fotolijn
Troovie

Troovie

Maak de allertofste speurtocht met Troovie!

Door de omgeving van je Scoutinggebouw of zomerkamplocatie, te gebruiken tijdens een opkomst of tijdens kamp. Met deze gratis app…

Lees verder
ScoutVlog

ScoutVlog

Elke zondag om 12:00 uur!

Iedere zondag zorgen onze vloggers Evi, Hielke en Roar dat er weer een leuke vlog voor je klaarstaat! Een verslag…

Lees verder

Scouting Nederland

Crisiscommunicatie

Als er een calamiteit plaatsvindt binnen je groep of regio, zal een bestuurder van je groep of regio de case coördineren, contact opnemen met het LOT (Landelijk opvangteam) en de contactpersoon zijn voor politie en het LSC.

Media

Als er media op af komt, zeker wanneer het gaat om landelijke pers, schakel dan direct de hulp in van het Landelijk team Communicatie om samen de strategie te bespreken en de taken te verdelen.

Spreek met elkaar af wie woordvoering doet

In sommige gevallen kan een groepsbestuurder het woord doen. Daarin is het verstandig om samen met het Landelijk team Communicatie de woordvoering voor te bereiden. In de meeste gevallen zal het Landelijk team Communicatie de woordvoering oppakken. Dit geldt zeker in het geval van een landelijke kwestie, of als het onderwerp erg groot wordt of breder wordt getrokken dan deze ene case.

Wat te doen als je door pers benaderd wordt?

Wanneer pers je benadert met vragen, ben je uiteraard vrij om aan te geven wat deze zaak met je doet. Leg bijvoorbeeld uit dat je verdrietig bent, of boos. Dat we het incident betreuren en meevoelen met de slachtoffers. En wat je als groep of regio gaat doen (bijvoorbeeld ouders informeren of de slachtoffers steunen). Beantwoord geen inhoudelijke vragen rondom de zaak. Voor meer informatie verwijs je naar de politie of het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.

Statement

Als er veel aandacht komt van de pers, kan Scouting Nederland ervoor kiezen om een statement op de website te plaatsen waarnaar verwezen kan worden. Mocht je merken dat er veel vragen van buitenaf naar jullie groep of regio komen, kan je er voor kiezen om zelf ook een statement op je website te plaatsen.

De strekking is meestal:
Scouting (invullen naam groep/regio) is geschrokken van deze zaak. Onze zorg en energie gaan uit naar het ondersteunen van de betrokkenen. Voor inhoudelijke vragen over deze zaak verwijzen wij u door naar de politie of het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.
De veiligheid van kinderen is voor Scouting enorm belangrijk. Samen met alle Scoutinggroepen en –regio’s werken we al jaren aan een veilige speelomgeving voor kinderen. Op de website van Scouting Nederland vind je meer informatie over wat Scouting doet om een veilige omgeving voor haar jeugdleden te creëren: https://www.scouting.nl/bestuur-en-organisatie/veiligheid/sociale-veiligheid.

Vragen van ouders / Scoutinggroepen

Mochten ouders (of Scoutinggroepen) naar je toe komen met vragen rondom de zaak, of omdat ze bezorgd zijn over de veiligheid van hun kind(eren), probeer ze dan eerst gerust te stellen. Je kunt aangeven dat je geen inhoudelijke vragen rondom de zaak kunt beantwoorden, maar uiteraard wel ingaan op de maatregelen die je als regio of Scoutinggroep kunt nemen om ervoor te zorgen dat kinderen veilig zijn, zoals bijvoorbeeld de verplichte VOG voor vrijwilligers, het protocol ongewenst gedrag en/of de gedragscode van Scouting Nederland.

