fotolijn

Scouts Online: Introductie & handleidingen

Scouts Online (SOL) is de naam voor alle administratieve internetmodules van Scouting Nederland. Scouts Online helpt je met de ledenadministratie en de financiën in je groep of regio, maar je kunt je er ook eenvoudig en snel inschrijven voor evenementen en trainingen. Snel naar Scouts Online? Klik hier. De Scouts Online-modules zijn beschikbaar in het Nederlands en Engels. De ontwikkeling van Scouts Online gaat nog iedere dag door. Nieuwe modules en tools worden gefaseerd ontwikkeld en ingevoerd. Op deze pagina vind je meer informatie over de bestaande modules binnen Scouts Online en kun je de handleidingen downloaden. Je kunt ook de veelgestelde vragen bekijken.

Basishandleiding

Aan de slag met Scouts Online? De belangrijkste onderwerpen zijn samengevat in een handige basishandleiding. Je vindt hierin onder andere informatie over het inrichten van de administratie voor je Scoutinggroep.

Ledenadministratie

Deze module beheert de leden, functies, speleenheden en organisatie onderdelen van Scouting Nederland. Elk lid kan zijn eigen NAW-gegevens (Naam Adres Woonplaats) aanpassen. Er kunnen diverse overzichten gemaakt worden. Kaderleden kunnen hun leden een e-mail sturen. Deze module is de basis voor alle andere modules, waardoor makkelijk kwalificaties, VOG's, bankgegevens en dergelijke bij een persoon te registreren zijn.

Permissiemanager

Met deze module wordt geregeld wie wat waarmee mag doen. Dit is afhankelijk van de rol van de gebruiker. De rol is de combinatie van functie, speleenheid en organisatieonderdeel. Voorbeelden: een gegevensbeheerder van een willekeurige speleenheid in een willekeurig organisatieonderdeel heeft wijzigingsrechten voor leden van zijn eigen speleenheid; een gegevensbeheerder van een speleenheid van de soort ‘bestuur’ heeft updaterechten voor alle leden van zijn organisatieonderdeel; een gegevensbeheerder van een speleenheid van de soort ‘bestuur’ van een organisatieonderdeel van de categorie ‘regio’ heeft updaterechten voor alle leden uit de eigen organisatie en onderliggende organisaties. Een overzicht van alle permissies in Scouts Online is te vinden onder 'Overzichten/links' - 'Diverse overzichten'. 

Financiële module

Met deze module kunnen facturen aangemaakt, beheerd en afgehandeld worden. De penningmeester is de enige die toegang heeft tot de Financiële module. De penningmeester kan facturen via automatische incasso innen, hij kan facturen aanmaken, overzichten maken en facturen exporteren om deze in een financieel pakket verder te behandelen.

Mailmodule

Deze module verzorgt het verzenden van mail berichten die in de diverse modules aangemaakt worden door de gebruiker of door het systeem. Op veel plaatsen kunnen e-mails gepersonaliseerd worden. Bijvoorbeeld: een deelnemer aan een evenement ziet zijn naam in de aanhef van de mail en ook de actuele deelname kosten voor de keuzes die hij gemaakt heeft tijdens inschrijven in de mail staan. De beheerder van de mail kan de tekst aanpassen. Mail kan met de editor netjes opgemaakt worden. Het is niet mogelijk om bijlges te versturen, maar je kunt bijvoorbeeld wel een link invoegen naar een download op de site van je groep.

Evenement- en trainingsregistratie

Met deze module kan een evenement- of trainingbeheerder formulieren aanmaken en openstellen voor een specifieke doelgroep. Als er deelnamekosten voor de deelnemers zijn, worden er vorderingen aangemaakt die in de Financiële module afgehandeld worden. Aan trainingsformulieren kunnen kwalificaties gekoppeld worden die na het voltooien van de training door het systeem aan de deelnemers toegekend worden.

Verzekeringsmodule

Met deze module is het op eenvoudige wijze mogelijk om zelf de reis- en bagageverzekering van Scouting Nederland af te sluiten voor jezelf, de leden van je speltak en/of je groep.

Nationale Scoutingloterij

Loten voor de Nationale Scoutingloterij kunnen besteld worden via Scouts Online. Het kaderlid van de groep die de loten besteld heeft, kan de verkochte loten in deze module bijhouden en aan het eind van de loterij een formulier printen om de niet-verkochte loten retour te zenden. De landelijke penningmeester handelt de niet-verkochte loten af en maakt een lijst van verkochte loten voor de trekking bij de notaris.

Groepscontributie

De penningmeester van een organisatie kan contributie heffen bij de leden van zijn groep, de contributie bedragen kunnen per groep, speleenheid of per lid ingesteld worden. Periodiek (maandelijks, per kwartaal) maakt de penningmeester contributievorderingen aan die in de Financiële module afgehandeld worden. Hierbij is het mogelijk om machtigingen voor automatische incasso te registreren en (SEPA-)incassobestanden voor de bank aan te maken. Het innen van contributie duurt dan ongeveer vijf minuten per keer.

