Headerafbeelding

Medewerker frontoffice (18 - 28,8 uur per week)

Als aanvulling op ons team zoeken wij een medewerker frontoffice voor 18 tot 28,8 uur per week. (50% - 80%)

Algemene kenmerken
De medewerker frontoffice is een functie die wordt ingezet bij het Landelijk team Secretariaat. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de secretariële dienstverlening naar de Scoutingorganisatie.

Doel van de functie

Het zorgdragen voor de afhandeling van het inkomende telefoonverkeer en het ontvangen van bezoekers alsmede het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens van secretariële aard, zodanig dat tijdig informatie aan belanghebbenden kan worden verstrekt.

Organisatorische positie

De medewerker frontoffice ressorteert hiërarchisch onder de coördinator van het team waarbinnen de functie is gepositioneerd. Het Landelijk team Secretariaat bestaat uit een coördinator en vier medewerkers.

Werkzaamheden

  • Binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken correct afgehandeld, zodanig dat op een efficiënte manier naar de juiste bestemming worden geleid;
  • Ontvangt bezoekers en informeert medewerkers over de komst van het bezoek, beantwoordt vragen en geeft eventueel informatie. Verwijst bij specifieke vragen door naar anderen of laat een afspraak maken;
  • Beantwoordt zoveel mogelijk vragen van bezoekers die aan de receptie komen. Geeft eventueel informatie (in de vorm van brochures). Verwijst bezoekers bij specifieke vragen door naar andere medewerkers of laat een afspraak maken;
  • Binnenkomende post ontvangen en verspreiden, zodanig dat deze de plaats van bestemming tijdig bereiken;
  • Verricht diverse administratieve werkzaamheden en behandelt post en email conform afspraken en richtlijnen;
  • Beheert de OTRS-box, beantwoordt algemene klantvragen en zet de vragen indien nodig door naar de juiste medewerkers.

Profiel van de functie

  • MBO werk- en denkniveau;
  • Goede kennis van MS Office en bekend met registratiesystemen;
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Affiniteit met Scouting en/of vrijwilligerswerk is een pre.

Specifieke functiekenmerken

  • Plan- en organisatievermogen en een proactieve houding;
  • Flexibele instelling en stressbestendigheid in verband met deadlines;
  • Klantgerichtheid en in teamverband kunnen werken;
  • De volgende kenmerken zijn van toepassing: collegiaal, klantgericht, verbindend en relativeringsvermogen;
  • Bereid om op verschillende dagen/dagdelen en af en toe in de avonduren en in de weekenden te werken.

Wij bieden

  • Een uitdagende functie in een inspirerende werkomgeving met gemotiveerde collega’s en vrijwilligers.
  • Standplaats Leusden.
  • Een aanstelling voor een jaar met mogelijkheid tot verlenging.
  • Arbeidsvoorwaarden conform Cao Sociaal Werk.
  • Salarisindicatie: schaal 4, van € 2.009,- tot € 2.763,- bruto op fulltime basis en een individueel keuze budget van 18.69%.
  • Scouting Nederland verlangt van iedere medewerker een Verklaring Omtrent het Gedrag.

Belangstelling?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Rosaly Tijmensen, coördinator team secretariaat via e-mail rosaly.tijmensen@scouting.nl of telefoon 033 – 496 0903.

Heb je interesse in deze vacature? Stuur dan uiterlijk 1 januari 2021 je CV met motivatiebrief naar Ruud van Bekkum via personeelszaken@scouting.nl.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

    Vacature type:
    Beroepskracht
    Waar:
    Landelijk
    Hoe:
    Structurele klus
    Wat:
    Specifiek: juridisch, financiën, administratie