Informatiebijeenkomst

Vaak is het goed om ouders uit te nodigen voor een informatiebijeenkomst. De timing is belangrijk: doe je het te vroeg dan kun je onrust zaaien terwijl de politie nog met onderzoek bezig is. Ben je te laat, dan gaat de ‘tam tam’ zijn eigen leven leiden en zal dit ook tot onrust leiden. Bepaal de timing samen met LOT, politie en Landelijk team Communicatie. Stem de uitnodiging af met Landelijk team Communicatie (daar ligt veel ervaring) en bereid het goed voor. Bepaal of je ook de politie en/of burgemeester bij de bijeenkomst wilt uitnodigen. Politie voor de inhoud, burgemeester voor ondersteuning vanuit de gemeente waarmee je vaak samen optrekt.

Social media

Social media is altijd openbaar. Zelfs met een besloten groep of een compleet afgesloten Facebookprofiel loop je het risico dat informatie die je daarop zet naar buiten wordt gelekt. Houd daar dus rekening mee. Mochten er op social media vragen op je afkomen, dan kan je onderstaande standaard antwoord gebruiken om een antwoord te geven. Uiteraard kan je die aanpassen naar de specifieke situatie van jouw regio of groep.

Standaard antwoord:

Vertel wat deze zaak met jullie doet (geraakt, boos, verdrietig). Geef aan dat je meeleeft met de betrokkenen. Voor vragen van de pers over de zaak verwijs je naar het landelijk parket van het Openbaar Ministerie.

Nog een paar tips

Let op met wat je waar en met wie communiceert.

  • Het is in deze situatie niet handig om als groep of regio zelf actief te gaan communiceren richting media. Als dat nodig is, doet de politie dit vaak. Een betere methode zou zijn om ervoor te kiezen om reactief te reageren, dus bijvoorbeeld pas als er een vraag wordt gesteld op social media of als pers je benadert. Je kunt wel besluiten het initiatief te nemen om richting ouders te communiceren.
  • Mocht je in je groeps- of regiobestuur een contactpersoon communicatie hebben, dan is het wellicht slim om hem of haar bij de zaak te betrekken. Hij/zij kan je dan ondersteunen bij de communicatie.

Het Landelijk team Communicatie kun je bereiken via het LOT die je rechtstreeks met een van de medewerkers in contact kan brengen of anders op telefoonnummer 033 – 4960911.

Gebruik van beeldmateriaal (foto's en video's)

Regelmatig komt het voor dat binnen Scouting foto’s worden gemaakt van Scoutingactiviteiten en van scouts. Deze worden bijvoorbeeld gebruikt op de website van een Scoutinggroep, in een groepsblad of als foto bij een persbericht. Je kunt hierbij te maken krijgen met de Privacywetgeving (AVG/GDPR) en het portretrecht. Daarnaast adviseert Scouting Nederland om rekening te houden met een aantal aandachtspunten. 

Aandachtspunten bij het maken en gebruik van foto- en videomateriaal

  • Wees altijd voorzichtig met het plaatsen van beelden van je jeugdleden. Gebruik bijvoorbeeld geen foto's in badkleding of beelden die als gênant kunnen worden ervaren.
  • Plaats je kampfoto's liefst op een pagina waar alleen genodigden bij kunnen. Realiseer je dat die genodigden een kopie kunnen maken van de foto’s en deze ook weer zelf verder kunnen verspreiden.
  • Ter bescherming van je jeugdleden raadt Scouting Nederland je aan om zo secuur mogelijk om te gaan met het publiceren van foto’s.

Privacywetgeving: toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal

In de privacywet wordt niet specifiek beschreven wat wel en wat niet mag als het gaat om beeldmateriaal of fotogebruik. De wet beschrijft wél hoe moet worden omgegaan met beeldmateriaal als deze gebruikt worden voor identificatie met bijvoorbeeld biometrische gegevens, of als een foto een 'bijzonder persoonsgegeven is'. Tegelijkertijd mag een foto niet standaard als bijzonder persoonsgegeven worden aangemerkt. Voor sommige verwerkingen, bijvoorbeeld een map foto's met spelende scouts in het bos zonder vermelding van namen, gelden deze regels dus niet. De regelgeving over het gebruik van foto's wordt verschillend verkondigd. Mag je dan zomaar foto's gebruiken? Nee. Want als organisatie heb je de plicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en die te beveiligen, in welke vorm dan ook. Voor het gebruik van fotomateriaal geldt dan ook de volgende richtlijn: 

  • Vraag bij inschrijving van het lid éénmalig expliciet toestemming voor het maken en gebruik van foto- en/of videomateriaal; 
  • Geef aan waarvoor je het beeldmateriaal gaat gebruiken en op welke kanalen het materiaal verspreid wordt;
  • Geef aan dat men de toestemming altijd in kan trekken. 

