Headerafbeelding

VOG beleid per 1-12-2021

Sinds 2004 heeft Scouting Nederland een VOG-beleid dat recht doet aan het bieden van een sociaal veilige omgeving voor jeugdleden, kaderleden, buitengewone leden en plusscouts. In de loop der jaren is het VOG-beleid steeds aangepast op de actualiteit en is de landelijke raad steeds nauw betrokken geweest bij het hele proces.

In een onderzoek dat onder alle kaderleden van Scouting Nederland is gedaan, is een zogenaamde denktank ontstaan, bestaande uit zowel kaderleden uit lokale groepen, regio’s en teams van Scouting Nederland.

De uitkomsten van het onderzoek en de gesprekken met de denktank hebben geleid tot een aanpassing van het bestaande VOG-beleid: een getoonde VOG geldt vanaf 1 december 2021 voor alle functies binnen Scouting en de VOG is straks drie jaar geldig.

Op deze pagina vind je een korte uitleg wat de besluitvorming voor jou als groep en of regio voor gevolgen heeft. De uitleg hebben we samengevat in een FAQ, die als het nodig is uitgebreid wordt met vragen en antwoorden. Voor de exacte aanpassingen in Scouts Online kun je de release notes bekijken. 

Op korte termijn worden alle infobladen herschreven waarbij verwijzingen naar digitale informatie de voorkeur krijgt boven alle geschreven informatie. Met het aanbieden van digitale informatie wordt het mogelijk de informatie actueler en sneller aan te bieden.

Eén VOG voor alle persoonsgebonden functies van een kaderlid

In december 2020 heeft de landelijke raad besloten dat ieder kaderlid voor alle functies op ieder niveau, kan volstaan met 1 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Dat betekent voor het betrokken kaderlid dat hij/zij niet voor alle nieuwe functies op een ander niveau nog eens een unieke VOG moet inleveren.

Voor de VOG dient altijd op de aspecten Informatie en Personen gescreend te worden. Voor sommige functies kan ook het aspect Aansturing of Geld nodig zijn. Om zeker te zijn dat je inderdaad kunt volstaan met 1 VOG voor al je functies kan het organisatiedeel wat jouw VOG aanvraagt ervoor kiezen ongeacht de functie je te laten screenen op de vier aspecten: Informatie, Geld, Aansturing, Personen.

Als het betreffende organisatieonderdeel alleen screening aanvraagt op basis van Informatie en Personen, dan zul je mogelijk bij een (nieuwe) functie of op een ander niveau alsnog een nieuwe VOG moeten overleggen waarbij wel de vier screeningsaspecten Informatie, Geld, Aansturing en Personen is meegenomen.
Stem dus binnen het organisatieonderdeel wat je (eerste) VOG aanvraag doet, goed af op welke screeningsaspecten je VOG wordt aangevraagd.

  • Het grootste gedeelte van onze kaderleden start bij een lokale Scoutinggroep. Deze Scoutinggroep hoort dus al een VOG voor haar kaderleden aan te vragen. Er is voor gekozen om die lijn ook nu te handhaven; daar waar het kaderlid of buitengewoon lid het dichtst bij het Scoutingspel staat, wordt de VOG aangevraagd. Dat sluit aan bij waar ook de landelijke contributie wordt geïnd.

    Maak gebruik van onderstaande tabel om te beoordelen welk organisatieonderdeel de eerste (nieuwe) VOG aanvraag hoort te doen:

    Functie

    Aanvragend onderdeel
    Kaderlid uitsluitend bij een groepGroep
    Kaderlid uitsluitend op regioniveauRegio
    Kaderlid uitsluitend op landelijk niveauLandelijk niveau
    Kaderlid op groeps- en ander niveauGroep
    Kaderlid op regionaal en landelijk niveauRegio
  • Natuurlijk wel en in een aantal gevallen is dat ook wel zo handig en snel, maar we hebben afgesproken dat het organisatieonderdeel waar je bent ingestapt, eerst de gelegenheid krijgt en neemt om een (nieuwe) VOG aan te vragen. Scouts Online wordt zo ingericht dat een eerste aanvraag niet “overruled” kan worden door een nieuwe aanvraag van een andere organisatie.

  • De originele VOG is en blijft eigendom van het betreffende kaderlid. Het organisatieonderdeel dat de VOG heeft aangevraagd, ziet en checkt de originele VOG, registreert deze in Scouts Online en geeft de originele VOG terug. Vanuit de privacyregels worden er geen kopieën gemaakt en/of digitaal opgeslagen. Het kaderlid bewaart de originele VOG en kan deze op eerste verzoek opnieuw tonen.

