fotolijn

Release Notes Scouts Online

Release notes evenementen/formulieren SOL versie 19.12

Module: evenementen/trainingsadministratie

categorie

omschrijving

Annuleren

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Aanpassen deelnamecondities lukte niet als de annuleringskosten geen heel getal is.

Dat probleem is nu opgelost.

Annuleren

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Als de deelnemer annuleert, kan je voortaan de reden van annulering meegestuurd krijgen in de e-mail die je daarvan ontvangt.

Hoe:

·         Ga naar paginamenu  ‘aanpassen mails’;

·         Kies een e-mailbericht dat je wilt aanpassen;

·         Er is nu een personalisatiecode ‘Deelnemer: annuleringsreden’ aanwezig, die je in je bericht kunt opnemen.

Annuleren

Voor de deelnemer:

Je kunt nu in één keer aangeven dat de deelname geannuleerd is; voorheen kon je alleen aangeven dat je wilde annuleren en moest de beheerder de status van je inschrijving omzetten in ‘geannuleerd’.

Hoe:

·         Ga naar: ‘Mijn scouting’ > ‘mijn inschrijvingen’

·         Kies de inschrijving die je wenst

·         Ga naar paginamenu  ‘deelnamestatus’

·         Kies voor annuleren.

Annuleren

Voor evenementbeheerder/trainingbeheerder

Als een deelnemer de inschrijving geannuleerd heeft en er zijn annuleringskosten in rekening gebracht dan kun je de status wijzigen van ‘Inschrijving geannuleerd’ naar ‘Inschrijving kosteloos geannuleerd’.  Hierbij wordt de factuur van de deelnemer aangepast zodat hij/zij de deelnamekosten terug krijgt.

Hoe:

·         Ga naar de deelnemer

·         Ga naar paginamenu  ‘deelnamestatus’

·         Wijzig de status van geannuleerd naar kosteloos geannuleerd

Betalingsgegevens

Voor de deelnemer van een landelijke activiteit, waarvoor betaald moet worden:

Er is nu een betalingslink aanwezig bij paginamenu  ‘betalingen’ van de inschrijving.

Het gebeurt wel dat de iDEAL-betaling niet goed gaat. Voorheen moest je dan op een e-mail wachten met een betaallink. Deze link is nu zichtbaar bij paginamenu  ‘betalingen’ van je inschrijving.

Hoe:

·         Mijn scouting, mijn inschrijvingen

·         Kies de inschrijving die je wenst

·         Ga naar paginamenu  ‘betalingen’

NB Het is wel zo, dat als de betaling die je gedaan hebt,nog niet door de bank afgehandeld is, de link niet zichtbaar is. De bank kan er een paar dagen over doen voordat een betaling geaccepteerd is.
Om geen dubbele betaling te krijgen wordt in die periode geen link getoond.

Betalingsgegevens

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder van landelijke evenementen/trainingen:

De betalingslink die voor de deelnemer zichtbaar is, wordt ook getoond voor de  evenementbeheerder/trainingbeheerder. Deze link kan gekopieerd worden naar een e-mail die door jou verstuurd wordt.

Hoe:

·         Ga naar de deelnemer

·         Ga naar paginamenu  ‘betalingen’

Betalingsgegevens

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Er wordt meer financiële informatie getoond bij paginamenu  ‘betalingen’.

Je kunt dan zien wat er met de factuur gebeurd is.

Hoe:

·         Kies bij een formulier met betalingsgegevens paginamenu  ‘deelnemers’.

·         Kies een willekeurige deelnemer

·         Ga naar paginamenu  ‘betalingen’

·         Je ziet dan onderaan een overzichtje van de acties op de bijbehorende factuur.

Betalingsgegevens

Voor de penningmeester van een landelijk evenement/training:

De betalingsherinnering voor iDEAL-betaling kan je nu zelf aanpassen.

Hoe:

·         Kies Financiën, Factuurbeheer, Facturen

·         Ga naar paginamenu ‘mailberichten’

·         Je kunt hier 4 mailberichten aanpassen voor de eigen organisatie.