Hiermee geef je als Scoutingorganisatie aan dat je serieus bezig bent met het dit onderwerp en voorkom je onduidelijkheid en ongenoegen op een later moment. Omdat de wet en uitleg van de regelgeving niet op alle vlakken helder is, weet je op deze manier zeker dat je het goed geregeld hebt. De keerzijde is dat je wel uitvoering moet kunnen geven aan het besluit van een ouder als er géén toestemming gegeven wordt. Een lid mag hier geen nadelen van ondervinden. Hier moet je dus afspraken voor maken in je organisatieonderdeel. 

De toestemming kan voor alsnog in Scouts Online worden geregistreerd door hiervoor onder 'Aanvullende lidgegevens' een veld aan te maken.

Voor regio's en landelijke ledenactiviteiten geldt dat zij op het inschrijfformulier van evenementen of activiteiten apart om toestemming moeten vragen, waarbij ook de bovengenoemde punten worden gehanteerd; de toestemming die een lid aan de groep gegeven heeft, geldt hier namelijk niet. 

Klik hier voor meer informatie over de Privacywetgeving

Portretrecht

Naast de regelgeving omtrent privacy geldt voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal ook het portret- en auteursrecht. Het infoblad Portretrecht geeft hierover meer informatie.

Communicatieportal

Via de communicatieportal werk je samen met je groep aan een persoonlijk Scouting Magazine, je ScoutingApp én bestel je eenvoudig promotiematerialen voor je groep!

De contactpersoon communicatie van je groep beschikt over de log-ingegevens van de portal. Zij kunnen nieuwe gebruikers toevoegen zodat het mogelijk is om samen aan het Scouting Magazine en/of de ScoutingApp te werken.

Een persoonlijk Scouting Magazine!

In het hart van Scouting Magazine zijn vanaf 2017 4 pagina’s gereserveerd voor jouw groep. Op die pagina’s kun je informatie plaatsen die alleen voor jouw groep relevant is. Misschien wil je wel een fotoverslag van je groepskamp plaatsen, een leuke column van een scout of informatie vanuit de regio; alles is mogelijk!

Het werken met de portal

Na het inloggen via portal.scouting.nl kom je terecht op de startpagina van portal. Je kunt hier kiezen voor App of Magazines en binnenkort ook Promotie. Zodra je op de button ‘Magazines’ klikt, kom je in de omgeving van de magazines terecht. Hier staan 4 magazines voor je klaar met ieder 4 pagina’s. Dit betreft de februari,  juni-, september- en november-editie. Met het potloodje/handje open je een magazine, om vervolgens in het pagina overzicht hiervan te komen. Klik wederom op het potloodje/handje om een pagina te openen. Let op: je hebt de juiste rechten nodig om aan de pagina's te werken. Als hoofdredacteur kun je alle bewerkingen uitvoeren, een redactie samenstellen en pagina's goedkeuren. Als redacteur kun je - nadat je van de hoofdredacteur rechten op een bepaalde pagina hebt gekregen - werken aan die pagina. Kijk bij veelgestelde vragen voor meer informatie.

Je zal zien dat we al een opzet hebben gemaakt voor de pagina’s met tekst- en beeldvlakken. Je kunt deze vormgeving aanhouden, maar je kunt hier ook van afwijken mocht je dit willen. Op de pagina zie je verder een rode en een blauwe lijn. De blauwe lijn vormt de snijlijn van de pagina; alles buiten deze lijn valt weg. Achtergronden moet je wel helemaal tot het einde van de pagina plaatsen, om te voorkomen dat er na het snijden een wit randje zichtbaar is. De rode lijn geeft aan waar binnen de tekst moet blijven.