    In de oude situatie heb je wellicht de originele VOG of een kopie (digitaal) bewaard in een map. We hebben hierover advies ingewonnen en het nadrukkelijke advies gekregen geen VOG of een kopie daarvan ergens en op welke manier dan ook, op te slaan. Ons dringend advies is dan ook om Scouts Online te gebruiken voor de registratie van de aanvragen. Originele VOG’s die je nog ergens in je bezit hebt, dien je terug te geven aan de desbetreffende kaderleden. Als dat niet mogelijk is, stuur je een bericht dat je de originele VOG (na registratie in Scouts Online) zal vernietigen.

    Advies
    : Neem in je AVG duidelijk op hoe je aanvragen en originele VOG’s verwerkt met daarbij de vermelding dat de originele VOG altijd terug gaat naar de eigenaar. Zo verklein je de kans dat kaderleden het gevoel krijgen dat hun gegevens niet “veilig” opgeborgen zijn.

    Let op! Voor kader-, buitengewone leden en plusscouts die hun VOG aanvraag hebben gekregen omdat zij uitsluitend landelijk vrijwilliger zijn; jij stuurt je originele VOG op naar het landelijk servicecentrum. Door het landelijk servicecentrum ontvangen VOG worden binnen de geldende privacy-reglement, vernietigd.

  • Een Verklaring Omtrent het Gedrag is altijd een momentopname en heeft een terugkijkmoment.
    Het kan gebeuren dat na het overleggen van de VOG kaderleden iets doen dat schadelijk is voor de leden of Scouting. Zaken zoals seksueel grensoverschrijdend gedrag, diefstal en verduistering, stalking, bedreiging, etc.
    Gedragingen die echt niet passen bij een jeugd- en jongerenorganisatie als Scouting. De VOG als regelmatige check past dan beter dan eenmalige momentopname. Ook buiten Scouting wordt steeds gebruikelijker om de aanvraag te herhalen. Dat is dan ook de reden dat we om de drie jaar van alle kaderleden een nieuwe VOG verlangen.

    Advies: Wil je meer weten over hoe JUSTIS, de screeningsautoriteit omgaat met VOG aanvragen voor jeugd- en jongeren check dan justis.nl of wateenvog.nl.

  • Wij denken dat het mogelijk is om op een vrij eenvoudige manier, binnen die drie jaar van herhaling, alle kaderleden een nieuwe VOG te laten inleveren.
    Check in Scouts Online nu wie er binnen jouw organisatie allemaal een VOG heeft en in welk jaar dit was. Knip dat in drie stukken (ieder stuk een jaar) en start dan met de oudste VOG’s die dan als eerste een nieuwe VOG moeten inleveren. Je hoeft dus niet in 2022 alle VOG’s in 1 keer vernieuwd te hebben.
    Je krijgt overigens vanuit Scouts Online ook een berichtje 3 maanden voordat een VOG gaat vervallen.

    Voorbeeld: Je hebt een groep met 67 kaderleden waarvan 45 kaderleden een VOG hebben tot en met 2014, 10 kaderleden een VOG hebben tot en met 2019 en de rest heeft een VOG tot en met 2020. Dat betekent dat in 2022 alle oude VOG’s tot en met het jaar 2014 vernieuwd moeten zijn, die tot en met 2019 uiterlijk in 2023 en alle VOG tot en met 2020 zijn in 2024 vernieuwd.

  • Natuurlijk gaan we er zorg voor dragen dat, als je de juiste rol daarvoor hebt, je precies kunt zien wie binnen jouw organisatieonderdeel een VOG heeft, voor welke screeningsopties de VOG verleend is en ook wanneer de aanvraag voor een VOG is gedaan, zolang er nog geen VOG geregistreerd is.

    Alle overzichten vallen en staan bij het juist en op tijd registreren van aanvragen en originele VOG’s. Een juiste registratie in SOL kan voorkomen dat jouw kaderlid meerdere aanvragen voor een VOG krijgt.

    Rol/functieRechten
    KaderlidLezen
    (Groeps)bestuur, projectleiders op ieder niveauLezen
    Gegevensbeheerder en secretaris op ieder niveauRegisteren aanvragen van originele VOG's, lezen
    Groepsbegeleiders, HRM'ers, HRP'ersLezen
    BeroepskrachtenLezen
    Team HRMBO bij landelijke projecten en teamsRegistreren aanvragen van originele VOG's, lezen

    Advies: In de nieuwe versie van Scouts Online kan het zijn dat er wijzigingen in bovenstaande tabel worden aangebracht, rekening houdend met de wetgeving op dat moment. Check dus in je organisatieonderdeel wie nu echt rechten nodig heeft op de VOG-module en leg dat ergens vast.

