Ledenadministratie Scouts Online
SOL 3.0 (voorheen ‘Scouts Online’), is de naam voor het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland. Dit systeem ondersteunt groepen en regio’s met hun ledenadministratie en financiën.
Met de verdere ontwikkeling van SOL 3.0 werken we stap voor stap toe naar een beter systeem voor de hele vereniging. Op deze pagina geven we je inzicht in waar we nu staan en wat je de komende periode kunt verwachten. Ook vind je hier diverse handleidingen en antwoorden op veel gestelde vragen.
Wat wil je doen?
MVP SOL 3.0 afgerond (update oktober 2026!)
De afgelopen periode hebben we samen hard gewerkt aan SOL 3.0: één centrale plek voor ledenadministratie, financiën, kwalificaties en rechten en rollen. Daarbij werkten we volgens het principe van een Minimum Viable Product (MVP): eerst zorgen dat de belangrijkste functionaliteiten goed en betrouwbaar werken, om vanuit die basis verder te bouwen. En dat punt hebben we nu bereikt: de MVP van SOL 3.0 is afgerond!
De belangrijkste functionaliteiten voor ledenadministratie, financiële administratie, kwalificaties en rechten & rollen zijn beschikbaar. Daarmee sluiten we een belangrijke fase in de ontwikkeling van SOL 3.0 af.
Het avontuur gaat verder
Met het afronden van de MVP is SOL 3.0 zeker niet klaar. We sluiten een belangrijke etappe af, maar blijven volop door ontwikkelen. Vanuit deze stevige basis werken we verder aan verbeteringen en nieuwe functionaliteiten. Daarbij zijn ervaringen uit de praktijk en wensen van gebruikers onmisbaar. Ze helpen ons bepalen waar verbeteringen nodig zijn en welke stappen we vervolgens zetten.
De werkzaamheden rondom SOL 3.0 zijn overgedragen aan het ICT-team van Scouting Nederland. Een groot deel van dit team was al betrokken bij het project, waardoor kennis en ervaring behouden blijven.
Namens het projectteam MVP SOL 3.0 willen we iedereen bedanken voor het geduld, de betrokkenheid, de feedback en alle vragen die zijn gesteld. Dankzij jullie bouwen we verder aan een SOL 3.0 dat steeds beter aansluit bij de behoeften van Scouting.
Wat is er nieuw of opgelost in SOL 3.0?
Op deze plek vind je een overzicht van de belangrijkste vernieuwingen en opgeloste bugfixes (release notes). We richten ons hierbij op de hoofdzaken, niet elk opgeleverd punt wordt vermeld.
Update oktober 2026
Het minimum viable product (MVP) is opgeleverd. Benieuwd wat er allemaal binnen de MVP is opgeleverd? Bekijk hier het Scope-overzicht.
-
Hieronder vind je per periode de opgeleverde functionaliteiten en bugfixes.
Nieuwsbrieven
Tot en met oktober 2026 ontvingen onder andere voorzitters, penningmeesters en gegevensbeheerders maandelijks een nieuwsbrief met het laatste nieuws over de implementatie van SOL 3.0. Vanaf oktober 2026 nemen we nieuws over SOL 3.0 mee in de reguliere nieuwsbrieven. Alleen wanneer er veel ontwikkelingen te melden zijn, versturen we opnieuw een speciale SOL-nieuwsbrief. Via onderstaande button vind je alle verstuurde nieuwsbrieven over SOL 3.0.
Handleidingen en instructievideo's SOL 3.0
De handleidingen en instructievideo's worden geregeld bijgewerkt op basis van ontwikkelingen in SOL 3.0. Achter de handleidingen en instructievideo's is de publicatiedatum vermeld waaraan je kunt zien hoe recent de betreffende handleiding is.
