fotolijn

Update HIT 2020 inschrijving

Zoals je wellicht gemerkt hebt ging de HIT inschrijving weer fout dit jaar. De afgelopen jaren ging er helaas steevast iets mis. De HIT is het enige evenement waarbij je je zo snel mogelijk wilt inschrijven om je te verzekeren van een plekje. Dit zorgt ervoor dat op de dag dat de inschrijving open gaat, scouts massaal naar Scouts Online gaan en zich willen inschrijven. Sommige leden gebruiken hiervoor wel 5 computers tegelijkertijd. Helaas kunnen onze servers deze hoeveelheid paginabezoeken niet aan.

Zondag 19 januari zaten we om 09.30 uur met een aantal man klaar om de HIT open te zetten. We zagen de drukte op de servers langzaam toenemen, hèt signaal dat jullie allemaal klaar zaten om in te schrijven. Om 09.45 uur werd die load op de servers zo zwaar dat de database servers vast liepen. Snel de systemen opnieuw opstarten, extra capaciteit toevoegen, kijken waarom het systeem het zo zwaar heeft en actie ondernemen. Helaas bleek dat weinig uit te maken. Daarom werd de inschrijving helemaal stil gelegd. Inmiddels hadden 22 leden zich weten in te schrijven op verschillende HIT's, de rest was het niet gelukt.

We hadden een idee waar het in kon zitten: de login portal haalt gegevens uit Scouts Online en bij elk bezoek op Scouts Online wordt op de login portal gekeken of de gebruiker nog is ingelogd. Enkele maanden geleden hadden we een aanpassing gedaan aan deze procedure en eigenlijk was dat nooit een probleem. Alleen met de HIT inschrijving, met zoveel bezoekers tegelijk, was het blijkbaar wel een probleem! Dus snel een oplossing bedenken om dit probleem op te lossen. Dat was gelukt, en om 16.00 uur konden we weer open gaan.

Dus 15.55 uur hebben we Scouts Online weer open gezet. De load liep vrij snel weer op, maar niet op de login portal. Phewww, dat probleem is opgelost! Helaas ging het om 16.00 uur weer mis. Deze keer was het echter niet echt duidelijk welke server het zo zwaar had. Dus snel handelen was er deze keer niet bij helaas. Na enige tijd (en wat servers herstarten) was helaas de conclusie dat we dat niet meer die zondag konden oplossen en is het besluit genomen om de inschrijving uit te stellen. Wij waren uitgeput, tijd om even onze rust te nemen en de volgende dag verder te kijken naar wat een mogelijke oplossing is.

Maandagavond is er overleg geweest met de ontwikkelaars van Scouts Online, de beheerders en de landelijke HIT organisatie. Als we weer op 1 moment iedereen tegelijk laten inloggen, dan weten we vrijwel zeker dat de servers dat niet aan kunnen. Dus welke andere oplossingen hebben we? Er is toen besloten met een voorinschrijving te werken die een ruime week duurt. Na deze voorinschrijving gaan we kijken welke HIT's te veel inschrijvingen hebben. En binnen die HIT's gaan we loten onder de inschrijvers. De HIT's waarbij geen problemen zijn kan iedereen uiteraard meteen door.

Na wat filtering van verkeerde inschrijvingen (dubbele groepjes, niet de juiste leeftijd, personen die 2 keer zijn ingeschreven, enz.) bleven er 28 van de 95 HITs over waarbij meer inschrijvingen waren dan dat er plek was. Sommige HIT's hebben besloten om toch wat meer leden toe te staan, bij andere HIT's was dit helaas niet mogelijk. Dus daar moest echt bij geloot worden (20 HITs). Leden die niet ingeloot werden op hun eerste keuze hebben we vervolgens doorgeplaatst naar hun 2e keuze, of zelfs 3e keuze. Helaas blijven er dan ook nog leden over die niet ingeloot konden worden (omdat ze maar 1 keuze hadden opgegeven, of omdat alle 3 de HIT's waarvoor ze zich hebben ingeschreven zo populair waren).

De aantallen: In totaal hebben we 2674 voorinschrijvingen ontvangen. 2097 leden hebben we meteen op hun eerste inschrijving kunnen indelen! Op de 2e en 3e keuze hebben we 318 van de overgebleven 577 leden kunnen indelen. Dat betekent helaas ook dat er dus 259 leden over zijn die we niet op hun voorinschrijving hebben kunnen indelen. De komende week heeft iedereen de tijd om haar of zijn inschrijving compleet te maken en de betaling te voldoen. Daarna worden de inschrijvingen weer open gezet voor iedereen die nog geen plekje heeft weten te bemachtigen.

Inmiddels heeft iedereen een email ontvangen met wat haar of zijn persoonlijke situatie is. We hopen met dit stukje tekst jullie wat meer duidelijkheid te geven over de situatie en we wensen alle deelnemers aan de HIT een fijne HIT toe!