in de originele sportversie al door een aantal Scoutinggroepen doorlopen en daar zijn mooie successen uitgekomen, de aangepaste Scoutingversie is ondertussen ook bewezen succesvol!

Na afloop
Na het traject heb je het volgende geleerd en uitgevoerd:

Een duidelijke lijst gemaakt met actieve vrijwilligers van je vereniging;

  • Een helder overzicht gemaakt met welke taken er zijn en hoeveel tijd er met deze taken gemoeid is;
  • Hoe je door middel van een campagne het imago rondom vrijwilligerswerk kunt verbeteren;
  • Hoe je leden, ouders van jeugdleden en warme contacten persoonlijk benadert om zich in te zetten voor de vereniging;
  • Hoe je vrijwilligers behoudt;
  • Hoe je een vrijwilligersbeleid ontwikkelt, uitvoert en borgt.

Kosten
Doordat we eigen trajectbegeleiders inzetten en een overkoepelende deal hebben kunnen maken met Team Sportservice kunnen we het traject aanbieden voor € 99,- in plaats van de € 295,- die het traject via Team Sportservice kost.

Veel gemeenten hebben een subsidieregeling specifiek voor bevordering van deskundigheid en competentie-ontwikkeling van vrijwilligers. Dit traject kan in die categorie worden gezien, je verwerft in het traject immers de vaardigheden om vrijwilligers te werven en behouden en de complete cyclus van vrijwilligersbeleid en begeleiding komt aan de orde.Niet alle gemeenten in Nederland hebben deze mogelijkheid, maar het is de moeite waard om dat te onderzoeken natuurlijk.

Het bedrag dat wij aan Team Sportservice afdragen is dezelfde € 99,-. Team Sportservice verzorgd op de achtergrond de totale technische ondersteuning van de e-learning, leiden onze trajectbegeleiders op en stellen het traject met alle bijbehorende methodieken en documenten voor ons beschikbaar.

Vragen
Heb je vragen over het traject of andere zaken? Neem contact met ons op via bestuurlijkeondersteuning@scouting.nl.

MVKT - Vrijwilligers behouden doe je zo!
3,2 MB

Tools

GROEPSBESTUUR EN BEHEER