Inschrijven

Voor niet-leden:

Na de inschrijving krijg je een e-mail met onder meer het bericht dat je een account kunt aanvragen. In de e-mail is nu het lidnummer beter zichtbaar; dat heb je immers nodig voor een account.

Inschrijven

Voor de deelnemer:

De start- en einddatum van het evenement/training wordt nu ook op de te downloaden bevestiging van de inschrijving vermeld.

Hoe:

·         Mijn scouting - Spel - Mijn Inschrijvingen

·         Kies een willekeurig formulier

·         Knop ‘Meer", optie "Inschrijfformulier downloaden’

·         Open de PDF: bijna bovenaan staat nu de start- en einddatum van het evenement.

Inschrijven

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Je kunt nu bepaalde velden van het formulier bevriezen; de deelnemer kan het veld wel zien, maar niet aanpassen. Als beheerder kun je het veld wel aanpassen.

Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement of maak er een aan

·         Kies een willekeurig formulier of maak er een aan

·         Kies paginamenu ‘samenstellen’

·         Kies b.v. een numeriek veld of voeg dat veld toe aan het formulier

·         Je ziet dan een optie: ‘Veld bevriezen’

Inschrijven

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Je kunt nu leeftijdsgrenzen instellen op tabblad ‘doelgroep’. Dat is handig b.v. in dit geval:

Een 9-jarige welp kan het evenement Scout-In zien.
Als je zowel jeugdleden van de Explorers, maar ook kaderleden van de welpen uit wilt nodigen dan moet je aanvinken:
- jeugdleden
- kaderleden
én
- welpen
- explorers
Als “bijproduct” krijg je dan een 3e combinatie: Jeugdleden van de welpen.

Door de leeftijdsgrens toe te voegen treedt dit niet meer op.
Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement of maak er een aan

·         Kies een willekeurig formulier of maak er een aan

·         Kies paginamenu ‘doelgroep’ en vul daar de benodigde gegevens in.

Inschrijven

Voor de deelnemer:

Als je een inschrijving doet met betalen met incasso en je mag de groepsrekening gebruiken, dan kun je nu kiezen voor de rekeningen van de groep waarvoor een machtiging is afgegeven.

Inschrijven

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Je kunt nu standaard in een formulier een veld ‘voorwaarden’ toevoegen. Als je in de basis paginamenu dan een link naar de deelnemersvoorwaarden hebt opgenomen, wordt de deelnemer automatisch gevraagd om aan te geven dat zij/hij de voorwaarden heeft gelezen.

Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement of maak er een aan

·         Kies een willekeurig formulier of maak er een aan

·         Kies paginamenu ‘basis’

·         Vul het veld ‘Link naar deelnemersvoorwaarden’

·         Kies paginamenu ‘samenstellen’

·         Kies het veld ‘voorwaarden voor deelname’ om toe te voegen.

Inschrijven

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Je kunt nu een willekeurig lid inschrijven bij een formulier als je beschikt over een lidnummer en achternaam.

Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement of maak er een aan

·         Kies een willekeurig formulier of maak er een aan

·         Kies paginamenu ‘deelnemers’

·         Onderaan Meer…. en dan ‘extra lid toevoegen als deelnemer’

Mailen

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Je kunt nu ook bij het evenement specifieke deelnemers van alle formulieren selecteren om te mailen; voorheen  kon je alleen alle deelnemers mailen.

Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement

·         Kies paginamenu ‘deelnemers’

·         Vink een aantal deelnemers aan

·         Knop ‘Stuur mail’

Mailen

Voor de deelnemer:

In sommige (automatische) mailtjes stonden wat rare codes, zoals %frm_price% bij een formulier zonder deelnamekosten. Die zijn nu vervangen door leesbare getallen of teksten.

Mailen

Voor de deelnemer:

Voorheen ontving je nog een e-mail als de evenement/trainingbeheerder een evenement afsloot/archiveerde. Dat is soms meer dan een jaar na afloop. Dat gebeurt nu niet meer; het leverde alleen maar verwarring op.

Overzicht deelnemers

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Bij de export van deelnemergegevens wordt nu ook een datum aangegeven wanneer de deelnemer voor het laatst haar/zijn inschrijving gewijzigd heeft.