Werkbalk

In de ‘Werkbalk’ aan de linkerzijde zie je de vier verschillende elementen die je (extra) toe kuntvoegen aan de pagina: kleurvlak, tekstvlak, lijn en tabel. Klik op één van de vier elementen en sleep deze naar de pagina. Om tekst toe te voegen aan de pagina, klik je op de blauwe ‘A’ in de werkbalk. Sleep de ‘A’ naar de pagina en plaats het vlak op de juiste plek. Door middel van de blauwe vierkantjes kun je het formaat van het tekstvlak aanpassen, met het blauwe rondje kun je het tekstvlak draaien. Klik in het tekstvlak om tekst te plaatsen. Wil je de tekst graag een kleurtje geven of bijvoorbeeld het lettertype aanpassen? Dat kan bij de ‘Tekstbox eigenschappen’ rechts onderin.

Thema's

Bij ‘Thema’s’ kun je afbeeldingen uploaden en plaatsen op de pagina. Ook vind je hier sjabloonpagina’s van de portal en de sjabloonpagina’s die je zelf hebt opgeslagen. Wanneer een afbeelding op de pagina is geplaatst, kun je met behulp van de blauwe blokjes op de hoeken de afmeting aanpassen. Met het blauwe rondje in het midden bovenaan, kun je de afbeelding draaien.Wil je de afbeelding een extra verzorgde look geven? Plaats dan een kadertje om de afbeelding. Zo ziet het er strak en overzichtelijk uit, en wordt de afbeelding extra benadrukt. Je geeft de afbeelding een kadertje door bij de ‘Basis eigenschappen’ aan de rechterzijde, de randdikte te verhogen. Uiteraard is het toevoegen van een kleurtje ook mogelijk!

Paginaopties

Bij ‘Paginaopties’ staan vier verschillende mogelijkheden. Zo kun je de pagina legen (alle inhoud wordt dan gewist) of de pagina opslaan (maak hier regelmatig gebruik van, zo gaan de bewerkingen niet verloren). Wil je de pagina later nog eens gebruiken in een ander magazine of op een andere pagina? Klik dan op ‘Opslaan als sjabloon’. Is de pagina helemaal af? Kies danvoor ‘Pagina goedkeuren’.

Klaar?

Wanneer je pagina’s helemaal klaar zijn, moet je ze definitief goedkeuren. Check de spelling en de kwaliteit van de afbeeldingen uitvoerig! Controleer in het pagina overzicht of er geen pagina’s onbedoeld op de kop staan, of de paginavolgorde klopt en of de eventuele paginanummering juist is. Wanneer de pagina’s digitaal zijn goedgekeurd, wordt alles gedrukt. Jouw bijdrage wordt dan bij Scouting Magazine gevoegd dat vervolgens verzonden wordt aan de leden van jouw groep.

Deadlines 2020

Belangrijk: als je niet alle 4 de pagina's hebt goedgekeurd voor de deadline, worden ze niet geplaatst in het Scouting Magazine!

  • Februari-editie (publicatiedatum 28 februari): deadline 6 februari
  • Mei-editie (publicatiedatum 15 mei): deadline 23 april
  • September-editie (publicatiedatum 18 september): deadline 27 augustus
  • November-editie (publicatiedatum 13 november): deadline 22 oktober

Vragen

Heb je vragen over het werken met de portal? Check de veelgestelde vragen. Staat je vraag hier niet bij? Mail dan naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Een eigen app voor je groep!

In de portal is het mogelijk een gratis, eigen app voor je groep te maken! Download de ScoutingApp voor Android of iOS, zoek op plaatsnaam en open de app van je groep. Aan de slag? Hier lees je meer over de ScoutingApp en de mogelijkheden.

