Headerafbeelding

Productie

Productie is verantwoordelijk voor de productionele kant van een evenement: dat draait om alles van techniek tot voeding en van beleving tot veiligheid. Daarin is een onderscheid te maken tussen een groep die jaarrond bezig is met het bevorderen van processen rondom de productie van een evenement (productieteam) en een groep die voornamelijk meehelpt bij de productie van een specifiek evenement (de teams van Productie). In totaal zijn er nu al zo’n 250 vrijwilligers actief die zich graag inzetten voor de productionele kant van evenementen. Dat betekent dat alleen scouts aan de productie van een evenement kunnen meehelpen als ze lid zijn van Productie. Met ‘de productie’ worden alle teams bedoeld die onder Productie vallen.

Onze teams

Ruim 250 enthousiaste productievrijwilligers (verdeeld over 19 teams) met volop kennis en kunde over productiezaken en bovenal met passie voor evenementen zijn daar jaarrond druk mee. Het ‘Productieteam’ organiseert als vast team binnen Productie de volledige basis op technisch- en veiligheidsvlak van de landelijke ledenactiviteiten.

De specialistische teams of vrijwilligers worden door team Productie betrokken bij de detailuitwerking, planvorming en calculatie. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en kunde binnen het team en bij de partners van Scouting Nederland (zoals leveranciers en overheden). Het wiel wordt niet keer op keer opnieuw uitgevonden. Hierdoor ontstaat voordeel waar het gaat om inzet van vrijwilligers, inhuur- en inkoop van materialen en diensten bij onze partners en het belangrijkste: De focus van een organisatieteam kan gaan naar waar het écht om draait, het organiseren van een sterk inhoudelijk programma.

Support en inhoud

Om processen rondom de organisatie van landelijke ledenactiviteiten enerzijds en inhoudelijke borging van het Scoutingspel anderzijds goed te laten verlopen is er ondersteuning vanuit de verschillende landelijke teams, georganiseerd met vrijwilligers en beroepskrachten.

365 dagen per jaar actief

Omdat alle vrijwilligers met een bepaalde taak een plek hebben in Productie, zijn er geen aparte vacatures meer bij de evenementen voor productie en veiligheid. Maar nieuwe vrijwilligers moeten óók een kans krijgen zich aan te sluiten. Daarom worden, al dan niet evenement-specifiek, wel vacatures geplaatst vanuit Productie. Een nieuwe vrijwilliger krijgt dan een plaats in één van de teams.

We willen graag alle medewerkers leren kennen die zich namens Productie inzetten voor, tijdens en na een evenement. Om hen te leren kennen, te waarderen, te kunnen binden/boeien/laten groeien (volgens ons landelijk vrijwilligersbeleid), is het noodzakelijk dat zij lid zijn van een team alvorens zij deelnemen aan (oftewel zich inzetten voor) een evenement. Op die manier zijn ze ook zichtbaar en kunnen we zorgen dat het hen goed gaat en dat er voldoende aandacht voor ze is als het goed gaat, maar ook als het misschien onverhoopt minder goed gaat. Maar het moet ook mogelijk zijn dat je tegen je teamgenoten kunt zeggen: dit keer komt het mij niet zo goed uit om deel te nemen, kunnen jullie mijn taak overnemen? Dat kan zijn door ziekte, privéomstandigheden of wat dan ook. Je hoeft dus niet aan elk evenement mee te doen, maar we verwachten wel dat je op de een of andere manier actief bent voor je eigen team.

Organogram

Hoe verhoudt Productie zich tot de vereniging? De teams die in het groen zijn aangegeven in het organogram, zoals de LAROS en Communicatie, zijn geen onderdeel van het Veiligheids- of het Belevingscluster. Zij vallen dus ook niet onder Productie, maar omdat we een hechte relatie met deze teams onderhouden, hebben we ze wel in het organogram opgenomen.

Kernteam

Omdat de productie jaarrond is ingericht wordt er meer naar de toekomst(ige evenementen) gekeken. Dat zal je merken door een focus op werving van nieuwe leden voor Productie, optimalisering van lopende processen, investering in trainingen en bovenal: het bouwen aan een hecht team. Zie het kernteam als een dagelijks bestuur dat zorgt dat alles op rolletjes loopt. Het kernteam bestaat uit vrijwilligers en beroepskrachten van het landelijk servicecentrum.