  • In hoofdstuk 5 “Lidmaatschap van Scouting Nederland staat precies omschreven wat Scouting Nederland verstaat onder de verschillende vormen van lidmaatschap en wat de rechten en plichten zijn die horen bij het betreffende lidmaatschap.
    Stagiaires dienen ook een geldige VOG te hebben maar zijn geen leden in de zin van het HHR.

    Kaderlid is een ieder met een functie binnen Scouting Nederland.

    Buitengewoon lid is een ieder die geen kaderlid of jeugdlid is binnen Scouting Nederland.

    Plusscouts binnen Scouting Nederland zijn binnen een Scoutinggroep buitengewone leden en in een zelfstandige kring zoals vastgelegd in Hoofdstuk 2 van het HHR kaderleden.

    Het wel of geen direct contact hebben met jeugdleden maakt voor het aanvragen van een VOG niets uit. Alle kaderleden, buitengewone leden en plusscouts zijn in het bezit van een VOG en deze is als zodanig geregistreerd in Scouts Online. Organisatieonderdelen dragen er zorg voor dat er geen uitzonderingen zijn of gemaakt worden.

    Advies: Check op Scouting.nl in het infoblad de matrix die we gemaakt hebben om te zien voor wie een VOG-aanvraag verplicht is. Maak en bespreek binnen je organisatieonderdeel keuzes en leg die vast, zodat een gemaakte keuze na verloop van tijd hernieuwd kan worden maar ook dat nieuwe kaderleden zich de afspraken snel eigen kunnen maken.

  • Er kunnen voor je kaderleden altijd redenen zijn waarom men een uitstaande aanvraag niet op tijd afrondt of een verkregen VOG maar niet inlevert. Persoonlijke omstandigheden zoals: een drukke baan, emotionele problemen of wellicht tijdelijk verblijf in het buitenland kunnen daar een reden van zijn. Vervelend en lastig, want dan heb je alles voor je gevoel op orde en dan moet je heel veel tijd en energie besteden aan de afwikkeling.

    Laten we als uitgangspunt nemen (conform HHR) dat ieder kaderlid, buitengewoon lid en plusscout in het bezit dient te zijn van een geldige VOG; dan is dat je eerste uitleg naar het betreffende kaderlid. Kortom geen VOG dan doe je niet mee! Geen excuses, geen smoesjes, gewoon zwart-wit.

    Check daarbij ook de informatie in het Huishoudelijk reglement en disciplinaire maatregelen op de website.

    Advies: Betreft het een nieuw kaderlid dan heb je natuurlijk een kennismakingsperiode met elkaar afgesproken en hoelang die kennismakingsperiode duurt. Je hebt uitgelegd dat in die periode kennisgemaakt wordt met het stafteam, de jeugdleden en andere teams, maar ook dat er een VOG ingeleverd moet worden voor het einde van de kennismakingsperiode. Is er geen VOG ingeleverd dan voldoet het kaderlid NIET aan de voorwaarden van het HHR en mag er geen sprake zijn van een lidmaatschap.

  • Ja, dat mag als je redenen hebt dat het betreffende kaderlid iets heeft gedaan waarvan je redelijkerwijs het vermoeden hebt dat dit een strafrechtelijk tintje heeft of krijgt. In dat geval is het ook raadzaam om dit te bespreken. Maak daarbij afspraken binnen welke termijn die nieuwe VOG ingeleverd moet worden. Spreek ook binnen jouw organisatie af wie die tijdslijn bewaakt.

  • Dat klopt en dat is ook nog steeds een grote wens van Scouting Nederland, niet alleen voor alle kaderleden zelf, maar ook voor alle organisatieonderdelen. In 2022 en 2023 zal JUSTIS als screeningsautoriteit, starten met een project om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om deze service mogelijk te maken. In de gesprekken die Scouting Nederland begin 2021 met JUSTIS heeft gevoerd hebben wij aangegeven graag mee te denken en in een soort van pilot te willen deelnemen. De verwachting is dat in 2024 er meer duidelijkheid komt zodat er vanaf 2025 mee gewerkt kan worden.

    Info: Samen met diverse andere landelijke organisaties zoals NOC*NSF bekijken wij hoe we onze organisatieonderdelen hiermee kunnen ondersteunen. Het zal duidelijk zijn dat een dergelijk systeem niet gebouwd wordt voor 5 of 35 aanvragen maar echt bedoeld is om bijvoorbeeld meerdere keren per jaar een groot gedeelte van alle kaderleden te uploaden. Vanuit Scouting Nederland komen wij graag bij je terug zodra er meer duidelijk is.

  • Nee, een VOG is een persoonsgebonden document. Wat wel door JUSTIS onderzocht wordt, is of een originele VOG in de toekomst, digitaal naar de betrokken kaderlid gestuurd kan worden. Het kaderlid kan na acceptatie van de link van JUSTIS aangeven of de VOG als document per post verzonden moet worden of digitaal naar het e-mailadres wat bij de aanvraag vermeld is.
    Ook hier heeft Scouting Nederland aangegeven dat wij graag een pilot willen zijn.