Social media

Social media zijn ‘hot’! Dat is niet zo gek, want social media brengen mensen bij elkaar en ze maken de enorme hoeveelheid informatie op het internet toegankelijker. Maar hoe gebruik je social media als Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter of YouTube in je groep of regio? Waar moet ik op letten en wat zijn de spelregels? En hoe kun je social media inzetten als wervingstool? 

Over social media

Met social media bedoelen we interactieve internet toepassingen, waarmee mensen over de hele wereld makkelijk met elkaar in contact kunnen komen om wat dan ook met elkaar uit te wisselen. De laatste jaren hebben sociale media een indrukwekkende groei doorgemaakt. Onder de noemer social media worden onder andere weblogs, fora, sociale netwerken als Facebook, Instagram en LinkedIn, verschillende messenger app's en (micro)blogs als Twitter en Tumblr geschaard. Via al deze media delen mensen nieuws, verhalen, kennis en ervaringen. Dit doen zij door zelf berichten te publiceren of door gebruik te maken van reactiemogelijkheden of het delen van berichten. Meer over social media en de relatie met Scouting, lees je in het infoblad Social media & Scouting, een uitleg over social media .

Blijf op de hoogte van al het Scoutingnieuws! Volg jij al de Instagram, Facebook, YouTube, Twitter en LinkedIn van Scouting Nederland?

Aan de slag!

Social media bieden heel veel kansen om je te verbinden met vrienden, familie en natuurlijk heel veel andere scouts! Daarnaast maken social media de drempel om potentiele nieuwe leden Scouting te laten ontdekken een stuk kleiner, want hoe leuk is het om op je Facebookaccount je belevenissen van de laatste opkomst te delen. Iedereen in je netwerk ziet hoe jij Scouting beleeft! Wie weet maak je anderen ook enthousiast. En zo geldt dat voor alle social media en voor (bijna) alle leeftijden. Als individu is het ontzettend leuk, maar ook als ‘organisatie’ kun je je laten zien. Ga je als Scoutingorganisatie aan de slag met social media is het belangrijk om eerst te bepalen wie en wat je wilt bereiken. Deze doelstellingen en doelgroepen geven namelijk een richting voor de keuze van het social media kanaal dat je gaat inzetten. De verschillende kanalen, hoe je die het beste kunt inrichten, wat de verschillen zijn tussen bijvoorbeeld een Facebook-groep of Facebook-pagina, lees je in het infoblad Aan de slag met social media .

Afspraken maken: protocol social media

Social media worden in het dagelijks leven veel door individuele scouts, vrijwilligers en leidinggevenden gebruikt. Het is goed om hierover met elkaar afspraken te maken in bijvoorbeeld de groepsraad. Zo kan een negatieve uitlating over bijvoorbeeld een groepsactiviteit grote gevolgen hebben. Professioneel gebruik van social media is daarom een onderwerp waar je met elkaar over moet spreken. Het is goed om deze afspraken op papier te zetten. Je kunt hiervoor het voorbeeldprotocol social media  gebruiken, waarmee je richtlijnen opstelt voor leiding en vrijwilligers.

Ook voor jeugdleden

De richtlijnen voor gebruik van social media gelden óók voor jeugdleden (en andere betrokkenen bij de groep). Hoewel deze richtlijnen aan kinderen lastig uit te leggen zijn, kun je hen als leiding wel vijf tips meegeven:

1. Overleg met je ouders voordat je op Instagram, Snapchat, Twitter, Facebook en YouTube gaat.
2. Soms ben je nog niet oud genoeg om een profiel aan te maken, de site is dan niet voor jou bedoeld. Houd rekening met deze en andere regels die gelden op internet.
3. Wordt op internet alleen vrienden met mensen die je ook echt kent.
4. Iedereen kan zien wat je op Instagram, Snapchat, Facebook en YouTube zet.
5. Wees voorzichtig. Twijfel je ergens aan? Overleg met je ouders!