Landelijke contributie

Eenmaal per jaar worden de landelijke contributievorderingen aan. De contributieheffing is gericht aan de groep en niet aan het individuele lid. De hoogte van het contributie bedrag is gebaseerd op het gemiddeld aantal leden van het voorgaande jaar. Op elke eerste dag van de maand wordt het aantal leden van elke organisatie opgeslagen. Tijdens het aanmaken van de vorderingen wordt het gemiddelde ledenaantal bepaald. De contributie wordt in één of in drie termijnen geïnd. Regio’s hebben de mogelijkheid om de regiocontributie door het landelijk servicecentrum te laten innen en door te laten storten op hun eigen rekening.

Schepenregistratie

Groepen met waterspeleenheden kunnen hun schepen registreren. Groepen kunnen keuringen voor hun schepen aanvragen bij de landelijke admiraliteit, die na de keuring het resultaat in deze module registreert. De regionale en de landelijke admiraliteiten kunnen overzichten maken van de schepen.

HRM-module

Dit is de vacaturebank van Scouting Nederland. De HRM-medewerker in de landelijke organisatie of in een regio kan een vacature aanmaken voor een vacante functie in een organisatie. Elk kaderlid kan zich aanmelden voor een vacature. De HRM-medewerker kan het sollicitatieproces volgen in deze module: afspraken maken, resultaten opslaan, benoemen in de functie, benodigde VOG aanvragen en registeren. Vacatures kunnen ook gematcht worden met potentiële kandidaten. Elk kaderlid kan een profiel invullen van zijn opleiding, belangstelling, etcetera. Deze worden dan vergeleken met de kenmerken van het vacatureprofiel. 

Selectiemodule

Alle modules bieden de mogelijkheid om overzichten van de elementen die bij de module horen te maken of te exporteren. Bijvoorbeeld een overzicht van leden met hun functies in de speleenheden, inclusief startdatum. Als er overzichten gevraagd worden met gegevens uit verschillende modules, kunnen deze overzichten gemaakt worden met de selectiemodule. Bijvoorbeeld alle kaderleden uit een postcodegebied die deelgenomen hebben aan een landelijk evenement (Scout-In), die zich aangemeld hebben voor een vacature.

Verhuurmodule

Met deze module heeft de gegevensbeheerder of verhuurder van een organisatie de mogelijkheid om het clubhuis of terrein van de organisatie aan te bieden voor verhuur in de Accommodatiegids. Naast het aanbieden voor verhuur is er ook een reserveringssysteem voor Labelterreinen aanwezig. Per gebouw of terrein worden de beschikbaarheid en tarieven aangegeven. Elk lid en ook niet ingelogde gebruikers kunnen een reserveringsaanvraag doen. De aanvraag kent de volgende statussen: aanvraag, voorlopige aanvraag, afgewezen, definitieve aanvraag, afgerond. Van elke statuswisseling krijgt de aanvrager of de verhuurder een mail. Vorderingen van reserveringen komen terecht in de Financiële module.

Scouting Academy-module

In deze module kunnen alle kwalificaties die zowel jeugd- als kaderleden behalen, geregistreerd worden. Met name voor de kaderleden is er ook een kwalificatiewijzer waarmee je kunt zien welke deelkwalificaties je moet halen, voordat je een kwalificatie krijgt en wie de kwalificatie kan toekennen. Dit sluit aan bij de werkwijze van Scouting Academy. 

Managementinformatie: ledenstatistiek

Via de managementinformatie in Scouts Online zijn verschillende overzichten en grafieken te bekijken die te maken hebben met het verloop van het aantal jeugd- en kaderleden in de groep. Daarnaast is er ook managementinformatie te raadplegen met betrekking tot kwalificaties van kaderleden. De overzichten spreken voor zich en zijn allen voorzien van een toelichting.

Managementinformatie: Scouts in kaart

Scouts in kaart is een aparte module binnen de managementinformatie. Deze module brengt informatie over leden, groepen en hun omgeving in kaart. Gegevens vanuit Scouts Online worden gecombineerd met geografische informatie, data van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en Experian (commerciële data van openbare bronnen). Scouts in kaart vertelt op deze manier, in de vorm van een kaart, iets over de huishoudens die zich in het verzorgingsgebied rondom je groep bevinden. Door de doelgroepsegmentatie is precies te zien waar de doelgroep van Scouting zich bevindt. Daardoor weet je waar er nog potentie is, hoeveel je nog kunt groeien in ledenaantal en waar in je omgeving je het beste nieuwe leden kunt werven.

VOG-module

Met de VOG-module kan de gegevensbeheerder of secretaris van een organisatie de VOG's die worden aangevraagd voor kaderleden, registreren. De module stuurt de organisatie een notificatie als kaderleden geen of geen volledige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben.

 

Delen op: