Ledenadministratie Scouts Online
Scouts Online, ook wel SOL genoemd, is de naam voor alle administratieve internetmodules van Scouting Nederland. Scouts Online helpt je met de ledenadministratie en de financiën in je groep of regio, maar je kunt je er ook eenvoudig en snel inschrijven voor evenementen en trainingen. Op deze pagina vind je meer informatie over Scouts Online 3.0 en kun je de handleidingen downloaden. Je vindt hier ook de antwoorden op veel gestelde vragen.
Overstap naar Scouts Online 3.0
Waarom een nieuw systeem?
Om onze dienstverlening te verbeteren en de vereniging toekomstbestendig te maken, is een nieuw systeem noodzakelijk. Dit zorgt niet alleen voor continuïteit, maar ook voor betere (data)veiligheid.
Het huidige systeem, Scouts Online (SOL), draait op verouderde technologie. Dit brengt zowel veiligheidsrisico’s met zich mee, zoals mogelijke datalekken, als technische risico’s, zoals instabiliteit. Daarom was het noodzakelijk om over te stappen op een nieuw systeem.
Omdat Scouting geen ICT-bedrijf is, werken we samen met een specialist. Hierdoor kunnen we profiteren van hun kennis en ervaring én leren van andere non-profitorganisaties. Scouting heeft gekozen voor TwoPurpose om de implementatie van SOL 3.0 te begeleiden. TwoPurpose heeft een sterke focus op non-profitorganisaties en ruime ervaring met ledenadministratiesystemen, waardoor zij de ideale partner zijn voor dit traject.
Nieuw systeem: extra en vervallen functies
Een nieuw systeem biedt extra functies maar er zijn ook een aantal functies niet meer beschikbaar in SOL 3.0. In dit overzicht vind je wat er extra is en waar je een alternatief voor nodig hebt.
Handleidingen en instructievideo's SOL 3.0
De handleidingen en instructievideo's worden geregeld bijgewerkt op basis van ontwikkelingen in SOL 3.0. Achter de handleidingen en instructievideo's is de publicatiedatum vermeld waaraan je kunt zien hoe recent de betreffende handleiding is.
Inrichten van SOL 3.0
- Stap 1 voor penningmeesters (14.02.2025)
- Video bij stap 1 inrichten Scouts Online 3.0 (01.03.2025)
- Stap 2 voor gegevensbeheerders en secretarissen (14.02.2025)
- Video bij stap 2 inrichten Scouts Online 3.0 (01.03.2025)
- Opname online workshop over stap 1 en stap 2 (11.03.2025)
- Opname online workshop over stap 2 (17.03.2025)
- Schema rollen en roltoewijzing (24.02.2025, ter verduidelijking van stap 2)
1. Algemeen
- Roadmap startpagina (13.02.2025)
- Video 'Kennismaken met SOL 3.0' (20.02.2025)
- Inloggen (21.02.2025)
- Aanpassen eigen gegevens (14.02.2025)
- Lidnummer opzoeken (05.11.2024)
- Zichtbaarheid gegevens in SOL 3.0 (19.03.2025, uitleg hoe informatie getoond wordt in SOL 3.0)
2. Ledenregistratie
- Nieuw jeugdlid aanmaken (03.04.2025)
- Video nieuw jeugdlid aanmaken (07.03.2025)
- Nieuw kaderlid inschrijven (18.12.2024)
- Video nieuw kaderlid aanmaken (08.03.2025)
- Speleenheid aanmaken (14.11.2024)
- Overvliegen (03.04.2025)
- Rol aanmaken (03.04.2025)
3. Financiën
- Basis betalingen (14.02.2025)
- Betalingen deel 1 (07.03.2025)
- Betalingen deel 2 (11.04.2025)
- Schema elementen betalingen (17.02.2025)
- Basis betalingen en wizard (video) (17.02.2025)
4. Evenementen (incl. trainingen)
- Evenement aanmaken (14.02.2025)
- Evenement inschrijven en nakijken (10.10.2024)
5. Kwalificaties – registratie
- EHBO-diploma geldig maken (03.04.2025)
Meer handleidingen in ontwikkeling.
Online workshops en informatieavonden
We organiseren regelmatig workshops en informatieavonden waarin we een update geven van de stand van zaken rondom de ontwikkeling van SOL 3.0. Deze zijn op YouTube terug te kijken.
Nieuwsbrieven
Wekelijks ontvangen voorzitters, penningmeesters en gegevensbeheerders een SOL 3.0 nieuwsbrief met het laatste nieuws om begin juni klaar te zijn voor de go live van SOL 3.0.
