Een nieuw systeem voor Scouts Online (SOL)

Het landelijk bestuur heeft besloten om het komende jaar de overstap te maken van Scouts Online (SOL) naar het CRM (Customer Relationship Management) systeem van Salesforce. Dit besluit is genomen op basis van gedegen onderzoek en dient op meerdere fronten het belang van de vereniging. Met dit besluit nemen we de volgende stap om de dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen, verder te professionaliseren en de vereniging gereed te maken voor de toekomst. SOL, dat sinds 2006 gebouwd en onderhouden wordt door beroepskrachten en richting gebruikers ondersteund wordt door vrijwilligers, maakt plaats voor een systeem van een externe partij.

Het landelijk bestuur heeft dit besluit genomen, mede met het oog op continuïteit, (data)veiligheid en de schaarsheid op de arbeidsmarkt die het lastig maakt om de juiste programmeurs te vinden. Bijkomend voordeel is dat meerdere functies die nu bij verschillende aanbieders liggen, op termijn in één systeem kunnen. Zowel de ledenadministratie, als het e-mailen, een klantvraagvolgsysteem, relatiebeheer en een nieuwsbrieventool. Salesforce is ook bekend om zijn gebruiksvriendelijkheid.

Ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel, zowel op functionaliteit, als op het gebied van (data)veiligheid. Scouting is geen ICT-bedrijf en het is logisch om deze expertise bij een externe specialist in te kopen. De kosten van het gebruik van Salesforce zijn vergelijkbaar met de kosten van SOL omdat bespaard kan worden op de inzet van personeel voor de ontwikkeling. Er wordt samen met de implementatiepartners naar gestreefd om het nieuwe systeem begin 2025 in gebruik te kunnen nemen. Gebruikersgroepen en vrijwilligers van team Internet (die onder andere de helpdesk bemensen en trainingen verzorgen) worden de komende periode nauw betrokken.

Q&A

Wil je meer weten over dit besluit? Hieronder vind je de veel gestelde vragen en antwoorden. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact via info@scouting.nl.

Het is een stap om de dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen, verder te professionaliseren en de vereniging gereed te maken voor de toekomst. Het besluit is genomen met het oog op continuïteit, (data)veiligheid en de schaarsheid op de arbeidsmarkt die het lastig maakt om de juiste programmeurs te vinden. Scouting is geen ICT-bedrijf, de samenwerking met een gespecialiseerde partner biedt veel voordelen: we kunnen profiteren van veel kennis en ervaring en kunnen meeliften op best practices van vergelijkbare non-profit organisaties.
Het huidige systeem Scouts Online (SOL) draait op een verouderd systeem, dit geeft veiligheidsrisico’s (bv een datalek) en technische risico’s (bv instabiliteit) voor de vereniging. Daarom is eind 2019 gestart met de bouw van SOL 2.0. Omdat het lastig is om in de huidige arbeidsmarkt goede ontwikkelaars aan te trekken, werd het een steeds grotere uitdaging om een nieuwe versie van SOL op te kunnen leveren.
Toen we begonnen aan de bouw van SOL 2.0 leek dat de beste optie vanwege de vele specifieke wensen die Scouting heeft voor een ledenadministratiesysteem en de kosten die een externe partner met zich mee zou brengen. Inmiddels weten we dat het zelf-ontwikkelen ook veel uitdagingen en kosten met zich meebrengt en is outsourcing toch een betere keuze tegen vergelijkbare kosten.
De contributie gaat niet omhoog vanwege het nieuwe systeem. De kosten voor de samenwerking met een externe partij zijn vergelijkbaar met de kosten om te ontwikkelen met eigen mensen. Salesforce heeft bovendien een speciaal aanbod voor maatschappelijke organisatie als Scouting waardoor kosten vele malen lager liggen dan voor een commercieel bedrijf. Er zijn tariefafspraken gemaakt voor een periode van vijf jaar waarmee we een goed financieel overzicht hebben kunnen maken.
Dit jaar verandert er nog niets en blijft Scouts Online gewoon beschikbaar zoals je gewend bent. Uitgangspunt is om het nieuwe systeem voor het einde van 2024 te implementeren en in gebruik te namen. We houden jullie uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen rondom de verhuizing van ons CRM-systeem. We kunnen al wel zeggen dat Salesforce bekend staat om zijn gebruiksvriendelijkheid.
Een ander CRM-systeem voor de bedrijfsvoering en ondersteuning betekent nieuwe mogelijkheden en in een aantal gevallen ook het afscheid nemen van bestaande mogelijkheden. Het is niet de bedoeling dat iedere functionaliteit van SOL ook in het nieuwe systeem terugkomt. Dat was ook al niet de bedoeling met SOL2. Uitgangspunt bij het inrichten van het nieuwe systeem is een gebruiksvriendelijk, eigentijds CRM-systeem waarmee we toekomstbestendig zijn. In de basis gaan we uit van ledenadministratie, betalingen, inschrijvingen evenementen en verzorgen van mailingen.
Er is met verschillende partijen gesproken en er zijn diverse offertes opgevraagd. De kosten, gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden zijn doorslaggevend geweest. Salesforce kwam op alle vlakken als beste uit de bus, vooral omdat er veel gebruikers binnen Scouting zijn en dus veel licenties nodig. Salesforce heeft een speciaal tarief voor maatschappelijke organisaties.
De overgang van SOL naar het CRM-systeem van Salesforce is een groot verandertraject. Om dit succesvol te laten verlopen, stellen we een multidisciplinaire programmagroep samen waarbij zowel beroepskrachten en vrijwilligers worden betrokken. Deze groep zorgt samen met de externe implementatiepartner voor realisatie en implementatie van het nieuwe CRM-systeem.
Voordat we de training kunnen ontwikkelen, moeten we eerst het nieuwe systeem inrichten. Hier gaan we de komende maanden aan werken. Je kunt er in elk geval vanuit gaan, dat er voor iedereen die met het systeem gaat werken, een training komt voordat we overstappen. Hoe dit er precies uit gaat zien is nu nog niet bekend maar zodra er meer duidelijkheid is, communiceren we hierover.
Nee, in principe niet. Via een zogenaamde centrale datamigratie wordt de data vanuit SOL in het nieuwe systeem overgezet.
In de periode april t/m september zijn we druk om het systeem in te richten op een manier die Scouting het beste ondersteunt, het ontwikkelen van trainingen, overzetten van de data vanuit Sol naar Salesforce en het trainen van o.a. de helpdesk. In september en oktober doen we een pilot bij een aantal groepen en regio’s/admiraliteiten zodat we in november en december de laatste wijzigingen kunnen doen voordat we overgaan naar het nieuwe systeem.