Inrichten van SOL 3.0
- Stap 2 voor gegevensbeheerders en secretarissen (28.08.2025), Video stap 2 inrichten SOL 3.0 (01.03.2025)
- Schema rollen en roltoewijzing (24.02.2025, ter verduidelijking van stap 2)
1. Algemeen
- Wachtwoord resetten (22.04.2026)
- Instellen Multi-Factor Authentication (MFA) (05.06.2025), Video MFA (04.09.2025)
- Roadmap startpagina (13.03.2026)
- SOL voor ouders (16.09.2026)
- Aan de slag met SOL 3.0 (16.09.2026)
- Instructievideo 'Kennismaken met SOL 3.0' (20.02.2025)
- Inloggen (21.02.2025)
- Aanpassen eigen gegevens (13.03.2026)
- Lidnummer opzoeken (31.07.2025), Video lidnummer opzoeken (17.10.2025)
- Mails versturen (19.08.2026)
- Nieuwe rapporten maken (24.07.2026)
- Bestaande rapporten draaien (24.07.2026) Overzicht rapporten in SOL 3.0 (02.10.2026)
- Voogden wijzigen (05-06-2026)
2. Ledenregistratie
- Nieuw jeugdlid inschrijven (01.12.2025)
- Nieuw kaderlid inschrijven (01.12.2025)
- Speleenheid aanmaken (02.07.2026)
- Overvliegen (12.08.2026)
- Rol aanmaken (30.09.2026)
- Stappenplan ontdubbelen voogden (07.07.2025)
- Lid uitschrijven (12.01.2026)
- Wachtlijstbeheer (02-07-2026)
3. Financiën
- Video stap 1 inrichten SOL 3.0 (01.03.2025)
- Video stap 3 - aanmaken overeenkomst bestaande leden (23.06.2025)
- Handboek Financiën (29.09.2026)
- Instructievideo basis betalingen en wizard (17.02.2025)
- Incassotool (29-04-2026)
4. Kwalificaties
- Handleiding kwalificaties toekennen en registeren (02.07.2026)
- Video kwalificaties (11.06.2026)
- VOG registreren (02.07.2026)
- Video VOG aanvragen (11.06.2026)
- Video VOG registreren (11.06.2026)
5. Evenementen
- Event aanmaken en beheren (08.10.2026)
- Inschrijven event (08.10.2026)
FAQ - Algemeen
-
Om onze dienstverlening te verbeteren en de vereniging toekomstbestendig te maken, is een nieuw systeem noodzakelijk. Dit zorgt niet alleen voor continuïteit, maar ook voor betere (data)veiligheid.
SOL 1.0*, draaide op verouderde technologie. Dit bracht technische- en veiligheidsrisico's met zich mee. Daarom was het noodzakelijk om over te stappen op een nieuw systeem.
Scouting heeft gekozen voor TwoPurpose om de implementatie van SOL 3.0 te begeleiden. TwoPurpose heeft een sterke focus op non-profitorganisaties en ruime ervaring met ledenadministratiesystemen, waardoor zij de ideale partner zijn voor dit traject.
*Let op: vanaf 15 september 2025 is SOL 1.0 alleen-lezen. Je kunt gegevens nog inzien maar niet meer wijzigen.
-
De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vragen sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen (geen gebruikersvragen) kun je sturen naar info@scouting.nl.
Tevens organiseren we regelmatig online spreekuren voor persoonlijke vragen en begeleiding voor groepsbesturen. Houd hiervoor de nieuwsbrief in de gaten voor actuele data en informatie over inschrijving.Heb je een idee voor verbetering of mis je iets in SOL 3.0? Dan nodigt Scouting Nederland je van harte uit om je suggestie in te sturen via dit formulier. Let op: alle ideeën worden gelezen en besproken, maar vanwege beperkte capaciteit ontvang je geen persoonlijke reactie.
-
Om de overgang naar SOL 3.0 soepel te laten verlopen, bouwt Scouting Nederland aan een Super User-netwerk. In elke regio wordt een vrijwilliger gezocht die penningmeesters, secretarissen en gegevensbeheerders ondersteunt bij het inrichten en gebruiken van het nieuwe systeem.
Deze Super Users:
- Geven praktische uitleg over SOL 3.0
- Beantwoorden vragen van groepen in hun regio
- Delen tips en ervaringen
- Versterken de lokale ondersteuning -
Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, financiële administratie, kwalificaties en VOG's. In dit overzicht vind je wat er extra is en waar je een alternatief voor nodig hebt.
Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL 1.0 ook in het SOL 3.0 terugkomt.
FAQ - Implementatie en overgang
-
Door een tweetal enthousiaste Scouts (Niek & Timo) is een handige tool ontwikkeld waarmee je de lidgegevens vanuit SOL 1.0 kunt vergelijken met de lidgegevens in SOL 3.0. Hierdoor kun je vlug zien of er nog iets aangepast moet worden. Meer informatie kun je vinden op https://sol-check.nl.
-
Bij de overgang naar SOL 3.0 wordt elke contactpersoon automatisch als voogd geregistreerd. Als iemand meerdere kinderen bij Scouting heeft, kan diegene meerdere SOL 3.0-accounts krijgen, elk gekoppeld aan één kind. Dit kun je oplossen door bij elk kind dezelfde voogd te registreren in SOL 3.0. Zo wordt de koppeling correct gelegd en voorkom je dubbele accounts.
Voor meer informatie zie de handleiding Stappenplan ontdubbelen voogden.
In SOL 1.0 konden contactpersonen worden geregistreerd met vrije tekstvelden voor naam, telefoonnummer en e-mailadres. Omdat deze gegevens niet gestructureerd waren en e-mailadressen soms gedeeld werden (bijvoorbeeld tussen ouders of tussen ouder en kind), is het niet altijd duidelijk of het om één uniek persoon gaat.
