Budget, begroting en verslag
Bij een financieel gezonde groep komt veel kijken. Hoe zorg je als penningmeester voor een goed financieel beleid? Hoe stel je financiële stukken op en waar komen je inkomsten vandaan? Welke regelgeving is van toepassing? Hoe ga je om met afschrijven, sparen, het opvangen van tekorten of onvoorziene uitgaven?
Voor vragen over financiën kun je terecht bij het Team Financiën van het Kennisnetwerk.
Financieel beleid in je groep
Het vermogen van je Scoutinggroep bestaat niet alleen uit het geld dat je op de bank hebt staan. Voor de (wekelijkse) spelactiviteiten heeft je groep spelmateriaal, in je gebouw staat inventaris en je maakt als groep gebruik van een gebouw, terrein, wachtschip of een ander soort onderkomen. Materiaal, inventaris en accommodatie hebben allemaal een waarde die je naar een geldbedrag kunt vertalen.
Die waardebepaling is belangrijk, voor het geval je iets wilt of moet vervangen. Soms zie je zo'n moment aankomen, maar in geval van brand of diefstal wil je niet voor verrassingen komen te staan. Het is daarom belangrijk dat je als groep beleid maakt op financieel gebied en je financiën zo inricht dat je instaat bent om zowel na slijtage als bij een calamiteit de noodzakelijke vervangingen te doen. Download het infoblad Financieel beleid voor alle informatie over dit onderwerp.
Naast uitgaven en bezittingen heb je als groep inkomsten, zoals contributie. Hoe ga je daarmee om? En hoe bepaal je je contributie? Het zijn vragen om goed over na te denken, als je zorg wilt blijven dragen voor een financieel gezonde groep. Overige tips over dat onderwerp vind je hier.
Begroting maken
Een begroting maken voor een Scoutinggroep doe je door inkomsten (contributie, acties, subsidies) en uitgaven (materiaal, huur, kampen, verzekeringen etc. ) voor de groep en per speltak en groep in kaart te brengen. Daarbij maak je een overzicht en breng je reserves voor toekomstige investeringen en calamiteiten in beeld.
Begin met een jaarplanning, inventariseer het huidige spel- en kampeermateriaal, reserveer voor vervanging en vraag indien nodig ondersteuning aan via fondsen.
Stappenplan voor een Scouting begroting:
Inkomsten:
- Contributie: Bepaal het bedrag per lid, inclusief of kamp- en speciale activiteitskosten erin zitten.
- Acties & Sponsoring: Plan inkomsten uit acties (Jantje Beton, Grote Club Actie, koekjesverkoop, sponsorlopen), fondsen en sponsoring.
- Subsidies: Onderzoek mogelijkheden subsidie via je gemeente.
Uitgaven:
- Vaste Lasten: Huur gebouw/terrein, schoonmaakkosten, afval, bankkosten, lidmaatschappen.
- Bestuurskosten, automatisering, boekhouding.
- Kampeermateriaal, gebouw inventaris, terrein inventaris
- Vrijwilligers trainingen, waardering en afscheid & jubilea
- Speltakken:
- Programma: Materiaal voor opkomsten, activiteiten, kamperen (eten, vervoer, terrein).
- Spelmateriaal: Maak een lijst van bestaand materiaal, schat de levensduur en reserveer geld voor vervanging (denk aan lange termijn: 80% van nieuwwaarde als richtlijn).
- Algemene Kosten: Scouting Nederland contributie, Scouting regio kosten, verzekeringen, UBO-registratie.
budgettering & Beheer:
- Maak een Jaarplanning: Bepaal met bestuur en de leiding wat er gedaan moet worden.
- Maak een Speltakbudget: Koppel een budget aan het verwachte aantal leden per speltak.
- Reserveer & Spaar: Zet geld opzij voor grote uitgaven, vervanging van materiaal en onvoorziene kosten (calamiteitenfonds). Jubileum activiteiten.
