Ledenadministratie Scouts Online
SOL 3.0 (voorheen ‘Scouts Online’), is de naam voor het ledenadministatiesysteem van Scouting Nederland. Dit systeem ondersteunt groepen en regio’s met hun ledenadministratie en financiën.
Met de implementatie van SOL 3.0 werken we stap voor stap toe naar een toekomstbestendig en stabiel systeem voor de hele vereniging. Op deze pagina geven we je inzicht in waar we nu staan en wat je de komende periode kunt verwachten. Ook vind je hier diverse handleidingen en antwoorden op veel gestelde vragen.
Wat wil je doen?
Het pad naar SOL 3.0
We zijn volop bezig met de ontwikkeling van SOL 3.0 met als doel één centrale plek voor ledenadministratie, financiën, kwalificaties en communicatie. We werken volgens het principe van een Minimum Viable Product (MVP). Dat betekent dat we eerst de belangrijkste functionaliteiten opleveren. Vanuit deze basis blijven we continu verbeteren en uitbreiden.
De focus van de MVP ligt op de kern: ledenadministratie, financiële administratie, kwalificaties en rechten & rollen. We zorgen dat de belangrijkste processen binnen groepen, regio's en op landelijk niveau goed ondersteund worden.
De komende maanden bouwen en testen we verder, terwijl we ook werken aan duidelijke communicatie en ondersteuning voor gebruikers. Hier zie je hoe we gefaseerd bouwen aan een compleet systeem. Van eerste verkenning tot het moment waarop SOL 3.0 door iedereen gebruikt wordt. Samen maken we SOL 3.0 steeds beter!
Wat is er nieuw of opgelost in SOL 3.0?
Op deze plek vind je een overzicht van de belangrijkste vernieuwingen en opgeloste bugfixes (release notes). We richten ons hierbij op de hoofdzaken, niet elk opgeleverd punt wordt vermeld.
Update april 2026
Hier vind je een overzicht van de nieuwe functionaliteit en opgeloste problemen in SOL 3.0 van april. De items zijn per thema gegroepeerd zodat je snel kunt zien wat er voor jouw rol is veranderd.
-
Hieronder vind je per periode de opgeleverde functionaliteiten en bugfixes.
Nieuwsbrieven
Maandelijks ontvangen onder andere voorzitters, penningmeesters en gegevensbeheerders een nieuwsbrief met het laatste nieuws over de implementatie van SOL 3.0.
Handleidingen en instructievideo's SOL 3.0
De handleidingen en instructievideo's worden geregeld bijgewerkt op basis van ontwikkelingen in SOL 3.0. Achter de handleidingen en instructievideo's is de publicatiedatum vermeld waaraan je kunt zien hoe recent de betreffende handleiding is.
Inrichten van SOL 3.0
- Stap 2 voor gegevensbeheerders en secretarissen (28.08.2025), Video stap 2 inrichten SOL 3.0 (01.03.2025)
- Opname online workshop over stap 1 en stap 2 (11.03.2025)
- Opname online workshop over stap 2 (17.03.2025)
- Schema rollen en roltoewijzing (24.02.2025, ter verduidelijking van stap 2)
1. Algemeen
- Wachtwoord resetten (22.04.2026)
- Instellen Multi-Factor Authentication (MFA) (05.06.2025), Video MFA (04.09.2025)
- Roadmap startpagina (13.03.2026)
- Aan de slag met SOL 3.0 (29.10.2025)
- Instructievideo 'Kennismaken met SOL 3.0' (20.02.2025)
- Inloggen (21.02.2025)
- Aanpassen eigen gegevens (13.03.2026)
- Lidnummer opzoeken (31.07.2025), Video lidnummer opzoeken (17.10.2025)
- Mails versturen (28.10.2025)
- Handleiding rapporten maken (22.04.2026)
- Rapporten draaien (29.01.2026)
2. Ledenregistratie
- Nieuw jeugdlid inschrijven (01.12.2025)
- Nieuw kaderlid inschrijven (01.12.2025)
- Speleenheid aanmaken (23.07.2025)
- Overvliegen (31.07.2025)
- Rol aanmaken (23.07.2025)
- Stappenplan ontdubbelen voogden (07.07.2025)
- Lid uitschrijven (12.01.2026)
3. Financiën
- Video stap 1 inrichten SOL 3.0 (01.03.2025)
- Video stap 3 - aanmaken overeenkomst bestaande leden (23.06.2025)
- Handboek Financiën (20.04.2026)
- Instructievideo basis betalingen en wizard (17.02.2025)
- Incassotool (29-04-2026)
- Handleiding incassotool (29-04-2026)
FAQ - Algemeen
-
Om onze dienstverlening te verbeteren en de vereniging toekomstbestendig te maken, is een nieuw systeem noodzakelijk. Dit zorgt niet alleen voor continuïteit, maar ook voor betere (data)veiligheid.
