Headerafbeelding

Scoutingevenementen in 2021: wat kan er wél?

Op het moment dat de piek van de eerste coronagolf z’n hoogtepunt naderde stond eigenlijk de jubileumeditie van de HIT met een recordaantal deelnemers op de agenda. Niet alleen de HIT, maar ook de Landelijke Scoutingwedstrijden (LSW) en -zeilwedstrijden (LSZW), Vrijheid in Herdenken en Exxploraxxion gingen uiteindelijk niet door. Er ging een streep door de eerste editie van de European Jamboree en onze eigen Nationale Jamboree. 2020 was een jaar zonder grote landelijke Scoutingevenementen. Bij elkaar opgeteld zouden hier duizenden bevers, welpen, scouts, explorers en roverscouts aan meedoen: wat een domper. Geen scouts van andere groepen uit binnen- en buitenland ontmoeten, uitdagende activiteiten beleven en feestjes vieren. Ook voor de ruim duizend(!) vrijwilligers die op landelijk niveau meewerken aan deze evenementen een enorme teleurstelling: de evenementen waar al héél veel uren voorbereiding in zaten konden niet doorgaan. Niet gek dat we al snel na het afblazen van de grote evenementen de vraag kregen hoe 2021 eruit zou gaan zien. In deze update nemen we je daarom mee voor een kijkje achter de schermen van de landelijke Scoutingevenementen.

Coronaregels zorgen voor uitdagingen

Het organiseren van grote activiteiten en evenementen in coronatijd valt niet mee. De verschillende organisatieteams zijn desondanks volop aan de slag gegaan. In 2021 staan niet alleen de jaarlijkse activiteiten zoals de Scouting(zeil)wedstrijden en de HIT op de kalender, maar het is ook het jaar van Scout-In. Na de eerste golf zijn de organisatieteams in de zomer na gaan denken over de mogelijkheden en uitdagingen. Al snel bleek dat we als Scouting Nederland niet zo gemakkelijk van alle evenementen in één keer konden zeggen of ze wel of niet door zouden kunnen gaan in 2021. Er zijn tenslotte veel verschillen in deelnemersleeftijden, de activiteiten die we doen en of er een overnachting is of niet. Dat vraagt een aanpak ‘op maat’ per evenement, waarbij alle organisatieteams wel een gezamenlijk uitgangspunt hebben: we gaan kijken wat er in 2021 wél kan!

Plannen en scenario’s

Met behulp van de protocollen die door de evenementenbranche zijn gemaakt (o.a. https://vvem.nl/) en met de informatie die vanuit de Rijksoverheid en gemeenten bekend zijn wordt bekeken in welke vorm ieder evenement in 2021 plaats kan vinden. Onderdeel daarvan is een (verplicht) uitgewerkt plan over hoe ieder evenement om gaat met de coronamaatregelen, het naleven daarvan en bijvoorbeeld hoe de hygiëne geregeld is. Bij verschillende evenementen zijn voor het maken van dat plan deskundige vrijwilligers gezocht, is er hulp van het crisisteam van Scouting Nederland en overleggen we met experts uit de branche en bij de overheid om tot een goed plan te komen. We kunnen daarbij gebruik maken van alles wat al is uitgewerkt voor de zomerkampen van Scouting en de opkomsten die we iedere week doen. Maar met heel veel scouts uit het hele land meerdere dagen samen komen is nog een veel grotere uitdaging dan de uitdaging die we met elkaar al hadden voor de zomerkampen!

Het is onvermijdelijk dat de evenementen er anders uit gaan zien en helaas hebben we geen glazen bol waarin we kunnen kijken om te zien hoe het Nederland volgend jaar rond deze tijd vergaat. Het is onvermijdelijk dat er in 2021 nog coronamaatregelen zijn die van invloed zijn op het wel of niet kunnen houden van een evenement. Daarom is een belangrijke vraag die we bij al deze plannen stellen is: “waaraan moet dit evenement minimaal voldoen?”. Een landelijke zeilwedstrijd waar maar een handjevol ploegen aan deel kunnen nemen is geen landelijke zeilwedstrijd en zo heeft iedere scout zijn verwachtingen bij bepaalde evenementen. Als we niet aan die verwachtingen kunnen voldoen, of de maatregelen staan een bepaald evenement niet toe, dan kan het niet doorgaan.

Om hier goede keuzes in te maken kijken we naar de routekaart die de overheid heeft opgesteld. Bij de verschillende fases in de routekaart worden scenario’s gemaakt. We stellen daarbij ook zogenaamde ‘Go / No-Go’ momenten vast. Dat zijn momenten waarop we belangrijke beslissingen nemen. De keuze voor een bepaald scenario is zo’n moment, het moment waarop de inschrijvingen open moeten en het moment waarop we bijvoorbeeld materialen moeten vastleggen bij leveranciers ook. Bij leveranciers komen bijvoorbeeld kosten bij kijken. Krijgen we die weer terug bij een eventuele annulering van het evenement, of zijn we (een deel van) het geld kwijt? Belangrijke afwegingen die meespelen in de voorbereiding. Per evenement zijn de scenario’s en Go / No-Go momenten daarom verschillend.

Hoe ziet 2021 er dan uit?

Eerder hebben we beloofd eind 2020 (nu dus…) te laten weten hoe het evenementenjaar voor Scouting in 2021 eruit ziet. Die belofte kunnen we niet nakomen, omdat we niet nu al de keuze willen maken of bepaalde evenementen wel of niet doorgaan. We gaan er vanuit dat we – op welke manier dan ook – iets kunnen organiseren. Juist omdat jullie hier allemaal zo naar uitkijken! We zijn ook realistisch: de kans dat één of meerdere evenementen niet door kunnen gaan is nog steeds vrij groot. Want: mogen we tegen die tijd wel weer door het land reizen? Kunnen er grote groepen scouts samenkomen? Kunnen we al die regels die er zijn wel naleven? En hoeveel tijd kost het nog voor er vaccins zijn die goed werken en zijn evenementen in algemene zin dan alweer toegestaan? Vragen waar ook wij het antwoord niet op weten.

Ruim voordat een evenement plaats gaat vinden nemen we daarom een besluit met alle informatie die op dat moment bekend is. Dat zal voor het eerste evenement in 2021, de HIT, binnenkort al zijn, voor Scout-In kan dat verderop in het voorjaar zijn. Voorop staat dat in alle organisatieteams enorm veel vrijwilligers keihard aan het werk zijn om met alle onzekerheden die er zijn, fantastische nieuwe edities van jouw favoriete evenementen te organiseren. Daar zijn we supertrots op! En we hopen natuurlijk dat in jouw agenda nog steeds al die toffe evenementen geblokt staan en dat, zodra het kan en mag, we je daar weer zien! Op scouting.nl/evenementen vind je een overzicht met alle evenementen die gepland staan. Zodra er nieuws is over één van de evenementen delen we dat natuurlijk via de websites van die evenementen, social media en @-scout. We houden je op de hoogte!