-
In het najaar van 2025 hebben SOL 3.0 voor het registreren van VOG’s moeten sluiten. Dit was nodig omdat ingevoerde VOG’s niet op een manier zichtbaar konden worden gemaakt die recht doet aan alle niveaus binnen onze vereniging.
Op dit moment wordt er hard gewerkt aan een oplossing. We kunnen helaas nog niet aangeven wanneer het gereed is maar om je in de tussentijd te ondersteunen, zetten we vanuit het Landelijk Servicecentrum vrijwilligers in om tijdelijk jouw VOG-registraties te verzorgen.
Wil je gebruikmaken van deze mogelijkheid? Houd dan rekening met de volgende spelregels:- Stuur de digitale en/of papieren VOG’s naar vog@scouting.nl.
- Controleer zelf vooraf de echtheidskenmerken:
- Papieren VOG: watermerk aanwezig.
- Digitale VOG: geüpload naar validatie.nl.
- De VOG’s zijn van scouts die correct in SOL geregistreerd staan.
- Je gaat akkoord dat de VOG’s na ontvangst niet retour worden gestuurd, maar conform AVG-richtlijnen door het Landelijk Servicecentrum worden vernietigd.
- Vragen over de procedure of SOL 3.0 (m.b.t. VOG’s) kun je mailen naar vog@scouting.nl. De landelijk coördinator VOG behandelt deze op maandag en donderdag.
Dank voor je begrip en medewerking. Samen zorgen we ervoor dat alles goed geregeld blijft!
-
Op dit moment is het mogelijk om in te loggen met je SOL 3.0 account op externe websites. Websites die op dit moment al gekoppeld zijn zullen blijven werken.
In SOL 3.0 is het mogelijk voor ouders/verzorgers om zelf in te loggen en met hun eigen inlogaccount de data van hun kinderen te beheren. Wanneer ouders/verzorgers via de Login Server inloggen zullen zij de keuze krijgen om verder te gaan als zichzelf, of als een van hun kinderen.
Voor de technici onder ons: Deze koppeling werkt via OpenID Connect, maar ook oudere sites worden nog ondersteunt met OpenID 2. Deze laatste optie zal echter in de loop van dit jaar uitgefaseerd gaan worden. Webmasters die hier nog gebruik van maken zullen daarover geïnformeerd gaan worden.
FAQ - Gebruik
-
De screenshots in de SOL 3.0-handleidingen zijn afkomstig uit een testomgeving. Dit kan niet anders door de AVG (privacywetgeving): het is niet toegestaan om beelden te tonen die echte gegevens van leden of groepen bevatten. De testomgeving kan visueel en qua benamingen afwijken van de live versie, bijvoorbeeld doordat sommige onderdelen nog in het Engels zijn.
Hoewel dit verwarrend kan zijn, zijn de verschillen meestal klein en beperkt tot details. De functionaliteit blijft hetzelfde, dus je kunt de handleidingen gewoon volgen. Neem even de tijd om goed te kijken, dan vind je de juiste informatie. We werken aan een oplossing. -
Nee, SOL 3.0 biedt geen ondersteuning voor het aanmaken of opslaan van gezondheidsformulieren. Dit is bewust zo gekozen om te voldoen aan o.a. privacywetgeving (AVG). Scoutinggroepen, regio’s of evenementen kunnen daarom kiezen voor alternatieven zoals papieren formulieren of digitale oplossingen buiten SOL.
Een aanbevolen alternatief is het gebruik van een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO), zoals Quli. Hierin kunnen leden zelf hun medische gegevens opslaan en tijdelijk delen met bijvoorbeeld leiding tijdens een kamp. Dit geeft leden controle over hun gegevens en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor Scoutingdoeleinden is een koppeling met zorgverleners niet nodig.
FAQ - Privacy
-
Het privacy statement en het privacy beleid van Scouting Nederland gelden natuurlijk ook voor SOL 3.0. Omdat met de introductie van SOL 3.0 we een nieuw systeem in gebruik nemen is aanpassing van het privacy statement en beleid nodig. In afwachting van de definitieve inrichting van SOL 3.0 is in 2025 een addendum op het privacybeleid vastgesteld, waarin al een aantal belangrijke wijzigingen zijn opgenomen. Dit vind je op de privacy pagina van Scouting Nederland.
Een nieuwe versie van het privacybeleid, waarin deze wijzigingen verwerkt zullen worden, zal in de loop van 2026 worden gemaakt.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland kun je terecht bij het organisatieonderdeel waar je lid bent, bijvoorbeeld je groep. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland via het e-mailadres privacy@scouting.nl.
