Stichtingen en verenigingen

Regio’s en admiraliteiten hebben de gezamenlijke verantwoordelijkheid om groepen ondersteuning te bieden op verschillende thema’s. Scoutinggroepen vormen samen de regio's. Watergroepen komen ook samen in admiraliteiten. Waterscouting vormt een belangrijk onderdeel van onze vereniging. Ongeveer 20% van de Scoutinggroepen heeft een waterspeltak of is een volledige waterscoutinggroep.

In 2023 is besloten dat regio's en interregionale admiraliteit als rechtsvorm een formele vereniging zouden moeten zijn.

Ga met jouw regio en/of admiraliteit aan de slag om de regio en interregionale admiraliteit om te vormen naar een formele vereniging met eigen statuten en huishoudelijk- en bestuursreglement. Tussen de regio’s en interregionale admiraliteiten worden de samenwerkingsafspraken vastgelegd in samenwerkingsconvenanten. Met modeldocumenten (hieronder te vinden) kun je makkelijk en snel aan de slag met jouw bestuur. Heb je hulp nodig met het maken van de juiste keuzes? Neem dan contact op via juridischezaken@scouting.nl.

Gebruik de stappenplannen om gezamenlijk tot goede afspraken en documenten te komen. Met stappenplan 1 richt je je op het maken en vastleggen van afspraken, met stappenplan 2 richt je je op het implementeren van die afspraken. Om te bereiken dat straks je regio of interregionale admiraliteit een formele vereniging is, zijn wat formele stappen nodig. Welke het beste is, hangt af van jullie situatie nu: is er nu een stichting of zelfs meerdere? Is er een gebouw of veel vermogen? In het document 'Info opties formeel proces notaris' lees je over de processen en situaties.

Als je zover bent, kun je de stap zetten om het formeel te maken bij een notaris. Scouting Nederland vergoedt t/m 31-12-2026 een groot deel van de notariskosten voor het basisproces waarbij de vereniging wordt opgericht. Het kan zijn dat er in jullie situatie nog meer nodig is, daar zijn geen vergoedingsafspraken voor gemaakt. Welke trajecten in de praktijk precies van toepassing is kan bij iedere regio/admiraliteit namelijk anders zijn.
Er zijn twee opties: via een notaris bij jou in de buurt, of via notaris Spek & Van den Beld waar Scouting Nederland een collectieve afspraak mee heeft. Het is gelukt om ook voor 2026 een prijsafspraak te maken en vergoeding door Scouting Nederland mogelijk te maken. Ook een voordeel daarvan is dat we onderlinge afspraken hebben gemaakt waardoor zij een aantal zaken kunnen standaardiseren, wat betekent dat jullie en Scouting Nederland minder werk heeft in traject.

• Als je het via Notaris Spek & Van den Beld regelt geldt voor aanmeldingen t/m 31 januari 2026, die voor 31-12-2026 zijn afgerond een tarief van voor het basisproces van het omzetten naar een vereniging € 711,75. Dit basisbedrag wordt geheel vergoed door Scouting Nederland. Aanmelden kan via het formulier hieronder.
• Als je aanmeldt bij Notaris Spek & van den Beld na 1 februari 2026 geldt een iets hoger tarief: €768,50. Voor trajecten die voor 31-12-2026 zijn afgerond vergoedt ook hier Scouting Nederland € 711,75. De regio of admiraliteit betaalt zelf de rest. Aanmelden kan via het formulier hieronder.
• Een lokale goedgezinde notaris kan je ook goed van dienst zijn tegen een voordelig tarief. Let op dat zij niet zoals Spek & Van den Beld van ons traject, modelstatuten en goedkeuringen op de hoogte zijn en dat mogelijk daardoor het de notaris, jullie en ons meer tijd kost om het traject af te ronden. Je moet mogelijk een aantal zaken zelf regelen. Regel je het toch via een lokale notaris? Scouting Nederland vergoedt dan een bedrag van €700,- maximaal op je factuur als je de oprichting voor 31-12-2026 afrondt.
  
  Let op deze stappen in het proces:

• als je je via het formulier aanmeldt neemt als eerste stap de notaris contact met je op. Je hoeft nog niet aan de slag met de modelstatuten, je krijgt van de notaris een conceptakte. Als je een eigen notaris kiest, laat ze dan zo snel mogelijk weten dat je de statuten wilt baseren op een bestaand model (onze modelstatuten).
• de modelstatuten moeten door Juridische Zaken van Scouting Nederland worden goedgekeurd. Via notaris Spek & Van den Beld is dat geen aparte stap, zij regelen dat onderling met ons. Bij een eigen notaris vraag je bij Juridische Zaken goedkeuring voor je conceptstatuten. Dit wordt gedaan door vrijwilligers (met juridische achtergrond), dus het kan even duren voordat je de goedkeuring in handen hebt. Houd hier rekening mee met het maken van afspraken met je notaris.
• Er is een oprichtingsvergadering nodig. Dit kan een reguliere regio- of admiraliteitsraad zijn. Mogelijk heb je al in een raadsvergadering hierover een besluit genomen. Zorg dan dat daar notulen van worden gemaakt die je de notaris kunt toesturen. Als je nog geen besluit hebt genomen, kun je op dezelfde vergadering ook meteen een besluit nemen over de statuten.
• Minimaal twee bestuursleden moeten bij de notaris de oprichting formaliseren. Je kunt daarvoor persoonlijk op bezoek bij de notaris. Eventueel kun je (op eigen kosten) ook een volmacht regelen voor het notariskantoor, dan hoef je niet zelf aanwezig te zijn. Die volmacht regel je ofwel bij een notaris in je omgeving (tegen tarief van die notaris) of kan bij notaris Spek&van den Beld ook digitaal (€15,- p.p.)
• Van een bestuurswijziging moet melding worden gemaakt bij de Kamer van Koophandel waar de vereniging en stichting ingeschreven staan. Dit verzorgt de notaris meestal voor jullie. Bij notaris Spek&van den Beld is dit inbegrepen.
• Ook het UBO-register moet worden aangepast bij een bestuurswijziging. Ook dit kan de notaris voor je doen. Bij notaris Spek&van den Beld is dit inbegrepen. Let op dat hiervoor een schone kopie ID nodig is voor alle bestuurders. Streep op die kopie geen gegevens weg.
  
• De oprichtingsakte moet naar Scouting Nederland worden opgestuurd. Notaris Spek&van den Beld doet dat rechtstreeks, van een eigen notaris ontvangen we een kopie graag van jullie.
• Notaris Spek&van den Beld stuurt voor de oprichtingskosten een factuur rechtstreeks naar Scouting Nederland. Eventuele overige kosten brengen ze bij jullie in rekening. Een factuur van een eigen notaris betaal je zelf en kun je vervolgens, samen met je oprichtingsakte, indien bij Scouting Nederland voor vergoeding van de oprichtingskosten (maximaal 700,-).
• Een bestuurswijziging voor je tenslotte ook door in Scouts Online (functie(s) beëindigen cq. toewijzen).

Video's
Waarom regio's verenigingen worden
Uitleg voor groepen

Aanmeldformulier collectieve notaris Spek & Van den Beld

In veel gevallen is er bij de regio (nog) een regiostichting betrokken. Zodra de regio een regiovereniging is, kan over deze stichting een keuze worden gemaakt. De stichting kan worden ontbonden of de stichting kan worden omgevormd naar een beheerstichting die gaat over het beheer van het regiogebouw en soms groot materiaal. Welke keuze het beste past hangt af van omstandigheden, zoals eigendommen en vermogen. Bespreek dit met je notaris en/of neem contact op met juridische zaken.

Ook voor de beheerstichting is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en het UB-register verplicht. Als er gekozen wordt voor een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, moet deze voor elke rechtspersoon apart worden afgesloten.

Neem ook bij een statutenwijziging van de regiostichting in een vroeg stadium contact op met Landelijk team Juridische Zaken.

WBTR
Op 1 juli 2021 is de de wet 'bestuur en toezicht rechtspraak' ingegaan. Verenigingen en stichtingen moeten een aantal bestuurszaken regelen en deze voor deze tijd vastleggen. Wanneer dit niet geregeld is, kan dit gevolgen hebben voor aansprakelijkheid.

UBO-register
Sinds 2020 moeten alle rechtspersonen registreren wie hun UBO's zijn: "Ultimate Beneficial Owner" of "uiteindelijke belanghebbende".

In sommige gevallen kunnen regio's Algemene Nut Beogende Instellingen (ANBI) zijn. Tot nu toe gold zo'n beschikking voor de regiostichting. Met de oprichting van regioverenigingen is het logisch dat juist deze vereniging de ANBI-status verkrijgt. Scouting Nederland heeft hierover gesprekken gevoerd met de Belastingdienst. Het is mogelijk voor de regioverenigingen om de ANBI-status te verkrijgen, mits ze voldoen aan de huidige voorwaarden. De aanvraag zal via Scouting Nederland gaan, maar elke regio zal zelf aan de voorwaarden moeten voldoen. Begin 2026 zal hierover informatie worden verstuurd naar de betreffende regio's.
Let in ieder geval op - als je als regiovereniging ANBI wilt zijn - dat in de statuten van je vereniging een bepaling wordt opgenomen over ANBI's bij het artikel over ontbinding. Zo'n bepaling staat in de modelstatuten.

Admiraliteiten kunnen helaas geen ANBI-status verkrijgen.