    Tip: Heel veel kaderleden wisselen van e-mailadressen, breng hen onder de aandacht dat dit niet altijd even handig is. Vraag hen (en herhaal dat periodiek) te zorgen dat hun persoonsgegevens in Scouts Online ook echt kloppen, zodat niet alleen de juiste informatie altijd bij hen binnenkomt maar ook, straks als het zover is, de VOG digitaal ontvangen kan worden.

  • Het is belangrijk dat het nieuwe VOG-beleid snel en effectief door alle organisatieonderdelen toegepast kan worden en dat, als er vragen zijn, men snel geholpen wordt.
    In nauwe samenwerking met de diverse teams vanuit het landelijk servicecentrum zetten we niet alleen de @-Scout in, maar ook de maandelijkse spreekuren en het e-mailadres vog@scouting.nl voor inhoudelijke vragen. Daarnaast heeft het trainingsteam van Landelijk team Internet een training VOG-module in Scouts Online ontwikkeld.

    In basis wijzigt er niets aan het doen van een VOG-aanvraag, de methodiek wijzigt niet. Als het nodig is, passen we de verschillende infobladen en website over dit onderwerp aan.
    Voor onderwerpen als “handhaving”, slimme overzichten in Scouts Online, privacy en VOG komen specifieke infobladen.

  • Niet helemaal. VOG’s zijn wat Scouting Nederland betreft geen doel op zich, maar een van de stappen uit een reeks van 8, waarmee wij een sociaal veilig speel-, en werkklimaat voor al onze leden realiseren. Al onze leden hebben respect voor elkaar, gaan op de juiste manier met elkaar om, en ondersteunen elkaar, dat zijn maar enkele zaken die we willen verankeren op ieder niveau.

    Om je op groepsniveau te ondersteunen kan je, wellicht samen met andere groepen uit je regio, bij je regio vragen om een workshop sociale veiligheid. In diverse trainingen van Scouting Academy komt dit onderwerp ook regelmatig terug.

    Daarnaast adviseren wij groepen en regio’s om een groepsvertrouwenspersoon aan te stellen. Een vertrouwenspersoon is een belangrijk onderdeel in een sociaal veilige groep. Meer informatie over de groepsvertrouwenspersoon lees je hier (link) na.

  • Wij snappen het als je niet al je kader-, en buitengewone leden binnen een maand van een nieuwe VOG hebt voorzien. Begin met de oude VOG’s en maak binnen je bestuur afspraken (en leg deze vast) over de tijd die je nodig denkt te hebben voordat iedereen een nieuwe VOG geregistreerd heeft staan.

  • Inderdaad, lekker gemakkelijk maar het hoort niet en het mag niet. De screeningsopties moeten heel nauw aansluiten bij de werkzaamheden die het kaderlid gaat vervullen of vervult. Door alle screeningsopties aan te vinken loop je het risico dat er geen VOG wordt verleend en het betreffend lid, niet verder kan. Bedenk je dat het screenen van een vrijwilliger op meer dan de benodigde opties, gezien kan worden als een inbreuk op de privacy.
    Vooralsnog gaan wij er van uit dat met de opties Informatie, Geld, Aansturing en Personen de meeste werkzaamheden van de kaderleden afgedekt zijn. In Scouts Online vind je een overzicht (onder Diverse Overzichten) waarin staat welke screeningsopties voor welke functie van toepassing zijn.

  • Begrijpelijk, een aanpassing in beleid kan onzekerheid geven of je alles wel goed doet. Wil je ruggenspraak houden of meer informatie hebben dan staan diverse medewerkers van het landelijk servicecentrum je graag te woord:

    Vragen over de VOG’s en alles wat daar mee te maken heeft kun je e-mailen naar vog@scouting.nl; de Landelijk coördinator VOG werkt op maandag en donderdag en pakt dan je vraag op. Ook kun je maandelijks op de 3e
    donderdag van de maand gebruik maken van het avondspreekuur van 18.00 tot 20.00 uur via WhatsApp: 06-57746422.

    Vragen over sociale veiligheid in zijn algemeenheid, stel je via de e-mail aan de collega’s van team Sociale veiligheid: inveiligehanden@scouting.nl

    Vermoedens van grensoverschrijdend gedrag meld je via 033 - 496 09 11.

    Meer informatie over de groepsvertrouwenspersoon wat je niet kunt terug vinden in de folder landelijk Vertrouwenspersoon en kun je lezen op de website van Scouting Nederland.

Ondersteuning

Gerelateerde onderwerpen