SOL 1.0*, draaide op verouderde technologie. Dit bracht technische- en veiligheidsrisico's met zich mee. Daarom was het noodzakelijk om over te stappen op een nieuw systeem.
Scouting heeft gekozen voor TwoPurpose om de implementatie van SOL 3.0 te begeleiden. TwoPurpose heeft een sterke focus op non-profitorganisaties en ruime ervaring met ledenadministratiesystemen, waardoor zij de ideale partner zijn voor dit traject.
*Let op: vanaf 15 september 2025 is SOL 1.0 alleen-lezen. Je kunt gegevens nog inzien maar niet meer wijzigen.
-
De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vragen sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen (geen gebruikersvragen) kun je sturen naar info@scouting.nl.
Tevens organiseren we regelmatig online spreekuren voor persoonlijke vragen en begeleiding voor groepsbesturen. Houd hiervoor de nieuwsbrief in de gaten voor actuele data en informatie over inschrijving.Heb je een idee voor verbetering of mis je iets in SOL 3.0? Dan nodigt Scouting Nederland je van harte uit om je suggestie in te sturen via dit formulier. Let op: alle ideeën worden gelezen en besproken, maar vanwege beperkte capaciteit ontvang je geen persoonlijke reactie.
-
Om de overgang naar SOL 3.0 soepel te laten verlopen, bouwt Scouting Nederland aan een Super User-netwerk. In elke regio wordt een vrijwilliger gezocht die penningmeesters, secretarissen en gegevensbeheerders ondersteunt bij het inrichten en gebruiken van het nieuwe systeem.
Deze Super Users:
- Geven praktische uitleg over SOL 3.0
- Beantwoorden vragen van groepen in hun regio
- Delen tips en ervaringen
- Versterken de lokale ondersteuning -
Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen. In dit overzicht vind je wat er extra is en waar je een alternatief voor nodig hebt.
Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2.
FAQ - Implementatie en overgang
-
Door een tweetal enthousiaste Scouts (Niek & Timo) is een handige tool ontwikkeld waarmee je de lidgegevens vanuit SOL 1.0 kunt vergelijken met de lidgegevens in SOL 3.0. Hierdoor kun je vlug zien of er nog iets aangepast moet worden. Meer informatie kun je vinden op https://sol-check.nl.
-
De VOG-gegevens zijn van SOL 1.0 naar SOL 3.0 overgezet, daarbij zijn mogelijk niet alle gegevens in de juiste velden terecht gekomen. Heb je de indruk dat er een VOG van jou of een lid van je organisatie niet goed staat, neem dan contact op met de landelijk coördinator VOG via vog@scouting.nl
-
Bij de overgang naar SOL 3.0 wordt elke contactpersoon automatisch als voogd geregistreerd. Als iemand meerdere kinderen bij Scouting heeft, kan diegene meerdere SOL 3.0-accounts krijgen, elk gekoppeld aan één kind. Dit kun je oplossen door bij elk kind dezelfde voogd te registreren in SOL 3.0. Zo wordt de koppeling correct gelegd en voorkom je dubbele accounts.
Voor meer informatie zie de handleiding Stappenplan ontdubbelen voogden.
In SOL 1.0 konden contactpersonen worden geregistreerd met vrije tekstvelden voor naam, telefoonnummer en e-mailadres. Omdat deze gegevens niet gestructureerd waren en e-mailadressen soms gedeeld werden (bijvoorbeeld tussen ouders of tussen ouder en kind), is het niet altijd duidelijk of het om één uniek persoon gaat.
-
In het najaar van 2025 hebben SOL 3.0 voor het registreren van VOG’s moeten sluiten. Dit was nodig omdat ingevoerde VOG’s niet op een manier zichtbaar konden worden gemaakt die recht doet aan alle niveaus binnen onze vereniging.
Op dit moment wordt er hard gewerkt aan een oplossing. We kunnen helaas nog niet aangeven wanneer het gereed is maar om je in de tussentijd te ondersteunen, zetten we vanuit het Landelijk Servicecentrum vrijwilligers in om tijdelijk jouw VOG-registraties te verzorgen.
Wil je gebruikmaken van deze mogelijkheid? Houd dan rekening met de volgende spelregels:- Stuur de digitale en/of papieren VOG’s naar vog@scouting.nl.
- Controleer zelf vooraf de echtheidskenmerken:
- Papieren VOG: watermerk aanwezig.
