Het stichtingsbestuur
In veel gevallen is het beheer van het groepsgebouw en soms groot materiaal ondergebracht in een beheerstichting. Deze beheerstichtingen zijn vaak voortgekomen uit de historische groepsstichting en hebben toen de groepsverenigingen zijn opgericht een nieuwe duidelijke ondersteuningstaak gekregen. Sommige groepen kiezen er voor liever alles onder te brengen in de groepsvereniging, zonder beheerstichting. Het gaat dan om meestal om groepen waar er geen eigen gebouw is en die een klein vermogen hebben. Dan is vaak een oude groepsstichting ontbonden.
Voor elke rechtspersoon zijn er kosten voor het lidmaatschap bij de Kamer van Koophandel. Als er gekozen wordt voor een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, moet deze voor elke rechtspersoon apart worden afgesloten.
Aangezien de stichting doorgaans beheerder is van het gebouw en zij ook de verantwoordelijkheid draagt ten aanzien van het gebouw, kan zij daaromtrent beleid en regels opstellen. Natuurlijk is het wel zaak dat de regels passen binnen het beleid en de afspraken die er gelden tussen de stichting en de groepsvereniging. Het stichtingsbestuur mag het draaien van de groepen niet onmogelijk maken, maar mag zeker wel een gedegen besluit nemen ten aanzien van het gebouw, indien dat in haar beheer is.
Het stichtingsbestuur kan met de vereniging afspraken maken over gebruik van het gebouw, hiervoor kan de Model huurovereenkomst stichting – vereniging gebruikt worden. Afspraken op dit vlak kunnen ingevoerd worden naast afspraken met eventuele andere huurders / gebruikers.
Afspraken stichting en vereniging
Als het gaat om contributie van jeugdleden, aanschaf en onderhoud van kampeer- en spelmateriaal, deze onderwerpen horen bij de vereniging. In sommige gevallen is het bij een groep van oudsher een taak die was ondergebracht bij de stichting.Voor het onderscheid en daarbij horende duidelijkheid en het splitsen van financiële stromen is het belangrijk dat de verantwoordelijkheid en het beheer over deze onderwerpen ligt bij de vereniging.Als het gaat om meubilair van het gebouw en om terreininrichting is het de vraag bij welke van de twee rechtspersonen dit het beste past, de stichting of de vereniging. De aanbeveling voor deze onderwerpen is om het met elkaar af te spreken en in een eventueel huurcontract vast te leggen.