Productieteam

Het ‘Productieteam’ organiseert als vast team binnen Productie jaarrond de volledige basis op technisch- en veiligheidsvlak van de landelijke ledenactiviteiten. Er is daarmee geen aparte Productie-/ondersteuningstak binnen ieder evenement, maar er wordt een dienst geleverd aan een evenement. Bij voorkeur zal er met het gehele team aan het evenement gewerkt worden. Daarnaast zijn er ook jaarrond andere leden van Productie bezig met de toekomstige evenementen (en aan evenementen gerelateerde zaken) waardoor de productionele kant van de organisatie van een evenement efficiënter zal verlopen.

In het Productieteam zijn de volgende specialistische functies ondergebracht:

  • Technisch producenten
  • Veiligheidscoördinatoren
  • Budgetbewakers
  • Tekenaars
  • Terreinspecialisten
  • Planner
  • Medewerker Team Evenementen
  • De medewerkers in dit team zijn flexibel in wat ze willen doen of willen zich vanuit deze positie oriënteren binnen Productie, waarna ze een vaste keuze maken. Het is daarom de ultieme snuffelplek voor beginners. Tegelijkertijd is er zeker ook plek voor een oude rot in het vak die bereid is zich in te zetten op de plek die waar even een gat valt. Tijdens een evenement krijg je per dagdeel een klus.

  • Licht en geluid

    De naam spreekt voor zich; onze mannen en vrouwen die zorgen voor het licht en het geluid tijdens evenementen.

    Telecom

    Onze communicatiespecialisten bij uitstek. Uitstekend uitgerust om de technische infrastructuur op en af te bouwen.

    Water

    Een eerste levensbehoefte voor ieder mens, dit team zorgt voor voldoende fris water waar het nodig is.

    Terrein

    Onze helden die zorgen dat de terreinen zijn ingericht en de tenten op de juiste plek staan.

    Hygiene

    Waar veel mensen samen komen is hygiene zeer belangrijk. Dit team zorgt ervoor dat het evenement schoon, fris en hygiënisch veilig verloopt.

    Afval

    We maken nogal wat rommel met z’n allen tijdens een evenement. Dit team denkt mee in de voorbereiding zodat er minder afval het terrein opkomt en dat het aanwezige afval netjes word afgevoerd.

  • Brandveiligheid
    Het team brandveiligheid zorgt voor een veilige inrichting van het terrein en dat mocht er een incident zijn zei de eerste handelingen verrichten zodat een incident geen calamiteit word.

    Zorg

    Zorg zorgt voor de medewerkers en deelnemers. Met name gespecialiseerd in pleisters en troost maar zeker uitgerust om ook hulp bij een groter incident of calamiteit te verzorgen.

    Verkeer

    Deze mannen en vrouwen zorgen voor een ordelijke verkeersstroom en begeleiden je van en naar je parkeerplaats.

    Host

    Als gastheer en gastvrouwen heten ze je welkom en begeleiden ze grotere groepen. Natuurlijk deëscaleren ze als het even minder fijn verloopt en vragen ze je soms om ander gedrag te vertonen.

    CP

    Onze helden op de meldkamer. Ze zorgen dat de juiste mensen voorzien worden van de juiste informatie.

    Havendienst

    Ook op het water moet er ordelijk en veilig het scoutingspel gespeeld kunnen worden. Onze mannen en vrouwen van de havendienst regelen het.

  • Deco
    Heb je decoratie nodig of een informatiebord? Het team met leden met twee rechterhanden maakt het.

    Pio

    Zeg maar wat je wil, dit team bouwt het voor je van hout en touw.

    Beleving

    Beleving van een evenement: het begint al als je aan komt rijden en eigenlijk al bij de uitnodiging! Dit creatieve team is er druk mee.

  • Een team dat zorgt voor de voeding en horeca voor onze medewerkers, daarnaast zorgt dit team voor de faciliteiten voor de horeca van het evenement.

