fotolijn

Kennismakingsgesprekken

Hoe pak je een kennismakingsgesprek aan? Hoe kom je erachter of een vrijwilliger echt geschikt is voor de functie? En wat doe je als het niet goed zit? Kortom, heeft de kandidaat dat in huis wat voor de functie binnen je team nodig is en anderzijds, bieden de functie en de organisatie dat wat de kandidaat zoekt?

Anders dan in het bedrijfsleven, is er binnen Scouting de afspraak om met iedereen die belangstelling heeft voor de functie een kennismakingsgesprek te hebben. Vanuit het oogpunt van het behoud van vrijwilligers is het niet alleen van belang om aandacht te besteden aan vrijwilligers die belangstelling hebben voor de functie. Het is zeker zo belangrijk om met kandidaten die voor een vacature worden afgewezen op zoek te gaan naar alternatieven binnen of buiten je eigen team of organisatieniveau.

Bij een kennismakingsgesprek gaat het dus vooral om informatie uitwisselen, zodat bij beide partijen een duidelijk beeld ontstaat. Wees daarbij zo concreet en expliciet mogelijk: je hebt er tenslotte niets aan als na verloop van tijd blijkt dat het niet lekker loopt omdat verwachtingen, bijvoorbeeld over tijdsinzet, niet zijn uitgesproken.

Zekerheid

Hoe kom je er nu achter dat iemand ook echt kan wat hij zegt te kunnen? Of anders gezegd: hoe kun je zekerheid krijgen over het toekomstig functioneren van een kandidaat? Absolute zekerheid is er nooit, maar de onderstaande punten helpen je om zo veel mogelijk zekerheid te krijgen.

  • Weet wat je zoekt: met een wervingsprofiel (en de projectopdracht) in de hand, loop je minder risico dat je van de kern afdwaalt.
  • Gebruik technieken als STAR of criteriumgericht interviewen: de kern van die technieken is dat je vraagt naar gedragsvoorbeelden. Vroeger gedrag is namelijk de beste voorspeller van toekomstig gedrag.
  • Vermijd gesloten vragen en vraag door: gesloten vragen zijn vragen waar je je met een 'ja' of 'nee' vanaf kunt maken. Daarmee komt het gesprek niet op gang, terwijl je juist wilt dat de kandidaat zich laat zien.
  • Toets je indrukken of intuïtie: negeer of verstop het bekende onderbuikgevoel niet, maar bespreek dit juist door gebruik te maken van één van de hiervoor genoemde technieken.
  • Win referenties in: dit is niet zo gebruikelijk binnen Scouting, maar zeker als je er open over bent naar de kandidaat toe, is er niets mis mee.
  • Werk met een proefperiode, dat geeft beide partijen de kans om in de praktijk te kijken hoe het gaat.

Praktische tips

  • Zorg dat de juiste mensen rond de tafel zitten: bij het eerste gesprek zijn de voorzitter of teamleider en de HRM’er (groepsbegeleider, coördinator vrijwilligersbeleid of een landelijk HRM’er) aanwezig.
  • Bereid het gesprek samen voor: het helpt om vooraf na te denken over de vragen die je wilt gaan stellen of de voorbeelden die je gaat gebruiken.
  • Maak (gebruik van) een checklist, waarop je kunt turven of alle belangrijke zaken aan de orde zijn geweest: denk daarbij aan inhoud van de functie, competenties, motivatie en ambitie, inzet, werkbelasting en de benodigde of beschikbare ondersteuning.
  • Trek voor een gesprek drie kwartier tot een uur uit: elke kandidaat is het waard om in te investeren.
  • Geef de kandidaat ook de ruimte om vragen te stellen.
  • Geef aan het eind van het gesprek duidelijkheid over de procedure: is een vervolggesprek onderdeel van de procedure, wanneer en hoe wordt de kandidaat geïnformeerd over de uitslag?
  • Informeer de kandidaat persoonlijk, eventueel telefonisch, over de uitslag: wees helder over de conclusie en de motivatie. Streef naar begrip bij de kandidaat.
  • Wijs een afgewezen kandidaat op andere vacatures of functies en kijk samen wat beter bij zijn mogelijkheden en ambities aansluit.