fotolijn

Nieuwe versie Scouts Online 10 september 2019

Dinsdag 10 september gaat er een nieuwe versie van Scouts Online live, waarin we vooral veel verbeteringen aangebracht hebben rondom de e-mail functie. De belangrijkste verandering is dat we het, op veler verzoek, mogelijk maken om bijlagen te versturen met de mails die je vanuit Scouts Online stuurt.

Dat is niet het enige dat veranderd is, hieronder vind je een overzicht van alle wijzigingen en verbeteringen:

  • Je kunt nu in je gebruikersinstellingen aangeven of je standaard een kopie wilt ontvangen van de mail die je verstuurt. Ga hiervoor met je muis rechtsboven over je naam en actieve organisatie en kies onderaan ‘gebruikersinstellingen’. In dit menu kun je je voorkeuren wijzigen.
  • Op de verschillende plaatsen waar e-mail wordt verstuurd kan je ook kiezen of je voor de betreffende e-mail wel of geen kopie wilt ontvangen.
  • Je kunt nu meerdere e-mailadressen registreren in je gebruikersinstellingen. Bij het verzenden van e-mail kun je kiezen welk e-mailadres als afzendadres gebruikt wordt. Dus als je het bijvoorbeeld handig vindt dat je mail verstuurd wordt vanaf Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., dan is nu je kans!
  • Je kunt de e-mailadressen beheren door bij ‘Mijn Scouting’, ‘Mijn basisgegevens’ bij ‘Contactgegevens lid’ te klikken op ‘e-mailadressen beheren’.
  • De webmaster van de website van jouw Scoutingorganisatie kan een zogenaamd SPF record aanpassen. Hierdoor wordt de e-mail, die door Scouts Online verstuurd wordt, netjes bezorgd namens jouw groep; de e-mail komt dan niet op een spamlijst. Hier vind je daar meer informatie over.
  • Je kunt één of meerdere bijlages toevoegen aan de e-mail. Deze bijlages worden direct na het verzenden weer van de SOL-servers verwijderd. Hiervoor gelden de volgende restricties:
    Een bijlage mag niet groter zijn dan 5 MB.
    Het totaal aan bijlages mag niet meer zijn dan 20 MB.
    Het mogen alleen office-documenten, PDF's of afbeeldingen zijn.
  • De secretaris/gegevensbeheerder kan bij de organisatiegegevens een groepslogo uploaden. Dat logo wordt linksboven weergegeven in de verzonden e-mail. Het is niet mogelijk om dit per speleenheid te doen. Onderaan bij de groepsgegevens staat achter ‘Groepslogo mail toevoegen’ een link. Daarna staan er instructies over hoe je dat kunt doen en waaraan een logo moet voldoen.Als er geen groepslogo ge-upload is, wordt het logo van Scouting Nederland weergegeven.
  • De secretaris/gegevensbeheerder kan bij de organisatiegegevens een standaard tekstblok als voettekst registreren; deze tekst wordt bij alle uitgaande e-mails opgenomen die leden van jouw organisatie sturen. Er is één tekst per organisatie mogelijk.
  • Je kunt in je gebruikersinstellingen aangeven welk template je wilt gebruiken. Ga hiervoor met je muis rechtsboven over je naam en actieve organisatie en kies onderaan ‘gebruikersinstellingen’. In dit menu kun je je voorkeur wijzigen. Daarbij is te kiezen uit de templates van Scouting Nederland met water, steen, lucht, aarde, hout of blad. Standaard is het template ‘water’ gekozen. Het template wordt als header bovenaan de e-mail opgenomen. Het groepslogo (zie punt 6) komt in dit template te staan.
  • Als je een e-mail gaat versturen is er een mogelijkheid om een preview te zien van de e-mail.
  • Alle e-mail die je verstuurt is terug te vinden in een apart overzicht dat je vindt onder ‘Mijn Scouting’, ‘Mijn basisgegevens’ en kies dan voor ‘e-mail’.

Financiële module

  • Je kunt een standaard e-mailadres voor financiële e-mails registeren. Ga naar ‘Financiën’, onderdeel Factuurbeheer en klik op ‘facturen’ en kies dan ‘instellingen’.
  • Bij het verzenden van e-mail wordt, behalve je eigen e-mailadres, ook het standaard e-mailadres getoond, zodat je dat als afzendadres kunt kiezen. Tevens kun je het e-mailadres van je speleenheid en organisatie kiezen als afzendadres.

Nieuwe formulier module

  • Je kunt een standaard e-mailadres bij een formulier registeren bij de basisgegevens van het formulier.
  • Bij het verzenden van e-mail wordt, behalve je eigen e-mailadres, ook dat standaard e-mailadres getoond, zodat dat als afzendadres gekozen kan worden.
  • Als je als kaderlid een e-mail verstuurt naar alle leden en hun ouders/verzorgers, dan worden er geen e-mailberichten meer verstuurd naar de ouders van de kaderleden.

Ledenadministratie

  • Als je als kaderlid een e-mail verstuurt naar alle leden en hun ouders/verzorgers, dan worden er geen e-mailberichten meer verstuurd naar de ouders van de kaderleden.

Selectie-module

  • Kaderleden van lokale groepen en regio's kunnen nu rechtstreeks e-mailen vanuit selecties; je hoeft dus niet eerst e-mailadressen te exporteren. Daarbij geldt de beperking dat er niet meer dan 5.000 e-mails tegelijkertijd verstuurd kunnen worden. Kaderleden van landelijke organisatieonderdelen blijven de zogenaamde bulkmail-procedure gebruiken.