Het is goed om, zeker met scouts en explorers, tijdens een opkomst eens over social media te praten. Dat kan uiteraard ook in spelvorm. Onderstaande sites bieden inspiratie:

Foto's van leden op internet 

Hoewel het heel vaak gebeurt en op social media niet is te voorkomen, mag het strikt gezien niet. Je kunt het beste vooraf duidelijk communiceren met je ouders en vrijwilligers dat je foto’s en video’s gebruikt voor bijvoorbeeld je website en netwerken op social media. Vaak heeft niemand daartegen bezwaar, omdat het op die manier leuk is om terug te kijken op bijvoorbeeld een kamp. Echter, heeft iemand wel bezwaar, ga hier dan secuur me om en zorg dat je die foto’s en video’s niet verspreid. Wil je meer achtergrondinformatie over de wet- en regelgeving rondom het maken van foto's? Download dan het infoblad over portretrecht

Communicatie met jeugdleden via social media

Voor jeugdleden heeft leiding vaak een voorbeeldfunctie en ze zien je meestal als een van hun beste maatjes. Ook op social media. Daarom gebeurt het regelmatig dat jeugdleden leiding uitnodigen om vriend te worden. Hoe je hier mee omgaat, is aan jou als leidinggevende, of breder, naar de afspraken die er binnen jouw groep over social media zijn gemaakt. Je hebt een voorbeeldfunctie en een bepaalde rol binnen Scouting. Is de content op jouw persoonlijke profiel in lijn met die voorbeeldfunctie en je rol, dan is er niet persé iets aan de hand. Heb je het op je profielpagina met je vrienden over bijvoorbeeld uitgaan of gebeurtenissen in je privé-omgeving, dan is het niet verstandig vrienden te worden. Het advies vanuit Scouting Nederland is om géén vriend of follower te worden op social media met minderjarige (jeugd)leden. Het staat je vrij om hier binnen de groep afspraken over te maken. Houd daarbij goed in de gaten wat de implicaties zijn als je je op social media bevriend met jeugdleden. Nodig in eerste instantie niet zelf uit. Laat het initiatief bij het jeugdlid, om zo scheve verhoudingen te voorkomen. Je kunt vervolgens zelf bepalen of je de uitnodiging accepteert. Op Twitter heb je geen keuze als het gaat om wie je volgt of niet. Je kunt mensen wel blokkeren.

Je mag natuurlijk altijd communiceren met je jeugdleden. Ook online. Omdat dit in geval van bijvoorbeeld prive-berichten minder transparant is dan een ouderwetse brief per post, adviseren we je om in zo’n geval altijd de ouders en/of medeleiding in te kopiëren om vervelende situaties te voorkomen. Een andere optie is om een publieke post te doen in het profiel van het betreffende lid, dan kan iedereen meekijken. Op die manier behouden we ook online een veilige omgeving voor leden.

Ongewenst gedrag

Hoe om te gaan met ongewenst gedrag staat beschreven in het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland. Dit geldt ook voor gedrag op social media. 

Social media als marketingtool 

Met minimaal budget veel mensen bereiken: het kan met online advertising, het adverteren op websites, zoekmachines en social media. Waar het adverteren in traditionele media zoals een lokale of regionale krant vaak onbetaalbaar is voor Scoutinggroepen, bieden deze nieuwe media kansen om net wél die extra aandacht te genereren die je nodig hebt. Een bijkomend voordeel is het feit dat online advertising héél erg doelgroepspecifiek kan worden ingericht. Het effect van je advertentie is daarmee veel groter. Wil je meer weten over de mogelijkheden en de voor- en nadelen? Download dan het infoblad Online advertising en marketing .

Landelijke projecten en teams

Voor landelijke teams en projecten zijn er afspraken gemaakt over de registratie, het beheer en gebruik van social media. Dit is vastgelegd in het protocol social media van Scouting Nederland. Kijk voor meer informatie bij de voorwaarden en voorzieningen landelijk vrijwilligers of neem contact op met team communicatie.

Partners van Scouting