  • Materiaalcoördinatoren

    Per team zijn er twee materiaalcoördinatoren, deze maken vervolgens weer deel uit van dit team.

    Materiaal en intern transport

    Deze mannen en vrouwen weten wat er in het magazijn ligt, wat er uit gaat en of het weer terug is gekomen. En ze doen ook aan bezorging. Coolblue is er niks bij.

    Inkoop en inhuur & Verhuur en verkoop

    Onze mannen en vrouwen die zorgen dat we de juiste zaken kopen en huren en vervolgens ook zorg dragen voor de verhuur en verkoop van spullen.

Materiaal

Alle teams binnen Productie en Scoutinglandgoed Zeewolde kunnen alleen door intensief samenwerken ervoor zorgen dat het gemeenschappelijk belang voorop staat en blijft staan: het jaarrond gebruik van (goed onderhouden) materiaal door de leden van onze vereniging. Dit gebeurt vanuit het magazijn van Productie dat op Scoutinglandgoed Zeewolde staat.

Al het materiaal is van Scouting Nederland of van ons Scoutinglandgoed. Het materiaal is in beheer van de productieorganisatie. We maken een afweging in materiaal dat specifiek voor Scouting is en niet in de markt te krijgen is. Scouting moet daarnaast in staat blijven zelf een kamp voor 500 personen op te bouwen voor de productie van een evenement. Evenement- of teamspecifieke materialen, zoals bepaalde maatwerkproducten, herbruikbare decoratie-items, noodzakelijke gereedschappen of bijvoorbeeld calamiteitenhesjes moeten ook centraal beschikbaar blijven. Tot slot is er materiaal dat ook bruikbaar is voor kampeerders op het Scoutinglandgoed. Er is een beheerkader dat richting geeft aan materialen die we willen behouden, maar ook gebruikt kan worden bij het maken van afwegingen voor nieuw aan te schaffen materialen.

Omdat we gezamenlijk besloten hebben bepaalde materialen in eigendom en beheer te houden, hoeven landelijke ledenactiviteiten deze materialen niet uit de commerciële markt te huren, maar gebruik maken van het eigen materiaal. Materiaal dat wordt gebruikt maar geen eigendom is van de vereniging (bijvoorbeeld van vrijwilligers zelf) valt buiten deze scope. Dat betekent ook dat er geen ruimte in het magazijn voor beschikbaar is en materialen niet zijn verzekerd. Verbruiksmaterialen (‘van pennen tot pleisters’) heeft Scouting Nederland ook niet (meer) in eigen beheer en worden per evenement ingekocht. Materiaal dat wordt gekocht voor een evenement wordt na afloop weer verkocht, bij voorkeur aan groepen. Zij gebruiken het gedurende het hele jaar en hebben er via de deelnemersbijdrage ook voor betaald. Verkopen zijn bij voorkeur geborgd binnen een team als team Cashmanagement (Landelijk team Financiën). Samenvattend: Scouting Nederland heeft evenementmateriaal in eigen beheer dat:

1. Niet in de markt te krijgen is
2. Behoort tot een kamp voor maximaal 500 personen
3. Team-specifiek materiaal is
4. Geschikt is voor de doorlopende verhuur op ons Scoutinglandgoed (kamperen)
5. Herbruikbaar materiaal is van de evenementen zelf.

Materiaalverhuur

Alle materialen die worden ondergebracht in het magazijn op Scoutinglandgoed Zeewolde zijn in te zetten voor landelijke ledenactiviteiten op het Scoutinglandgoed én daarbuiten. Het materiaal is ook inzetbaar voor de niet-Scoutingevenementen op het Scoutinglandgoed en de kampeerders op het terrein. Primair zal er geen externe ‘losse’ verhuur meer plaats vinden (bijvoorbeeld aan een groep), maar het Beheerteam kan er – mits deze ruimte ervoor is binnen de vrijwilligersbezetting – voor kiezen een opening te houden voor verhuur aan grotere niet-Scouting Nederland-evenementen, zoals NPK en Haarlem Jamborette. Overige (kleinschalige) verhuur zal niet meer plaatsvinden, waardoor de focus van de betrokken vrijwilligers ligt op het onderhoud en beschikbaar houden van de eigen materialen voor de landelijke ledenactiviteiten.