FAQ - Algemeen
-
De contributie gaat niet omhoog vanwege het nieuwe systeem. De kosten voor de samenwerking met een externe partij zijn vergelijkbaar met de kosten om een systeem te ontwikkelen met eigen mensen. Salesforce heeft bovendien een speciaal aanbod voor maatschappelijke organisaties zoals Scouting waardoor kosten vele malen lager liggen dan voor een commercieel bedrijf. Er zijn tariefafspraken gemaakt voor een periode van vijf jaar waarmee we een goed financieel overzicht hebben kunnen maken.
-
De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vragen sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen (geen gebruikersvragen) kun je sturen naar info@scouting.nl.
FAQ - Implementatie en overgang
-
De Go Live van SOL 3.0 staat gepland in de week van 2-6 juni 2025.
-
Week van 14 – 21 februari 2025
Secretarissen, gegevensbeheerders, penningmeesters ontvangen link voor SOL 3.0:
Vervolgens kunnen zij beginnen met het zich vertrouwd maken met en het inrichten van SOL 3.0.Week van 7 – 11 april 2025
Alle secretarissen, gegevensbeheerders en penningmeesters boven groepsniveau ontvangen een link voor SOL 3.0:
Vervolgens kunnen zij beginnen met het zich vertrouwd maken met en het inrichten van SOL 3.0.Week van 2 – 6 juni 2025
Alle leden van Scouting Nederland ontvangen een link om in te loggen in SOL 3.0. SOL 1.0 wordt alleen lezen.Week van 1 – 5 september 2025
SOL 1.0 offline, op aanvraag kunnen gegevens uit SOL 1.0 nog worden aangeleverd.
* Planning onder voorbehoud van wijzigingen. -
Nee, in principe niet. Via een zogenaamde centrale datamigratie wordt de data vanuit SOL in het nieuwe systeem overgezet.
-
De VOG-gegevens worden van SOL 1.0 (het huidige systeem) naar SOL 3.0 overgezet, hier hoef je als groep geen extra inspanning voor te doen.
FAQ - Gebruik
-
SOL 3.0 is nieuw systeem. Je zult merken dat dingen anders werken en dat je jezelf een andere wijze van handelingen uitvoeren eigen moet maken. Voor de meeste handelingen zijn handleidingen geschreven. Neem deze vooral door. Kom je er niet uit, stuur dan een mailtje naar helpdesk@scouting.nl.
-
Van hetgeen er al ontwikkeld is, vind je de instructies en handleidingen op de website. Omdat we op dit moment nog volop druk zijn met het inrichten van het nieuwe systeem, zullen er instructies en video's van de nieuwe onderdelen worden toegevoegd zodra ze klaar zijn. Online workshops en trainingen worden op functieniveau aangeboden en kondigen we per mail aan. Heb je hier vragen over, stuur dan een mail naar helpdesk@scouting.nl.
-
Tot de overgang naar SOL 3.0 loopt de contributie inning via SOL 1.0 gewoon door. Zodra bekend is wanneer de definitieve overgang naar SOL 3.0 plaatsvindt en de contributie inning via SOL 3.0 gaat verlopen, worden de penningmeesters hierover geïnformeerd.
-
Je inloggegevens voor SOL 3.0 kun je alleen gebruiken voor SOL 3.0, dit zijn niet dezelfde inloggegevens die je voor SOL 1.0 gebruikt. Neem bij problemen met inloggen contact op met de helpdesk via helpdesk@scouting.nl.
FAQ - Functionaliteiten
-
Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2. Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen. In dit overzicht vind je wat er extra is en waar je een alternatief voor nodig hebt.
-
In de data migratie van SOL 1.0 naar SOL3.0 (Salesforce) worden evenementen niet meegenomen. De reden hiervoor is dat het concept van evenementen in SOL3.0 significant anders is dan in SOL 1.0 waardoor overzetten onmogelijk is. Voor alle evenementen na 1 juni 2025 is het onze aanbeveling om een formulier uit te sturen (bv Microsoft of Google gebaseerd) waarop mensen hun interesse kunnen aangeven en dan na overgang naar SOL 3.0 een link naar het juiste inschrijfformulier te sturen.
-
In SOL 1.0 is er een API beschikbaar, we streven ernaar om bij de go-live van SOL 3.0 een gelijkwaardig alternatief hiervoor te hebben. Ook kun je nu gebruik maken van een OpenId Connect integratie, ook voor deze integratie streven we ernaar om bij de go-live van SOL 3.0 deze integratie te ondersteunen. Zodra er meer informatie is zullen we dit delen.
