Planner Productie “Jij toont de toekomst door tijd en taken optimaal te verbinden”

Productie | Productieteam

Intro
De evenementenwereld is, net als Scouting in Nederland, volop in beweging. Evenementen komen en gaan en bezoekers hebben volop keuze uit talloze evenementen. Dat maakt bezoekers kritisch: er zijn hoge verwachtingen als het gaat om de kwaliteit van evenementen. Het is daarom fantastisch om te zien dat de landelijke ledenactiviteiten van Scouting Nederland onverminderd populair zijn. Onze evenementen worden goed bezocht en goed beoordeeld. We zijn dan ook trots op al die vrijwilligers die onze evenementen mogelijk maken. Tegelijkertijd realiseren we ons dat de evenementenwereld verandert: door het enorme aanbod van evenementen is de druk op leveranciers en partners in de markt hoog. Overheden scherpen regelgeving aan en leggen de verantwoordelijkheid voor risico’s en maatregelen bij organisatoren. Ook ónze bezoekers verlangen steeds een beetje meer kwaliteit.

Dat alles vraagt wat van de wijze waarop we binnen Scouting omgaan met onze evenementen en hoe wij onze evenementen organiseren. Het ‘Productiebureau’ heeft als definitieve naam ‘Productie’ gekregen en organiseert met ingang van 1 januari 2020 voor alle grote landelijke ledenactiviteiten centraal de technische Productie en veiligheid van de evenementen. Hiermee willen we meer continuïteit en kwaliteit realiseren als het gaat om de productie organisatie van evenementen.

Productie is niet alleen het nieuwe ‘thuis’ van alle vrijwilligers in de Productieteams. Het ‘Productieteam’ organiseert als vast team binnen Productie de volledige basis op technisch- en veiligheidsvlak van de landelijke ledenactiviteiten. Er is daarmee géén aparte Productie-/ondersteuningstak meer binnen ieder evenement, maar er wordt een dienst geleverd áán een evenement, te vergelijken met bijvoorbeeld financiën of communicatie. De specialistische teams of vrijwilligers worden door het Productieteam betrokken bij de detailuitwerking, planvorming en calculatie. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en kunde binnen het team en bij de partners van Scouting Nederland (zoals leveranciers en overheden). Het wiel wordt niet keer op keer opnieuw uitgevonden. Hierdoor ontstaat voordeel waar het gaat om inzet van vrijwilligers, inhuur- en inkoop van materialen en diensten bij onze partners en het belangrijkste: de focus van een organisatieteam kan gaan naar waar het écht om draait. Het organiseren van een sterk inhoudelijk programma.

Zo’n 170 enthousiaste productievrijwilligers (verdeeld over 19 teams) met volop kennis en kunde over productiezaken en bovenal met passie voor evenementen zijn daar jaarrond druk mee.

Bezigheden
Jij bent lid van het Productieteam, dat een onderdeel is van Productie. In het Productieteam zitten leden van diverse vakgebieden: technisch producenten, veiligheidscoördinatoren, budgetbewakers, terreinspecialisten en de medewerker team evenementen. Samen met hen ga jij aan de slag om de nieuwe werkwijze tijdens evenementen tot een succes te maken. Voor de op- en afbouwfase van een evenement maak je een duidelijk leesbare en overzichtelijke planning met behulp van een planningspakket waarbij je de taken op een slimme manier in de tijd zet. Zo wordt de materiaalbehoefte ook inzichtelijk voor de verschillende taken. Ook kijk je of processen niet alleen na elkaar, maar ook gelijktijdig kunnen plaatsvinden, waardoor tijdwinst (en soms ook geldwinst) kan ontstaan. Je weet je planningen kwantitatief goed te onderbouwen en zet die als het nodig is om in bruikbare en leesbare informatie, zodat ook de klant (het evenement) de juiste beslissingen kan nemen. Aangezien het een functie betreft die jaarrond ingevuld wordt, kun je buiten de drukke evenement(en)tijd al werken aan standaardisering van een aantal planningen (raamwerk), waardoor de tijdsbesteding enigszins gespreid kan worden en niet alles vlak voor het begin van het evenement nog in kaart gebracht moet worden.

Je bagage
Je kunt naast plannen ook organiseren op een goede manier. Netwerken is heel belangrijk, omdat je veel contact hebt met andere (interne en externe) disciplines. Je communiceert goed, helder en tijdig met iedereen, om te voorkomen dat er dingen misgaan in de planning of er conflicten ontstaan. Je kunt tegen een stootje, bent stressbestendig en hebt een flexibele werkhouding: soms loopt de planning niet geheel als bedacht (het blijft een communicatiemiddel) en dan kun je snel schakelen. Ook bezit je een helicopterview: een goed, compleet en actueel overzicht is essentieel. Je bezit een gezonde dosis verantwoordelijkheidsgevoel: als jij fouten maakt, zijn anderen daar de dupe van. Andere belangrijke competenties zijn: onderhandelen, analytisch denken, monitoren, controleren, rapporteren. Het zou handig zijn als je al wat ervaring met plannen in een planningspakket hebt, maar dat is niet noodzakelijk. De tijdbesteding zal naar verwachting jaarrond enkele uren per week bedragen, buiten piekperiodes. Als jij als planner van een bepaald evenement bent, ligt die belasting natuurlijk wat hoger voor een bepaalde periode. Ook ben je lid van Scouting Nederland en kun je een geldige VOG overleggen.

Je beloning
Je werkt samen met een groep enthousiaste en gedreven vrijwilligers die allemaal vanuit hun eigen specialisme een bijdrage leveren aan een succesvol evenement. Jij hebt als één van de weinigen contact met alle disciplines binnen het evenement: een echte spin in het web. Door aan de slag te gaan in deze functie kun je je eigen profiel als planner natuurlijk ook aanscherpen en je (Scouting) netwerk verder uitbouwen.

Aanmelden en informatie
Wil je eerst meer informatie, stuur dan een berichtje naar coordinatie@productie.scouting.nl. Denk je gelijk, dit is wat voor mij, stuur dan een motivatiebrief + CV naar hrm@productie.scouting.nl onder vermelding van “vacature planner”, dan nemen we snel contact met je op. We zien je reactie met grote belangstelling tegemoet!

Vrijwilliger bij Scouting: Goed bezig!
Scouting vervult een belangrijke maatschappelijke rol. Onze vrijwilligers begeleiden en ondersteunen jongens en meiden in hun persoonlijke ontwikkeling. Dat doen ze in diverse functies. Direct, bijvoorbeeld als leidinggevende bij een lokale groep, als spelleider bij een regioactiviteit of als survivalbegeleider op de HIT, en indirect als onder andere HRM’er, penningmeester of kok. Zinvol werk met en voor jeugd. Een vrijwilliger bij Scouting is dus goed bezig!
Te vervullen vanaf:
01-07-2020
Reageer als lid van Scouting
Reageer als niet-lid van Scouting