Hoe:

·         Spel, evenementen van mijn organisatie

·         Kies een willekeurig evenement

·         Kies een willekeurig formulier

·         Kies paginamenu ‘deelnemers’  en daar de knop ‘export’

·         Er is dan een kolom ‘Inschrijving laatst gewijzigd’

Permissies

Voor de landelijke helpdesk:

Deze medewerker kan nu ook de standaard mailberichten bekijken, die bij een formulier zijn aangemaakt, alsmede de tabs samenwerkende organisatie en openstaande termijnen bij het evenement.

Status deelnemers

Voor iedereen handig om te weten:

Als een lid overlijdt, wordt ontzet uit het lidmaatschap of uitgesloten wordt van hernieuwd lidmaatschap dan wordt dat lid niet meer getoond in de deelnemerslijst. Deze leden krijgen dan een eindstatus, zodat het archiveren hierdoor niet tegengehouden wordt. Hierbij krijgen deze inschrijvingen de status ‘afgerond’ (als het evenement geweest is) of ‘niet afgerond’. Als er sprake is van een betaling en het evenement is nog niet geweest dan wordt de inschrijving kosteloos geannuleerd.

Status deelnemers
(toegevoegd bij annuleren)

Voor iedereen handig om te weten:

Als een inschrijving is geannuleerd dan kan de evenement beheerder deze inschrijving nog omzetten naar ‘kosteloos geannuleerd’. In een enkel geval gebeurt dat.

Workshops

Voor de evenementbeheerder/trainingbeheerder:

Als je een evenement hebt, die in principe gratis is, maar waarbij voor sommige facultatieve onderdelen (zoals een workshop) wel betaald moet worden, dan kan dat vanaf nu.

De deelname kosten zijn dan 0,00 euro en bij de te betalen onderdelen kun je een toeslag in rekening brengen.
Er wordt alleen een factuur aangemaakt als er werkelijk betaald moet worden.

Hoe:

·         Paginamenu samenstellen van een formulier

·         Voeg veld "Deelnamekosten" toe voor 0,00 euro

·         Voeg veld "Treklijst met toeslag" toe; je kunt dan keuzes met en zonder toeslag toevoegen.

Formulier module

NB Formulieren zijn vanaf heden te beheren als je  één of meer van de volgende functies hebt:
teamleider, gegevensbeheerder, secretaris, evenementbeheerder, trainingbeheerder. Deze worden hieronder met de verzamelnaam ‘formulierbeheerder’ aangeduid. Overige kaderleden kunnen wel formulieren bekijken.

Archiveren

Voor de formulierbeheerder:

Je kunt nu een formulier archiveren.

Hoe:

·         Organisatie, organisatie, basisgegevens

·         Kies dan paginamenu  ‘Formulieren’

·         Kies een formulier

·         Onderaan is nu een knop om te archiveren.

Je kunt gearchiveerde formulieren nog wel weer bekijken, als je in het filter dat aangeeft.
De ingevulde formulier gegevens van de deelnemers worden verwijderd bij archiveren.

Inschrijven

Voor de formulierbeheerder:

‘verborgen veld’ zijn nu weer zichtbaar voor de formulierbeheerder in de inschrijfformulieren van deelnemers.

Mailen

Voor de formulierbeheerder:

Je kunt nu standaard mailberichten aanpassen.

 Hoe:

·         Organisatie, organisatie, basisgegevens

·         Kies dan paginamenu  ‘formulieren’

·         Kies een formulier

·         Ga naar paginamenu ‘mailberichten aanpassen’

Mailen

Voor de formulierbeheerder:

Je nu ook een bericht ontvangen als een deelnemer de gegevens heeft aangepast.

Hoe:

·         Organisatie, organisatie, basisgegevens

·         Kies dan paginamenu  ‘formulieren’

·         Kies een formulier

·         Pas de instelling aan bij ‘Mail naar organisator bij wijziging van inschrijving’

Overzicht deelnemers

Voor de formulierbeheerder:

De export van deelnemergegevens ziet er qua kolommen nu net zo uit als in de evenementen/trainingsmodule.