Wil jij materiaal huren voor jouw evenement op Scoutinglandgoed Zeewolde? Ga naar de verhuurtool op de site van Scoutinglandgoed Zeewolde en kies makkelijk de materialen die jij nodig hebt.

Hoe word ik lid?

Lijkt een functie in één van bovenstaande teams wat voor jou? Check de vacaturepagina! De aanstellingstermijn van de leden van het Productieteam lopen af in december. Nieuwe vacatures komen dus over het algemeen in het vierde kwartaal online. Het kernteam van Productie voert de gesprekken en stelt kandidaten aan in hun functie.

Nieuws

Hier volgen binnenkort de nieuwsbrieven van Productie.

Veelgestelde vragen

  • Productie zal 1 of 2 keer per jaar met alle leden bij elkaar komen om elkaar te leren kennen en met elkaar in contact te blijven. Ook als er geen (groot) evenement op de planning staat. De verschillende teams hebben daarnaast hun eigen bijeenkomsten/teamweekenden/opleidingsmomenten gedurende het jaar. Door het jaar heen is de tijdsinvestering zeer beperkt. Tijdens een evenement vinden we het fijn als je helpt met de opbouw, tijdens het evenement en de afbraak. Daar gaat de het grootste deel van de tijd in zitten. We vragen dus 1/2x per jaar je aanwezigheid gedurende een aantal aaneengesloten dagen.

  • We willen graag "opbouwen, behouden en afbouwen". Dat betekent dat we jonge, onervaren scout laten coachen door wat oudere, meer ervaren scouts uit Productie om zodoende de kennis en kunde voldoende te behouden, wanneer andere vrijwilligers besluiten iets anders te gaan doen of te stoppen en hun werkzaamheden af te bouwen. Het zou zonde zijn als alle ervaring verdwijnt op het moment dat iemand afscheid van het team neemt. We willen graag dat er dan andere mensen klaar staan en voorbereid zijn om die taak over te nemen en te zorgen dat het team ook kan blijven bestaan en de kwaliteit kan leveren die gewenst is. Dat kan alleen maar, als de teamleden elkaar ook echt kennen en niet als soort "gelegenheidsformatie" opereren tijdens een evenement. En het is natuurlijk ook gewoon leuk om nieuwe dingen te leren!

  • Ja. Landelijk team Evenementen is erop gericht om samenwerking tussen de bij evenementen betrokken partijen binnen Scouting te bevorderen. In dit samenwerkingsverband worden strategische vraagstukken opgepakt en wordt de ondersteuning aan evenementen gecoördineerd. Onder de vlag van Team Evenementen werken de volgende organisatieonderdelen intensief samen: het projectenbureau, Productie, Support en inhoud en ons Scouting Landgoed Zeewolde.

  • Binnen Productie willen we graag al onze vrijwilligers kennen en in beeld hebben. Iedereen moet daarom lid zijn van (een team van) Productie, voordat je je kan inzetten voor een evenement. Zo kunnen we zorgen dat het goed met je gaat en dat er voldoende aandacht voor je is in goede (en minder goede) tijden. Er is wederzijds vertrouwen, respect, iedereen kent elkaar en iedereen is in het bezit van een geldige VOG. Je wordt op de hoogte gehouden van het reilen en zeilen binnen Productie middels onze nieuwsbrief en bent dus altijd goed geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Lijkt een functie in één van bovenstaande teams wat voor jou? Check de vacaturepagina!

    Zodra de organisatie van het evenement duidelijkheid heeft gegeven over het inhoudelijke programma, gaan onze technisch producenten kijken wat Productie kan leveren om dat programma te kunnen uitvoeren. Daarna worden de teams ingeschakeld om aan te geven met hoeveel mensen en materiaal zij kunnen (of moeten) leveren om dat programma uit te kunnen voeren. Het inhoudelijk programma van het evenement is dus leidend en de vrijwilligers die namens (een team binnen) Productie meewerken, worden binnen Productie zelf geselecteerd en niet daarbuiten.