- Digitale VOG: geüpload naar validatie.nl.
- De VOG’s zijn van scouts die correct in SOL geregistreerd staan.
- Je gaat akkoord dat de VOG’s na ontvangst niet retour worden gestuurd, maar conform AVG-richtlijnen door het Landelijk Servicecentrum worden vernietigd.
- Vragen over de procedure of SOL 3.0 (m.b.t. VOG’s) kun je mailen naar vog@scouting.nl. De landelijk coördinator VOG behandelt deze op maandag en donderdag.
Dank voor je begrip en medewerking. Samen zorgen we ervoor dat alles goed geregeld blijft!
-
Scouting Nederland biedt een eigen Login Server waarmee het mogelijk is om in te loggen met SOL 1.0 op bijvoorbeeld je eigen groepswebsite of voor het inschrijven bij evenementen. Uiteindelijk wordt deze dienst uitgebreid met de mogelijkheid om in te loggen met je SOL 3.0 account. Websites die op dit moment al gekoppeld zijn zullen blijven werken.
In SOL 3.0 is het mogelijk voor ouders/verzorgers om zelf in te loggen en met hun eigen inlogaccount de data van hun kinderen te beheren. Wanneer ouders/verzorgers via de Login Server inloggen zullen zij de keuze krijgen om verder te gaan als zichzelf, of als een van hun kinderen.
Zolang SOL 1.0 nog beschikbaar is, zal het ook mogelijk blijven om in te loggen met je SOL 1.0 inlogaccount. Zodra SOL 1.0 niet meer beschikbaar is, zal deze functie uitgeschakeld worden.
Voor de technici onder ons: Deze koppeling werkt via OpenID Connect, maar ook oudere sites worden nog ondersteunt met OpenID 2. Deze laatste optie zal echter in de loop van dit jaar uitgefaseerd gaan worden. Webmasters die hier nog gebruik van maken zullen daarover geïnformeerd gaan worden. -
De huidige Scouts Online API is direct in SOL 1.0 ingebouwd. Voor SOL 3.0 komt er binnenkort een nieuwe API online, zodra deze beschikbaar is, zullen de gebruikers van de SOL 1.0 API geïnformeerd worden. Om de overgang makkelijk te maken hoeft alleen de domeinnaam gewijzigd te worden, het huidige access token zal op dezelfde manier blijven werken. Na de lancering zullen er modernere end points beschikbaar gaan komen, meer informatie volgt nog.
Voor de oude API zijn geen access tokens meer aan te vragen. Zodra de nieuwe end points beschikbaar komen, zal er ook weer de mogelijkheid komen om toegang tot de API aan te vragen.
FAQ - Gebruik
-
De screenshots in de SOL 3.0-handleidingen zijn afkomstig uit een testomgeving. Dit kan niet anders door de AVG (privacywetgeving): het is niet toegestaan om beelden te tonen die echte gegevens van leden of groepen bevatten. De testomgeving kan visueel en qua benamingen afwijken van de live versie, bijvoorbeeld doordat sommige onderdelen nog in het Engels zijn.
Hoewel dit verwarrend kan zijn, zijn de verschillen meestal klein en beperkt tot details. De functionaliteit blijft hetzelfde, dus je kunt de handleidingen gewoon volgen. Neem even de tijd om goed te kijken, dan vind je de juiste informatie. We werken aan een oplossing. -
Nee, SOL 3.0 biedt geen ondersteuning voor het aanmaken of opslaan van gezondheidsformulieren. Dit is bewust zo gekozen om te voldoen aan o.a. privacywetgeving (AVG). Scoutinggroepen, regio’s of evenementen kunnen daarom kiezen voor alternatieven zoals papieren formulieren of digitale oplossingen buiten SOL.
Een aanbevolen alternatief is het gebruik van een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO), zoals Quli. Hierin kunnen leden zelf hun medische gegevens opslaan en tijdelijk delen met bijvoorbeeld leiding tijdens een kamp. Dit geeft leden controle over hun gegevens en voldoet aan de wettelijke eisen. Voor Scoutingdoeleinden is een koppeling met zorgverleners niet nodig.
FAQ - Privacy
-
Het privacy statement en het privacy beleid van Scouting Nederland gelden natuurlijk ook voor SOL 3.0. Omdat met de introductie van SOL 3.0 we een nieuw systeem gebruiken is aanpassing van het privacy statement en beleid nodig, we werken hier hard aan en verwachten om eind 2025 het nieuwe beleid op de website te publiceren.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, bijvoorbeeld je Scoutinggroep. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland via het e-mailadres privacy@scouting.nl.
